項(xiàng)目組合管理在實(shí)踐中的實(shí)施

    最近幾年，項(xiàng)目組合管理(Project portfolio management，PPM)成為項(xiàng)目管理領(lǐng)域討論和研究最多的主題之一。一些相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)(例如PMI的項(xiàng)目組合管理標(biāo)準(zhǔn))被制定出來，同時(shí)支持項(xiàng)目管理和項(xiàng)目組合管理的軟件系統(tǒng)也紛紛問世。然而，關(guān)鍵卻在于實(shí)踐，即項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)在組織內(nèi)的建立和實(shí)施。本文將基于多家波蘭公司的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，介紹項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)實(shí)施的難點(diǎn)與關(guān)鍵成功因素。
項(xiàng)目組合管理
　　項(xiàng)目組合管理解決的是以下問題：項(xiàng)目優(yōu)先級劃分的方法和策略、資源的有效利用以及對戰(zhàn)略目標(biāo)的貢獻(xiàn)。為此，項(xiàng)目組合管理方法中概括介紹了根據(jù)組織戰(zhàn)略識別和選擇項(xiàng)目納入到項(xiàng)目組合的步驟。完成這些步驟后，根據(jù)項(xiàng)目為組織帶來的收益劃分項(xiàng)目優(yōu)先級。選擇及優(yōu)先級劃分標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)定期更新，以與組織戰(zhàn)略保持一致。但是，標(biāo)準(zhǔn)中卻缺少了具體的選擇和優(yōu)先級劃分技術(shù)，只有一些作者就此領(lǐng)域發(fā)表過一些寬泛的文章。然而，在這些著述中，大多數(shù)針對的只是研發(fā)項(xiàng)目組合，而沒有考慮其他項(xiàng)目組合，例如系統(tǒng)供應(yīng)商的客戶端實(shí)施項(xiàng)目或者咨詢機(jī)構(gòu)的服務(wù)交付項(xiàng)目等。在常被強(qiáng)調(diào)的研發(fā)項(xiàng)目組合中，以下兩大主題被認(rèn)為比較成熟：項(xiàng)目組合優(yōu)化和資源利用效率。
　　這部分項(xiàng)目組合管理內(nèi)容針對的主要是戰(zhàn)略方面，目的是從戰(zhàn)略一致性和業(yè)務(wù)收益的角度選擇最佳項(xiàng)目組合(或項(xiàng)目)，因此，可以稱為戰(zhàn)略級項(xiàng)目組合管理。
　　不過，項(xiàng)目組合管理還有更深層次的內(nèi)容：①項(xiàng)目組合計(jì)劃，主要是制定項(xiàng)目組合進(jìn)度(納入項(xiàng)目組合的項(xiàng)目進(jìn)度);②運(yùn)營級項(xiàng)目組合管理，針對的是運(yùn)營層(項(xiàng)目經(jīng)理、任務(wù)經(jīng)理、資源經(jīng)理和項(xiàng)目組合經(jīng)理)的項(xiàng)目組合及項(xiàng)目的執(zhí)行與控制。項(xiàng)目管理培訓(xùn)
　　項(xiàng)目組合管理在這些方面的重點(diǎn)是提高公司的產(chǎn)出，即在公司可用資源不變的前提下，增加公司內(nèi)可執(zhí)行的項(xiàng)目數(shù)。這意味著運(yùn)營級項(xiàng)目組合管理的重點(diǎn)是項(xiàng)目流。
　　項(xiàng)目組合管理的所有這些方面(戰(zhàn)略級項(xiàng)目組合管理、項(xiàng)目組合計(jì)劃、運(yùn)營級項(xiàng)目組合管理)共同構(gòu)成了綜合的項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)。下文對項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)實(shí)施難點(diǎn)與關(guān)鍵成功因素的分析即基于上述綜合項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)。

