大型工程項(xiàng)目信息化管理與組織結(jié)構(gòu)變革

    隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)、信息時(shí)代的到來，建筑企業(yè)面臨著前所未有的競爭環(huán)境變化，傳統(tǒng)的組織模式已越來越不能適應(yīng)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，大型工程項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)必須迎接新的挑戰(zhàn)。本文主要比較了三種現(xiàn)行大型工程項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)模式，揭示了工程項(xiàng)目信息化管理對(duì)組織結(jié)構(gòu)提出的新要求和變革思路。

引言
　　大型工程項(xiàng)目實(shí)施信息化管理就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過信息資源的深入開發(fā)和廣泛利用不斷提高施工、管理、決策的效率和水平，進(jìn)而提高項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益和競爭力的過程。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的金字塔型項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)的弊端暴露出來：一是機(jī)構(gòu)臃腫，管理重疊，部門分割、本位主義嚴(yán)重，使項(xiàng)目對(duì)外界環(huán)境的變化響應(yīng)遲鈍；二是中間管理層功能過剩，減緩了信息的流通速度，造成信息失真；三是忽略和壓抑了組織成員自身的發(fā)展，缺乏溝通和集體凝聚力。在信息技術(shù)越來越多地滲透和影響的時(shí)代，大型工程項(xiàng)目只有進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)上的變革，才能適應(yīng)信息化的特點(diǎn)和信息化管理的發(fā)展趨勢(shì)。

1、我國大型工程項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)的現(xiàn)狀
　　1.1 大型工程項(xiàng)目具有的特點(diǎn)
　　大型工程項(xiàng)目是指如核電站、航天工程、大型鋼鐵企業(yè)、石油化工企業(yè)、地鐵工程和水利水電樞紐等，具有投資龐大，投資主體多元化，周期長，專業(yè)技術(shù)水平要求高、項(xiàng)目管理復(fù)雜、組織協(xié)調(diào)困難等特點(diǎn)的工程項(xiàng)目，在建設(shè)過程中通常具體表現(xiàn)如下：
　�。�1）項(xiàng)目周期長、參與單位眾多，需要多方的配合。大型工程項(xiàng)目的建設(shè)周期達(dá)到幾年甚至十幾年，參與單位可能成百上千家，因此在建設(shè)過程中所產(chǎn)生的信息量以及信息的處理工作是非常繁重的。如果缺少有效的信息溝通方法與手段，項(xiàng)目參與方勢(shì)必“淹沒”在浩瀚的信息海洋中，一方面造成不必要信息的“過載”，另一方面卻造成有效信息的“短缺”，從而嚴(yán)重影響項(xiàng)目的順利實(shí)施。
　�。�2）工程建設(shè)項(xiàng)目對(duì)專業(yè)技術(shù)水平要求逐漸提高，建設(shè)難度加大。隨著現(xiàn)代工程建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模的不斷擴(kuò)大，項(xiàng)目相關(guān)的各部門和單位交互的信息量更加細(xì)致和具體，施工技術(shù)的難度加大與質(zhì)量的要求不斷提高，要求信息處理的準(zhǔn)確率提高，信息的交流與傳遞變得越來越頻繁，建筑施工項(xiàng)目的信息管理的復(fù)雜程度越來越突出，要求項(xiàng)目的組織形式必須要能夠適應(yīng)這一變化。
　�。�3）工程項(xiàng)目的參與單位分散，需要信息共享、統(tǒng)一管理。大型工程項(xiàng)目的成功建設(shè)需要借助大量的外部資源，所參與的單位在地理分布上可能是跨省市甚至是跨國。例如，相當(dāng)多的大型工程項(xiàng)目委托國外的設(shè)計(jì)師事務(wù)所參與設(shè)計(jì)或由國外的供貨商提供材料設(shè)備。由于項(xiàng)目參與方處于不同的地理區(qū)域，可能具有不同的管理習(xí)慣、組織文化背景，因此他們?cè)诠こ探ㄔO(shè)中需要進(jìn)行大量的信息共享、協(xié)調(diào)溝通，必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，建立完備的組織規(guī)則、程序。
