項目管理中如何有效管理時間

    時間是指從過去，通過現(xiàn)在，直到將來，連續(xù)發(fā)生的各種各樣的事件過程所形成的軌跡。它具有供給毫無彈性、無法蓄積、無法取代、無法失而復(fù)得的四大特性，有效的時間管理具有非常重大的意義。 所謂時間管理，是指用最短的時間或在預(yù)定的時間內(nèi)，把事情做好。時間管理所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標(biāo)。美國管理學(xué)者彼得·德魯克(P·F·Drucker)認(rèn)為，有效的時間管理主要是記錄自己的時間，以認(rèn)清時間耗在什么地方；管理自己的時間，設(shè)法減少非生產(chǎn)性工作的時間；集中自己的時間，由零星而集中，成為連續(xù)性的時間段。有效的時間管理就是要把所有可利用的時間盡可能地投放到最需要的地方，其關(guān)鍵在于制定合適的時間計劃和設(shè)置事情的先后順序。
　　有效的時間管理可以讓企業(yè)提高工作效率，減少管理成本，在規(guī)定時間內(nèi)完成超額的任務(wù)。有效的時間管理可以讓員工自己掌握正確的時間管理技巧，制定適合自己的時間管理計劃，擁有充分的個人休閑時間。
時間管理的六條法則：
1、帕累托法則
　　帕累托法則又稱80/20法則，是由英國經(jīng)濟(jì)學(xué)家和社會學(xué)家帕累托發(fā)現(xiàn)的，最初只限定于經(jīng)濟(jì)學(xué)領(lǐng)域，后來這一法則也被推廣到社會生活的各個領(lǐng)域，且深為人們所認(rèn)同。帕累托法則是指在任何大系統(tǒng)中，約80%的結(jié)果是由該系統(tǒng)中約20%的變量產(chǎn)生的。例如，在企業(yè)中，通常80%的利潤來自于20%的項目或重要客戶；經(jīng)濟(jì)學(xué)家認(rèn)為，20%的人掌握著80%的財富；心理學(xué)家認(rèn)為，20%的人身上集中了80%的智慧等。具體到時間管理領(lǐng)域是指大約20%的重要項目能帶來整個工作成果的80%。并且在很多情況下，工作的頭20%時間會帶來所有效益的80%。大智有所不慮，大巧有所不為。工作中應(yīng)避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效，出色地完成無關(guān)緊要的工作是最浪費時間的。你應(yīng)該將時間花于重要的少數(shù)問題上，因為掌握了這些重要的少數(shù)問題，你只花20%的時間，即可取得80%的成效。工作中我們要學(xué)會“不釣小魚釣鯨魚”，如果你抓了100條小魚，你所擁有的不過是滿滿一桶魚，但如果你抓住了一條鯨魚，你就不枉此行了。
　　
2、黃金三小時法則
　　黃金三小時法則認(rèn)為，早晨5～8點是人一天中效率最高的三小時。一天之計在于晨，早晨頭腦最清醒、精力最充沛、思維最活躍、環(huán)境最安寧、注意力最集中、心情最愉悅，而且由于剛剛醒來，收集睡眠中的潛意識也最全，在這一時段工作一小時相當(dāng)于其他時段工作三個小時。當(dāng)你早早起床開始工作時，你甚至能在正常的工作時間來臨前完成一天的工作，這樣即將開始的一天就是你多賺出來的。
我們應(yīng)該利用一天中效率最高的時段去完成一天中最重要的工作，以達(dá)到事半功倍的效果。當(dāng)然，由于生物鐘的不同，黃金三小時的具體時段可能因人而異，但這并不影響此法則作用的發(fā)揮。我們應(yīng)該在生活中多體會，以便找出自己的黃金三小時并利用好它，達(dá)到一天等于兩天的效果。
　　黃金三小時法則還可以進(jìn)一步擴(kuò)展，我們可以把每星期的第一天作為黃金時段，處理完一星期最重要的工作，把每個月的第一星期作為黃金時段，處理完一個月最重要的工作。如果你做到了這一點，你就搶占了時間爭奪戰(zhàn)中的每一個制高點，并獲得了一支強(qiáng)大的時間預(yù)備隊，無論將其使用到哪一個方向，都會在那里取得壓倒性的優(yōu)勢。

3、帕金森法則
　　帕金森法則認(rèn)為，工作在最終期限到來前是不可能被完成的。這一法則實際上是依賴人與生俱來的惰性和對最后期限的潛意識發(fā)揮作用。人們會下意識地根據(jù)完成時限的遠(yuǎn)近把工作分為三六九等，完成時限越近，人們對某項工作的關(guān)注度越高、投入的精力越大。迫近最后期限的工作，會促使人們挖掘自身的潛能，調(diào)動一切資源保證任務(wù)按期完成；而那些完成時限較遠(yuǎn)或可以被無限期推遲的工作往往被束之高閣。為避免拖拉、克服惰性，應(yīng)該為工作設(shè)置盡可能短的完成時限，通過時間的壓力保持工作的動力，使每一項工作都能在第一時間完成，以便爭取主動；對于那些對未來起重要作用的長遠(yuǎn)目標(biāo)和長遠(yuǎn)規(guī)劃，則應(yīng)進(jìn)行合理分解，細(xì)化為在每一階段可完成的小目標(biāo)，并設(shè)定嚴(yán)格的時限，以避免這些重要而不緊急的任務(wù)在日常工作中被忽視，出現(xiàn)平時不燒香、臨時抱佛腳的被動局面。