好的開始——高級管理層的認(rèn)可和詳細(xì)的業(yè)務(wù)需求分析
　　開始在組織內(nèi)構(gòu)建和實(shí)施綜合項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)時(shí)，關(guān)鍵的一點(diǎn)是高級管理層的認(rèn)可和積極參與。無論進(jìn)行項(xiàng)目組合管理的一般目標(biāo)是從戰(zhàn)略一致性和業(yè)務(wù)收益的角度選擇最佳項(xiàng)目組合，還是提高公司的產(chǎn)出，管理層的參與都是非常重要的，它可以在整個(gè)公司內(nèi)形成一種共識，并激勵(lì)來自不同組織層級的所有利益相關(guān)方參與到項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)中來。另外，在將公司戰(zhàn)略與項(xiàng)目組合聯(lián)系起來方面，高級管理層和董事會也扮演著關(guān)鍵角色，關(guān)鍵性尤其表現(xiàn)在以下兩項(xiàng)工作中：①對項(xiàng)目組合及項(xiàng)目組合內(nèi)的各個(gè)時(shí)段進(jìn)行定義;②通過定義具體業(yè)務(wù)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的可操作化
　　根據(jù)從其他項(xiàng)目組合管理實(shí)施實(shí)踐獲得的經(jīng)驗(yàn)，這些人員的參與會帶來以下好處：①從一開始就使業(yè)務(wù)目標(biāo)成為關(guān)注重點(diǎn);②較早地將項(xiàng)目組合管理要素應(yīng)用于關(guān)鍵業(yè)務(wù)需求;③建立起溝通平臺。
　　項(xiàng)目組合管理涉及不同管理層級的各個(gè)方面，因此建議將關(guān)注的重點(diǎn)放在項(xiàng)目組合、項(xiàng)目群和項(xiàng)目管理方面存在的少數(shù)關(guān)鍵業(yè)務(wù)問題上。這樣，從一開始實(shí)施項(xiàng)目組合管理時(shí)就能夠獲得真正的業(yè)務(wù)收益。有關(guān)實(shí)施項(xiàng)目組合管理所能帶來的收益方面的詳細(xì)信息，將在下文論述。

文化及范式/思維方式的變革
    項(xiàng)目組合管理的實(shí)施還需要文化與管理范式的根本性變革。其中，關(guān)鍵之一是公司文化將朝著更以全局為導(dǎo)向、更注重合作的方向發(fā)展。這些變革與以下事實(shí)緊密相關(guān)：項(xiàng)目組合管理為整個(gè)組織建立了一套共同的“游戲規(guī)則”，并將戰(zhàn)略規(guī)劃和項(xiàng)目管理聯(lián)系起來。實(shí)施項(xiàng)目組合管理，需要：
　 (1)執(zhí)行人員同心同德，放棄“部門優(yōu)先于公司”的部門本位思想，將組織作為一個(gè)整體并達(dá)成共識。
　　(2)執(zhí)行人員從局部最優(yōu)的思維方式轉(zhuǎn)變到全局最優(yōu)的思維方式，并理解每個(gè)局部都達(dá)到最優(yōu)并不代表全局最優(yōu)。
　　(3)組織擁有集成了公司業(yè)務(wù)各個(gè)方面的共同標(biāo)準(zhǔn)體系，并且擯棄了基于局部(即“本位”)成功或標(biāo)準(zhǔn)的策略和衡量方式。
　　(4)公司管理層從成本模式的項(xiàng)目管理思維方式(專注于成本和效率)轉(zhuǎn)變?yōu)楫a(chǎn)出模式的項(xiàng)目管理思維方式(專注于產(chǎn)出、收益和項(xiàng)目流)。
　　(5)公司從“推系統(tǒng)”轉(zhuǎn)變到“拉系統(tǒng)”，在“推系統(tǒng)”中，項(xiàng)目工作是被推入組織的，這一過程不會考慮資源(尤其是約束性資源)的生產(chǎn)能力，而在“拉系統(tǒng)”中，只有在考慮到整個(gè)系統(tǒng)的能力可以處理該工作，并且實(shí)踐上可行時(shí)，才會讓工作進(jìn)入系統(tǒng)。