　�。�4）投資規(guī)模龐大，資源需求量大。在大型項(xiàng)目建設(shè)過程中，消耗的人力、物力和財(cái)力可以說是驚人的，如德國統(tǒng)一后的鐵路改建項(xiàng)目、香港新機(jī)場項(xiàng)目、三峽工程等，耗資均達(dá)到幾千億元以上，資源的購置、分配、利用等都會(huì)產(chǎn)生大量的指令信息，只有加強(qiáng)信息溝通、協(xié)調(diào)，才能最有效地、均衡地、節(jié)約地、靈活的使用各種資源。
　　對(duì)大型工程項(xiàng)目來講，隨著項(xiàng)目的啟動(dòng)、規(guī)劃、實(shí)施等項(xiàng)目生命周期的展開，項(xiàng)目的文件、報(bào)告、合同、照片、圖紙、錄像等各種信息會(huì)大量、迅速地產(chǎn)生，這樣項(xiàng)目信息管理的效率和成本直接影響其他項(xiàng)目管理工作的效率、質(zhì)量、成本。因此，如何有效、有序、有組織地對(duì)項(xiàng)目全過程的信息資源進(jìn)行管理是現(xiàn)代項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)。
　　1.2 現(xiàn)行大型工程項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)模式
　　1.2.1 寄生式項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)模式
　　寄生式項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)模式又叫多線形項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)模式。主要特點(diǎn)是按功能實(shí)行專業(yè)分工。每一個(gè)專業(yè)部門領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目經(jīng)理，都有權(quán)在自己的職責(zé)范圍內(nèi)向相應(yīng)的專業(yè)人員發(fā)出指令。因此，專業(yè)人員除了接受部門領(lǐng)導(dǎo)的指令外，還須接受項(xiàng)目經(jīng)理的指令。
　　1.2.2 自主式項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)模式
    自主式項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)模式即建立一個(gè)完全獨(dú)立的機(jī)構(gòu)來實(shí)現(xiàn)一個(gè)項(xiàng)目的各個(gè)目標(biāo)，這個(gè)機(jī)構(gòu)必須承擔(dān)所有的項(xiàng)目任務(wù)，某種程度上允許項(xiàng)目在承擔(dān)必要責(zé)任的基礎(chǔ)上有全部的自主權(quán)。
　　1.2.3 矩陣式項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)模式
　　矩陣式項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)模式通常適用于專門進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施和管理的企業(yè)，或進(jìn)行一個(gè)特大型項(xiàng)目的實(shí)施，適合于大中型勘察設(shè)計(jì)單位的項(xiàng)目運(yùn)作過程。矩陣式組織結(jié)構(gòu)有許多不同的形式，在圖3所示的模式中，仍然保持專業(yè)部門線性組織的基本原則。矩陣組織結(jié)構(gòu)既包括橫向管理，又包括縱向管理，縱列與橫列交叉�？v向?yàn)椴煌�的專業(yè)部門，橫向?yàn)椴煌�的工程�?xiàng)目。各專業(yè)部門的專業(yè)人員分別按工程項(xiàng)目分工，接受各工程項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)。
　　1.3　 現(xiàn)行大型工程項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)功能分析
　　傳統(tǒng)的組織理論R>1.3　 現(xiàn)行大型工程項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)功能分析
