淺議如何做好IT項(xiàng)目管理的進(jìn)度控制

引言
    人類進(jìn)入 21 世紀(jì)，信息化成為我國全面構(gòu)建和諧社會(huì)、快速發(fā)展國民經(jīng)濟(jì) 的著眼點(diǎn)。黨的十五屆五中全會(huì)就明確指出： “大力推進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化， 是覆蓋現(xiàn)代化建設(shè)全局的戰(zhàn)略舉措。以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn) 社會(huì)生產(chǎn)力的跨越式發(fā)展。 ”黨的十六大再次明確： “信息化是我國加快實(shí)現(xiàn)工業(yè) 化和現(xiàn)代化的必然選擇。堅(jiān)持以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，以工業(yè)化促進(jìn)信息化，走出 一條科技含量高、經(jīng)濟(jì)效益好、資源消耗低、環(huán)境污染少、人力資源優(yōu)勢(shì)得到充 分發(fā)揮的新型工業(yè)化路子。 ”目前全國上下各行各業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)層面的信 息化建設(shè)正在如火如荼地進(jìn)行著。
    IT 項(xiàng)目管理是現(xiàn)代項(xiàng)目管理的一種重要的表現(xiàn)形式，IT 項(xiàng)目管理的工作職 責(zé)中包含著現(xiàn)代項(xiàng)目管理學(xué)的基本內(nèi)涵， 我們要用現(xiàn)代項(xiàng)目管理知識(shí)體系來增強(qiáng) IT 項(xiàng)目管理體系。IT 項(xiàng)目管理的主要工作內(nèi)容是“三控、兩管、一協(xié)調(diào)” ，即對(duì) 項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用等過程實(shí)施控制，對(duì)信息及合同進(jìn)行管理，另外還要進(jìn) 行協(xié)調(diào)組織。而時(shí)間因素會(huì)對(duì)其他方面產(chǎn)生很大的影響。有效實(shí)施項(xiàng)目進(jìn)度控制 是項(xiàng)目成功的重要保障，本文著重探討 IT 項(xiàng)目管理過程中的進(jìn)度控制問題。
    項(xiàng)目進(jìn)度控制和監(jiān)督的目的是：增強(qiáng)項(xiàng)目進(jìn)度的透明度，以便當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)展與項(xiàng)目計(jì)劃出現(xiàn)嚴(yán)重偏差時(shí)可以采取適當(dāng)?shù)募m正或預(yù)防措施。已經(jīng)歸檔和發(fā)布的項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目控制和監(jiān)督中活動(dòng)、溝通、采取糾正和預(yù)防措施的基礎(chǔ)。

一、項(xiàng)目進(jìn)度控制的難點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)
項(xiàng)目進(jìn)度管理和監(jiān)理的難點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)主要集中在以下幾方面：
    1. 變更和范圍定義往往不明確，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)客戶提出的變更疲于奔命，顧此忘彼。監(jiān)理人員對(duì)進(jìn)度無法控制感到著急，忙于進(jìn)行變更處理，陷于不斷協(xié)調(diào) 各方的泥潭中。
    2. 項(xiàng)目計(jì)劃的可行性不高、無工作分解或工作分解不適當(dāng)。分解后的工作 沒有很好地落實(shí)責(zé)任人，項(xiàng)目組織管理不力。監(jiān)理人員往往把精力集中在計(jì)劃的 可行性分析、工作分解的檢查和責(zé)任人落實(shí)的書面形式上，而對(duì)實(shí)際的組織實(shí)施 情況和項(xiàng)目管理行為的監(jiān)理力度不夠。
    3. 合作方多，難以協(xié)調(diào)，項(xiàng)目經(jīng)理把太多的時(shí)間用于與各方進(jìn)行協(xié)調(diào)，其 中有許多是沒有必要的，而忽略了針對(duì)項(xiàng)目小組的組織、協(xié)調(diào)和控制。監(jiān)理人員 的態(tài)度是“是不關(guān)己，高高掛起” ，沒有認(rèn)識(shí)到自己所處的角色，利用自己的身 份提出監(jiān)理意見，協(xié)調(diào)各方的關(guān)系。結(jié)果呢？或許項(xiàng)目在預(yù)算之內(nèi)按期完成了， 但代價(jià)卻是質(zhì)量的降低。
    4. 進(jìn)度要求快，一方面項(xiàng)目要求的工期短、任務(wù)重，另外一方面不斷有突 發(fā)事件出現(xiàn)，例如業(yè)主要求加快建設(shè)速度、項(xiàng)目資源被挪用、出現(xiàn)技術(shù)難題等。 在這些情況下，項(xiàng)目經(jīng)理采取怎樣管理措施、監(jiān)理人員如何進(jìn)行有效監(jiān)理，是項(xiàng) 目按時(shí)完成的基礎(chǔ)。
    5. 根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)對(duì)任務(wù)量估計(jì)不足，或者對(duì)任務(wù)的難度認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)將 要進(jìn)行的工作準(zhǔn)備不充分或根本沒有準(zhǔn)備，以至于在實(shí)際工作中碰到問題后，難以及時(shí)給出解決方法，造成延誤工期。以上諸多問題，如不加以妥善解決，工程項(xiàng)目就難以在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)保質(zhì)、 保量地全滿完成。

