項(xiàng)目控制的一般方法

    在項(xiàng)目壽命周期中，最重要的功能之一是項(xiàng)目計(jì)劃。但由于項(xiàng)目所具有的早期不確定性，在初始階段確定了項(xiàng)目的范圍和計(jì)劃之后，在實(shí)施過(guò)程中有效的項(xiàng)目控制就成為項(xiàng)目成功的基本要素。特別是在現(xiàn)代大型復(fù)雜項(xiàng)目中，項(xiàng)目管理要支配多種組織、復(fù)雜的工作和昂貴的資源，要達(dá)到在預(yù)定的期限內(nèi)、用有限的資源完成任務(wù)的目的，這一切都取決于有一個(gè)對(duì)項(xiàng)目信息和活動(dòng)能進(jìn)行有效控制的系統(tǒng)以及方法。 
    傳統(tǒng)的項(xiàng)目控制是以各種文件、報(bào)表、圖表為主要工具，以定期或不定期地召開(kāi)各類有關(guān)人員參加的會(huì)議為主要方法，再加上溝通各方面信息的通訊聯(lián)系制度。而在資源昂貴、復(fù)雜并有較大風(fēng)險(xiǎn)的現(xiàn)代大型項(xiàng)目中，就需要開(kāi)發(fā)一個(gè)有效的項(xiàng)目管理信息和控制系統(tǒng)。以下將首先介紹項(xiàng)目控制的一般方法，然后介紹一種適用于大型復(fù)雜項(xiàng)目的以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的項(xiàng)目管理信息和控制系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與實(shí)施方法，最后論及WBS在項(xiàng)目控制中的應(yīng)用。
1．項(xiàng)目控制的主要文件 
    項(xiàng)目的任務(wù)要求、工作范圍、全部進(jìn)度和項(xiàng)目規(guī)模等一旦明確以后，就應(yīng)準(zhǔn)備項(xiàng)目控制所需的主要文件。這些文件應(yīng)包括： 
    ①工作范圍細(xì)則－－確定項(xiàng)目實(shí)施中每一任務(wù)的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容，制定工作變動(dòng)的基準(zhǔn)。 
    ②職責(zé)劃分細(xì)則－－說(shuō)明項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中各個(gè)部門(mén)或個(gè)人所應(yīng)負(fù)責(zé)的工作，包括工藝、工程設(shè)計(jì)、采購(gòu)供應(yīng)、施工、會(huì)計(jì)、保險(xiǎn)、成本控制等各個(gè)方面。 
    ③項(xiàng)目程序細(xì)則－－規(guī)定涉及項(xiàng)目組、用戶以及主要供貨廠商之間關(guān)于設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、作業(yè)前準(zhǔn)備、質(zhì)量保證與控制以及信息溝通等方面協(xié)調(diào)活動(dòng)的程序。 
    ④技術(shù)范圍文件－－列出項(xiàng)目的設(shè)備清單，制定項(xiàng)目設(shè)計(jì)依據(jù)以及所需的技術(shù)依據(jù)，以及將要使用的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、編碼及手續(xù)步驟等。 
    ⑤成本控制文件－－包括項(xiàng)目總成本預(yù)算以及分解到各部門(mén)和各項(xiàng)工作的分預(yù)算，把不同的帳戶分類編號(hào)，列成表格。 
    ③信息控制文件－－規(guī)定各種文件、報(bào)表、圖表的發(fā)放對(duì)象和方式、通訊聯(lián)系制度以及會(huì)議記錄和工作記錄的方法。
    此外，根據(jù)不同項(xiàng)目的具體內(nèi)容，還可增減項(xiàng)目控制文件。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理和控制時(shí)首要的任務(wù)就是在這些文件中明確規(guī)定各種有關(guān)事項(xiàng)。還應(yīng)注意的是，項(xiàng)目中的某項(xiàng)工作一旦發(fā)生變動(dòng)，相應(yīng)的各有關(guān)文件均必須修正，然后再執(zhí)行。在項(xiàng)目管理中缺少信息是很糟糕的，但得到錯(cuò)誤的信息更糟糕。在工作中，如果一個(gè)部門(mén)執(zhí)行的是原始文件，而另一部門(mén)執(zhí)行的是修改后的文件，可以想象，這兩部分的工作協(xié)調(diào)和結(jié)果會(huì)變得如何。
2．項(xiàng)目控制的重要會(huì)議 
    項(xiàng)目開(kāi)始進(jìn)行以后，要有效地控制項(xiàng)目，一般需要在各個(gè)關(guān)鍵時(shí)刻召開(kāi)關(guān)鍵會(huì)議。這是項(xiàng)目管理與通常的直線職能管理的主要不同點(diǎn)之一。 
    關(guān)鍵會(huì)議的主要內(nèi)容是總結(jié)上一階段的工作，分析問(wèn)題，提出新的建議，并介紹下一階段的主要任務(wù)和目標(biāo)，使各有關(guān)人員都能做到心中有數(shù)，明確努力方向。關(guān)鍵會(huì)議也是協(xié)調(diào)各不同學(xué)科、不同職能部門(mén)之間的人員以及工作任務(wù)的重要手段。 
    除關(guān)鍵會(huì)議外，在項(xiàng)目進(jìn)行的全過(guò)程中，應(yīng)定期召開(kāi)例會(huì)，如每月一次。會(huì)上主要介紹項(xiàng)目進(jìn)展情況，檢查有無(wú)拖期、是否存在問(wèn)題等，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。 
    還有些非定期的特別會(huì)議，在有必要時(shí)隨時(shí)召開(kāi)。比如要訂購(gòu)大型設(shè)備、有重要的分承包要進(jìn)行、某一活動(dòng)出現(xiàn)了意外重大變化等等，都需要召開(kāi)會(huì)議。 
    由此可見(jiàn)，項(xiàng)目管理中的會(huì)議是很多的。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人若不很好地控制會(huì)議，就有可能陷入會(huì)海之中。所以項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的職責(zé)之一是控制會(huì)議的召開(kāi)，為召開(kāi)會(huì)議作準(zhǔn)備，使會(huì)議開(kāi)得有效。
3．信息控制制度 
    加強(qiáng)通訊聯(lián)系、溝通各方面信息是搞好項(xiàng)目控制的關(guān)鍵性一環(huán)。為了控制好一個(gè)項(xiàng)目，需要進(jìn)行大量的通訊聯(lián)系。聯(lián)系的方式很多，如信件、電話、談話、電傳、圖紙等等。這里應(yīng)遵循以下幾條原則： 
    ①所有重要問(wèn)題均應(yīng)有書(shū)面材料。任何問(wèn)題都不能靠記憶，因?yàn)槿魏稳硕疾豢赡茏龅接肋h(yuǎn)記憶并準(zhǔn)確無(wú)誤。記憶的錯(cuò)誤會(huì)造成損失與扯皮，因此必須用書(shū)面材料。 
    ②所有會(huì)議都應(yīng)有正式記錄。 
    ③分發(fā)的文件、備忘錄、會(huì)議記錄等必須說(shuō)明要由誰(shuí)來(lái)處理文件中的事項(xiàng)。 
    ④所有來(lái)往信件和電函都應(yīng)編號(hào)存檔。如果不編號(hào)，函件積累多了就會(huì)無(wú)從查找。還應(yīng)記錄信件或電函抄送哪些有關(guān)的人。 
    ⑤應(yīng)保持完整的檔案，有的文件應(yīng)分別存人不同的檔案。如工程的變動(dòng)，應(yīng)同時(shí)存人變動(dòng)檔案和技術(shù)檔案。 

                                                                             2002-6-8