　　傳統(tǒng)的組織理論是由亨利•法約爾（H.Fayol）和馬克斯•韋伯（M.Weber）在本世紀(jì)初所奠定的，強(qiáng)調(diào)的是分工和集權(quán)，結(jié)果導(dǎo)致了層層繁復(fù)、等級(jí)森嚴(yán)的“金字塔”結(jié)構(gòu)。上級(jí)和下級(jí)各層權(quán)力聯(lián)成了一條條“等級(jí)鏈”，用以貫徹執(zhí)行統(tǒng)一的命令和保證信息傳遞的秩序。隨著組織規(guī)模的日益龐大，管理層次也逐漸增多，結(jié)果出現(xiàn)了高、尖、細(xì)的錐型結(jié)構(gòu)。過多的管理層次不僅影響了信息在各層傳遞的速度，而且由于經(jīng)過的層次太多，每次傳遞都被各層部門加進(jìn)了許多自己的理解和認(rèn)識(shí)，從而可能使信息在傳遞過程中失真。例如一項(xiàng)研究表明，企業(yè)董事會(huì)的決定經(jīng)過五個(gè)等級(jí)后，信息損失平均達(dá)80%。其中，副總裁這一級(jí)的保真率為63%，部門主管為56%，工廠經(jīng)理為40%，第一線工長為30%，職工為20%。
　　目前，大型工程項(xiàng)目建設(shè)的組織環(huán)境—各個(gè)項(xiàng)目參與方之間的組織形式大多數(shù)是高聳的金字塔型的線性組織結(jié)構(gòu)。由于其層層繁復(fù)和缺乏橫向聯(lián)系等特點(diǎn)，結(jié)果必然導(dǎo)致層層的縱向溝通方式。

2、信息化管理應(yīng)用的組織結(jié)構(gòu)保障
　　理查德•L•達(dá)夫特在其著作中指出，組織無效的特征有以下3種：一是決策制定遲緩或者決策質(zhì)量不高；二是組織不能創(chuàng)造性地對(duì)正在變化的環(huán)境做出反應(yīng)；三是組織內(nèi)部明顯過多的沖突。其中第一個(gè)特征主要是由于信息傳遞和信息溝通不充分或決策者負(fù)擔(dān)過重，第二個(gè)特征主要是由于各個(gè)部門和職位間協(xié)調(diào)不夠，第三個(gè)特征主要是由于責(zé)權(quán)不明以及各個(gè)部門性目標(biāo)不能有效地匯總成整體組織目標(biāo)。在新型組織結(jié)構(gòu)下，信息技術(shù)能夠支持充分的信息傳遞和信息溝通，使高層能夠容易地掌握第一手資料，使戰(zhàn)略級(jí)目標(biāo)能夠完整迅速地傳遞到組織內(nèi)部各成員。信息技術(shù)能夠支持程序化決策的決策權(quán)下放，縮短決策到實(shí)施的傳遞鏈，提高決策執(zhí)行的效率；信息技術(shù)能夠降低協(xié)調(diào)的需求強(qiáng)度，降低協(xié)調(diào)成本，在組織內(nèi)部形成有效的自主管理；在技術(shù)層面為組織結(jié)構(gòu)變革提供保障，并降低新型的組織結(jié)構(gòu)產(chǎn)生組織無效的可能性。
　　但是，不是有信息技術(shù)就一定能避免新型組織結(jié)構(gòu)無效。除了要具備一個(gè)科學(xué)的管理平臺(tái)和信息平臺(tái)以支持整個(gè)組織內(nèi)部協(xié)調(diào)運(yùn)作以外，要保證這種組織能夠高效運(yùn)作，員工必須要確立“自主人”的地位，并且有較強(qiáng)的參與意識(shí)、自覺性、責(zé)任心以及工作能力等才能勝任這種相對(duì)松散管理模式的組織結(jié)構(gòu)；要有一個(gè)高素質(zhì)的領(lǐng)導(dǎo)來指引組織前進(jìn)。新型的組織結(jié)構(gòu)要求高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)具有優(yōu)秀的管理能力、組織能力和戰(zhàn)略決策制訂能力；新型的組織，需要簡單而明確的共同目標(biāo)，這些目標(biāo)要能夠被轉(zhuǎn)換為特定的行為。這個(gè)目標(biāo)應(yīng)明確地表述管理人員所期望的項(xiàng)目本身以及每個(gè)部門和每個(gè)員工的業(yè)績，并且項(xiàng)目必須及時(shí)搜集反饋信息，將項(xiàng)目運(yùn)行效果與項(xiàng)目既定目標(biāo)的期望值進(jìn)行比較，以便對(duì)每個(gè)成員都能夠進(jìn)行控制與自我控制。

3、大型工程項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)變革的指導(dǎo)思想
　　信息化管理作為大型工程項(xiàng)目響應(yīng)信息化挑戰(zhàn)的一種必然選擇，實(shí)際上就是捕獲大型工程項(xiàng)目內(nèi)外有價(jià)值的信息，并將這些信息進(jìn)行最大效能的利用，以提高大型工程項(xiàng)目競爭力，同時(shí)實(shí)現(xiàn)大型工程項(xiàng)目目標(biāo)的過程。組織結(jié)構(gòu)是大型工程項(xiàng)目對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行分工、分組和協(xié)調(diào)合作的方式，組織結(jié)構(gòu)的合理與否，直接影響著組織功能的發(fā)揮。因此，大型工程項(xiàng)目的信息化管理能否成功，或它的組織結(jié)構(gòu)是否有效，兩者都取決于大型工程項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)是否能根據(jù)信息化管理的要求進(jìn)行變革。