4、細(xì)微邊界法則
　　細(xì)微邊界法則是指時間上的細(xì)微差別可能導(dǎo)致最終結(jié)果上的巨大差異，即所謂“失之毫厘，差之千里”。細(xì)微邊界法則在生活中無處不在，如因一分之差錯過了列車，可能要再花幾個小時或更長時間等待下一列；搶救危重病人延誤一分鐘，可能會奪去病人的生命；而在比賽中慢了一秒鐘，就可能與獎牌擦肩而過……細(xì)微邊界法則在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域表現(xiàn)得更為突出，現(xiàn)代市場競爭已經(jīng)由“大魚吃小魚”轉(zhuǎn)變?yōu)椤翱祠~吃慢魚”，企業(yè)間在對市場反應(yīng)速度上的細(xì)微差距，可能導(dǎo)致利潤率上的天壤之別。英特爾公司就是因為總能比競爭對手快一步推出性能更高的處理器，成功攫取了CPU市場80%的利潤。而那些動作總比別人慢半拍的企業(yè)，均難以擺脫最終覆滅的命運。細(xì)微邊界法則告訴我們，決定一個人能否成功，有時不在于其是否比別人付出了更多的辛苦，而在于其是否比別人先行一步。先行一步天地寬，搶先一步，就會領(lǐng)略到別樣的風(fēng)景，就會占盡先機(jī)，而辦事拖拉、沒有時間觀念，就可能因一步趕不上，而步步趕不上。為此我們必須增強(qiáng)時間觀念，無論做什么事情，都要有時不我待的緊迫感，早謀劃、早準(zhǔn)備、早著手，這樣才會在工作和生活中爭取主動；凡事都要打好時間提前量，這樣才會避免因一步之差而與成功失之交臂的遺憾。

5、聚光法則
　　只有把陽光聚集到一點，才能產(chǎn)生足夠的熱量把火炬點燃。同樣，聚光法則認(rèn)為，只有把有限的時間聚焦到重要的目標(biāo)上，才能保證事業(yè)上的成功。目標(biāo)過于分散等于沒有目標(biāo)，把有限的時間分散到眾多的目標(biāo)上，就像把有限的資金在眾多的項目上撒胡椒面，最終只能導(dǎo)致每一個項目都虎頭蛇尾、半途而廢。如果把寶貴的時間投資都用來建設(shè)爛尾樓和半截子工程，最終將使你的時間賬戶徹底破產(chǎn)，導(dǎo)致你一事無成。聚光法則對我們的啟示是：專注與執(zhí)著是成功的關(guān)鍵。我們在工作中應(yīng)該養(yǎng)成聚精會神的習(xí)慣，避免過多目標(biāo)的誘惑，一次應(yīng)只瞄準(zhǔn)一個目標(biāo)。一旦開始某項工作，就應(yīng)堅持不懈地做下去，直接獲得令人滿意的結(jié)果，不干則已，干則一次把事情做到最好，否則返工將會使你所花費的時間成倍增長。行百里者半九十時，能否完成最后10%的工作，是決定一件事情最終成功還是失敗的關(guān)鍵。許多人之所以沒有成功，就是因為在完成90%的工作后以為大功告成而轉(zhuǎn)移了視線，最終導(dǎo)致工作的半途而廢，也使寶貴的時間被白白浪費。

6、自控法則
　　自控法則其實包含三層含義：
1）對于能自我掌控的事務(wù)，不用再花過多的時間和精力去掌控它，它會自行朝著既定的目標(biāo)前進(jìn)；
2）對于你無法掌控的事務(wù)，不必為其多費心思，時間會給出一切問題的答案；
3）對于你能夠而且應(yīng)該掌控的事務(wù)，用心去掌控。
　　我們可以通過事物的自我控制實現(xiàn)預(yù)定的目的，從而騰出時間和精力去做更重要的工作。如可以在年輕時定期存入一筆存款，讓其在銀行里自行增值，當(dāng)退休時就會得到一筆豐厚的財富；管理者、可以在嚴(yán)格選拔、認(rèn)真培訓(xùn)的基礎(chǔ)上授權(quán)下屬處理日常事物，從而使自己能集中時間和精力思考對組織發(fā)展更為重要的問題等。自控法則還告訴我們，應(yīng)該承認(rèn)并接受你無法掌控的領(lǐng)域，關(guān)注你可以掌控的領(lǐng)域，并且采取行動。當(dāng)你整天為無法實現(xiàn)的目標(biāo)而苦惱時，試著把它忘掉，追求你通過努力能夠?qū)崿F(xiàn)的目標(biāo)，說不定會達(dá)到“無心插柳柳成蔭”的效果；當(dāng)你對一個問題百思不得解其時，試著把它放一放，讓時間和潛意識去解決，說不定會達(dá)到“眾里尋她千里度，驀然回首，那人卻在燈火闌珊處”的效果。時間管理既是科學(xué)，又是藝術(shù)，要想使你的工作、生活更富有效率，在了解和掌握以上十大法則原理的基礎(chǔ)上，還需要在實踐中多體會、多總結(jié)，才能成為時間的主人。（資料來源：中國項目管理資源網(wǎng)）