二、項(xiàng)目管理常用的進(jìn)度控制措施
項(xiàng)目管理常用的進(jìn)度控制措施管理
    1、項(xiàng)目進(jìn)度控制的前提 項(xiàng)目進(jìn)度控制的前提是有效地項(xiàng)目計(jì)劃和充分掌握第一手實(shí)際信息， 在此前 提下，通過實(shí)際值與計(jì)劃值進(jìn)行比較，檢查、分析、評(píng)價(jià)項(xiàng)目進(jìn)度。通過溝通、 肯定、批評(píng)、獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰、經(jīng)濟(jì)等不同手段，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督、督促、影響、制約。及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差，及時(shí)予以糾正；提前預(yù)測(cè)偏差，提前予以預(yù)防。
    在進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度控制時(shí)，必須落實(shí)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之內(nèi)或之外進(jìn)度控制人員的組成，明確具體的控制任務(wù)和管理職責(zé)。要制定進(jìn)度控制的方法，要選擇適用的進(jìn) 度預(yù)測(cè)分析和進(jìn)度統(tǒng)計(jì)技術(shù)或工具。要明確項(xiàng)目進(jìn)度信息的報(bào)告、溝通、反饋、 以及信息管理制度。
    2、項(xiàng)目進(jìn)度控制主要手段
    （1）項(xiàng)目計(jì)劃書：作為項(xiàng)目進(jìn)度控制的基準(zhǔn)和依據(jù)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制作項(xiàng)目計(jì)劃書。 項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控人員根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃書對(duì)項(xiàng)目的階段成果完成情況進(jìn)行監(jiān)控，如果由于某些原因階段成果提前或延后完成，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)提前申請(qǐng)并做 好開發(fā)計(jì)劃的變更。對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)度延后的，應(yīng)當(dāng)分析產(chǎn)生進(jìn)度延后的原因、確定 糾正偏差的對(duì)策、采取糾正偏差的措施，在確定的期限內(nèi)消除項(xiàng)目進(jìn)度與項(xiàng)目計(jì) 劃之間的偏差。項(xiàng)目計(jì)劃書應(yīng)當(dāng)根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展情況進(jìn)行調(diào)整，以保證基準(zhǔn)和依 據(jù)的新鮮性、有效性。
    （2）項(xiàng)目階段情況匯報(bào)與計(jì)劃：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按照預(yù)定的每個(gè)階段點(diǎn)（根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況可以是每周、每雙周、每月、每雙月、每季、每旬等等）定期在 與項(xiàng)目成員和其他相關(guān)人員充分溝通后， 向相關(guān)管理人員和管理部門提交一份書 面項(xiàng)目階段工作匯報(bào)與計(jì)劃，內(nèi)容包括：
    a、對(duì)上一階段計(jì)劃執(zhí)行情況的描述
    b、下一階段的工作計(jì)劃安排
    c、已經(jīng)解決的問題和遺留的問題
    d、資源申請(qǐng)、需要協(xié)調(diào)的事情及其人員
    e、其他需要處理的問題 這些匯報(bào)將存檔，作為對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行考核的重要材料。在計(jì)劃制定時(shí)就要確定項(xiàng)目總進(jìn)度目標(biāo)與分進(jìn)度目標(biāo)； 在項(xiàng)目進(jìn)展的全過程 中，進(jìn)行計(jì)劃進(jìn)度與實(shí)際進(jìn)度的比較，及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏離，及時(shí)采取措施糾正或者預(yù)防；協(xié)調(diào)項(xiàng)目參與人員之間的進(jìn)度關(guān)系。
    3、進(jìn)度控制內(nèi)容 從內(nèi)容上看，以軟件開發(fā)項(xiàng)目為例：軟件開發(fā)項(xiàng)目進(jìn)度控制主要表現(xiàn)在組織 管理、技術(shù)管理和信息管理等這幾個(gè)方面。組織管理包括這樣幾個(gè)內(nèi)容：
    （1）項(xiàng)目經(jīng)理監(jiān)督并控制項(xiàng)目進(jìn)展情況；
    （2）進(jìn)行項(xiàng)目分解，如按項(xiàng)目結(jié)構(gòu)分，按項(xiàng)目進(jìn)展階段分，按合同結(jié)構(gòu)分，并建立編碼體系；
    （3）制訂進(jìn)度協(xié)調(diào)制度，確定協(xié)調(diào)會(huì)議時(shí)間，參加人員等；
    （4）對(duì)影響進(jìn)度的干擾因素和潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析。技術(shù)管理與人員管理有非常密切的關(guān)系。 軟件開發(fā)項(xiàng)目的技術(shù)難度需要引起 重視，有些技術(shù)問題可能需要特殊的人員，可能需要花時(shí)間攻克一些技術(shù)問題，技術(shù)措施就是預(yù)測(cè)技術(shù)問題并制訂相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施�？刂频暮脡闹苯佑绊戫�(xiàng)目實(shí) 施進(jìn)度。
    4、不同階段的項(xiàng)目進(jìn)度控制 從項(xiàng)目進(jìn)度控制的階段上看，軟件開發(fā)項(xiàng)目進(jìn)度控制主要有：
    項(xiàng)目準(zhǔn)備階段 進(jìn)度控制，需求分析和設(shè)計(jì)階段進(jìn)度控制，實(shí)施階段進(jìn)度控制等這幾個(gè)部分。
    準(zhǔn)備階段進(jìn)度控制任務(wù)是：向業(yè)主提供有關(guān)項(xiàng)目信息，協(xié)助業(yè)主確定工期總目標(biāo);編制階段計(jì)劃和項(xiàng)目總進(jìn)度計(jì)劃;控制該計(jì)劃的執(zhí)行;
    需求分析和設(shè)計(jì)階段控制的任務(wù)是：編制與用戶的溝通計(jì)劃、需求分析工作 進(jìn)度計(jì)劃、設(shè)計(jì)工作進(jìn)度計(jì)劃，控制相關(guān)計(jì)劃的執(zhí)行等。

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