　　與信息化管理相匹配的大型工程項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)必須是具備環(huán)境適應(yīng)性、具有較強(qiáng)的創(chuàng)新動(dòng)力、能夠有效激勵(lì)員工的靈活而且開放的組織結(jié)構(gòu)。
　  3.1信息技術(shù)改變了組織的信息基礎(chǔ)，成為推動(dòng)組織機(jī)構(gòu)變化的內(nèi)在動(dòng)力
　　首先，現(xiàn)代信息技術(shù)的開放性和網(wǎng)絡(luò)化使得信息的獲取變得容易了。原來處于孤島狀態(tài)的PC機(jī)通過系統(tǒng)集成和計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，使得不同時(shí)間、不同地點(diǎn)的信息共享成為可能，信息獲取更加迅速而成本大幅降低，因此，組織采集和處理信息的流程和人員安排可以相應(yīng)優(yōu)化調(diào)整；第二，信息的傳遞方向由縱向的上下傳遞變成橫向傳遞，解決了層次間的速度慢和信息失真造成的決策延誤和效率低下。這種橫向的信息處理要求傳統(tǒng)金字塔型的組織結(jié)構(gòu)發(fā)生相應(yīng)的變化；第三，信息共事和大量儲(chǔ)存為組織提供了豐富的“知識(shí)”來源，同時(shí)提高集體工作團(tuán)效率，從部門分工到單位整合，成為結(jié)構(gòu)變化的大勢(shì)所趨；第四，信息網(wǎng)絡(luò)的開放性、交流性也促使不同組織之間尋求建立新的合作關(guān)系，形成新型項(xiàng)目間的組織形態(tài)。
    3.2構(gòu)建扁平網(wǎng)絡(luò)狀的組織管理模式
　　不論是直線制、直線職能制、還是寄生式、矩陣式組織結(jié)構(gòu)，最高管理者都居于權(quán)力金字塔的頂端，層次過多是降低組織靈活性、影響員工創(chuàng)造力的主要原因。減少管理層次使組織結(jié)構(gòu)盡可能扁平化，即從最上面的決策層到最下面的操作層，中間相隔層次極少，不僅能夠解決信息流動(dòng)不暢、決策速度緩慢等問題，而且可以給信息員工以較多的現(xiàn)場處置權(quán)，縮短上下級(jí)之間的距離。同時(shí)信息技術(shù)為所有組織內(nèi)的決策提供信息，全體員工共同擁有同樣的信息資源，各部門員工之間，各部門上下級(jí)之間可實(shí)現(xiàn)充分的交流，職能部門與組織單元之間的界限變得模糊，組織結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出互相交錯(cuò)的網(wǎng)絡(luò)化。只有這樣，項(xiàng)目內(nèi)部信息才能流暢，才能形成互相理解、互相學(xué)習(xí)、整體互動(dòng)思考、協(xié)調(diào)合作的群體，才能產(chǎn)生巨大的、持久的創(chuàng)造力。
    3.3設(shè)計(jì)智慧性的學(xué)習(xí)型組織
　　所謂學(xué)習(xí)型組織，是指通過培養(yǎng)彌漫于整個(gè)組織的學(xué)習(xí)氣氛、充分發(fā)揮員工的創(chuàng)造性思維能力而建立起來的一種有機(jī)的、高度柔性的、扁平的、符合人性的、能持續(xù)發(fā)展的組織。這種組織具有持續(xù)學(xué)習(xí)的能力，具有高于個(gè)人績效總和的綜合績效。組織結(jié)構(gòu)是實(shí)現(xiàn)信息化管理的杠桿力量，終極的組織結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是持續(xù)適應(yīng)環(huán)境并能夠不斷自我改進(jìn)的，因此開發(fā)一種具有學(xué)習(xí)和發(fā)展能力的智慧性組織是組織結(jié)構(gòu)創(chuàng)新永遠(yuǎn)的目標(biāo)。
　　3.4打破組織邊界
　　信息的傳遞和利用是沒有邊界的，因此淡化組織邊界對(duì)實(shí)行信息化管理的大型工程項(xiàng)目十分重要。利用外部的信息資源，建立以技術(shù)合作為內(nèi)容的虛擬組織或信息聯(lián)盟為獲得交叉信息、分享互補(bǔ)的能力、追求更短的產(chǎn)品開發(fā)周期、減少風(fēng)險(xiǎn)、提供戰(zhàn)略柔性等等提供了一種非常有效的機(jī)制。

4、大型工程項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)的變革模式
　　4.1網(wǎng)絡(luò)制組織結(jié)構(gòu)模式
　　這一組織模式是由若干相互獨(dú)立的組織構(gòu)成的一個(gè)成員不斷變動(dòng)的組織系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)制組織結(jié)構(gòu)模式的主體由兩個(gè)部分構(gòu)成，一個(gè)部分是中心層，另一個(gè)部分是外圍層。指以項(xiàng)目最高管理層為中心，由若干規(guī)模各異、擁有專長的項(xiàng)目參與方通過計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)連接而成的一種超越空間的網(wǎng)絡(luò)化組織形式。它在組織結(jié)構(gòu)上的特點(diǎn)是：
　�。�1）網(wǎng)絡(luò)制組織的中心層不像傳統(tǒng)的層級(jí)組織類型中的公司總部，它幾乎沒有直屬的職能部門，通常只是一個(gè)小規(guī)模的經(jīng)理人員集團(tuán)，他們主要對(duì)項(xiàng)目參與方之間的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，他們的大部分時(shí)間往往用在通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)外部關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)和控制上。
　�。�2）組織結(jié)構(gòu)上的柔性化。網(wǎng)絡(luò)制組織把重點(diǎn)放在自己能夠干的最好的職能工作上，可以把除此之外的任何職能工作，如設(shè)計(jì)、施工讓目前還不是該網(wǎng)絡(luò)組織的其他經(jīng)營單位去干，只要這些經(jīng)營單位所提供的服務(wù)質(zhì)量高，價(jià)格便宜，這樣保持了組織結(jié)構(gòu)上的靈活性。
　�。�3）網(wǎng)絡(luò)制組織既具有組織結(jié)構(gòu)虛擬化的特點(diǎn)，又包含一個(gè)并不是虛擬存在的信息系統(tǒng)中心。
　　各項(xiàng)目參與方之間通過信息技術(shù)及通訊技術(shù)來提供互補(bǔ)的核心競爭力、共享資源以完成整個(gè)生產(chǎn)過程。該模式具有六個(gè)基本特征：地理上分布、充分利用信息通訊技術(shù)跨越組織邊界、互補(bǔ)核心競爭力、共享資源、參與方不斷變動(dòng)、參與方地位平等�？梢钥闯觯�以上六個(gè)特征可以在大型工程建設(shè)的組織環(huán)境中加以反映。
　　與傳統(tǒng)基于指令的金字塔式組織環(huán)境不同的是所有項(xiàng)目參與方的地位是平等的，它們基于相互信任、共享信息和經(jīng)驗(yàn)，努力完成其特定的工程任務(wù)，共同促使項(xiàng)目的順利完成。
    4.2為便于協(xié)調(diào)管理，組織設(shè)立一個(gè)信息系統(tǒng)中心
　　信息系統(tǒng)中心主要負(fù)責(zé)對(duì)整個(gè)大型工程項(xiàng)目進(jìn)行信息分類與編碼設(shè)計(jì)，在此基礎(chǔ)上建立并維護(hù)基于Web的項(xiàng)目信息系統(tǒng)。需要特別強(qiáng)調(diào)，信息系統(tǒng)中心組織環(huán)境的中央樞紐，其工作情況對(duì)于有效地解決大型工程項(xiàng)目的信息溝通問題是至關(guān)重要的。它可以具有文檔共享和工作流管理等功能，前者是指將各種文檔經(jīng)過分類編碼統(tǒng)一存儲(chǔ)于中央數(shù)據(jù)庫，項(xiàng)目參與各方可以通過標(biāo)準(zhǔn)的Web界面對(duì)其權(quán)限范圍內(nèi)所有的項(xiàng)目文檔進(jìn)行上載、查詢?yōu)g覽、下載以及在線修改；而后者，簡單的說，是指把工作流程（主要指信息流程）自動(dòng)化，即自動(dòng)地將相關(guān)的文檔信息發(fā)送給相關(guān)的參與方。文檔共享功能與工作流管理功能可以實(shí)現(xiàn)信息的橫向溝通，項(xiàng)目參與各方的溝通渠道被大大縮短，從而使得信息的扭曲、延誤以及溝通成本過高等問題得到了徹底的解決。
    我們正處在信息經(jīng)濟(jì)迅速崛起，全球信息化迅速發(fā)展的時(shí)代�，F(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展，為我們開發(fā)和利用信息提供了有力的技術(shù)支持。大型工程項(xiàng)目信息化是建筑組織信息化的重要內(nèi)容，大型工程項(xiàng)目實(shí)施信息化管理也是建筑組織加快和改善管理、適應(yīng)市場和技術(shù)發(fā)展變化的重要舉措。只有實(shí)現(xiàn)信息化，組織才有可能抓住機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展。建立有效的組織結(jié)構(gòu)是成功實(shí)施信息化管理的前提和保障。（資料來源：中國工程項(xiàng)目管理網(wǎng)）

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