　　文化變革的另一關(guān)鍵點(diǎn)是所采用的項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)在管理層級的實(shí)施范圍，它應(yīng)覆蓋所有管理層級：公司董事會、“首席”級的執(zhí)行人員、部門主管(職能經(jīng)理)、項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目任務(wù)經(jīng)理以及團(tuán)隊(duì)成員等。這意味著，文化變革不僅會影響最高層管理人員，還會影響公司內(nèi)參與項(xiàng)目活動(dòng)的所有人員，包括最低層的人員——項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員。
　　對于文化變革，還有一個(gè)方面需要強(qiáng)調(diào)：要重視“團(tuán)隊(duì)”和“團(tuán)隊(duì)思維”，而不要延續(xù)“自我”的思維方式。在傳統(tǒng)的文化環(huán)境下，項(xiàng)目資金的獲得基于“會叫的鳥兒有食吃”這一優(yōu)先級規(guī)則，與之相關(guān)聯(lián)的，是項(xiàng)目發(fā)起人或部門主管的活動(dòng)相互獨(dú)立。項(xiàng)目組合管理需要的是“團(tuán)隊(duì)思維”，并建立一個(gè)特殊的決策體系——“項(xiàng)目組合董事會”，而作為其成員的關(guān)鍵決策制定者在制定決策時(shí)要基于整個(gè)公司的最大利益。
　　另一個(gè)應(yīng)該變革的是公司IT部門與業(yè)務(wù)部門之間的溝通和相互理解。如上所述，一方面，需要采用團(tuán)隊(duì)方法，另一方面，借助于項(xiàng)目組合管理，業(yè)務(wù)經(jīng)理將能夠理解IT投資是如何影響其業(yè)務(wù)的。

基于公司項(xiàng)目組合管理成熟度的實(shí)施方法
　　實(shí)施項(xiàng)目組合管理的另一關(guān)鍵成功因素是實(shí)施方法。實(shí)施方法包含兩個(gè)方面：實(shí)施的起點(diǎn)和方向(自上而下，自下而上或混合方法)以及實(shí)施范圍(分階段法與全面導(dǎo)入法)。
　　如上文所述，項(xiàng)目組合管理的實(shí)施需要文化和思維方式的變革。因此，它應(yīng)被視為一個(gè)組織變革管理項(xiàng)目，并要考慮組織變革的所有相關(guān)方面。其中之一就是要重點(diǎn)采用分階段法，避免采用全面導(dǎo)入法。而分階段法要以公司內(nèi)部的項(xiàng)目管理和項(xiàng)目組合管理成熟度為依據(jù)。根據(jù)相關(guān)文獻(xiàn)，組織應(yīng)：
　　(1)通過GAP分析法識別項(xiàng)目組合管理重點(diǎn)區(qū)域。在識別出存在最大需求的區(qū)域后，將這些區(qū)域作為第一階段的實(shí)施目標(biāo)，從而確保利益相關(guān)方真正承擔(dān)起責(zé)任，并從新方法的實(shí)施中真正獲益。
　　(2)使用概念驗(yàn)證或原型解決方案在組織內(nèi)進(jìn)行溝通。這是一種全面展示項(xiàng)目組合管理的好方法，同時(shí)也是溝通項(xiàng)目組合管理價(jià)值及在態(tài)度和思維方面所需的變革的有效方法。
　　在信息不夠完備的情況下也可推行項(xiàng)目組合管理。真正重要的一點(diǎn)是，即使并不擁有完備或充足的信息，而需要在以后增加信息的輸入和從項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)中獲得信息，仍要開始推行整個(gè)項(xiàng)目組合管理過程。
另一問題是項(xiàng)目組合管理從何處(從管理層級角度講)開始實(shí)施及最初的范圍應(yīng)是什么。對于這一問題，沒有什么正確答案。但是，有兩種基本的方法可供考慮：自上而下和自下而上。
    在采用自上而下的方法時(shí)，以戰(zhàn)略級項(xiàng)目組合管理為起點(diǎn)，實(shí)施范圍包含以下幾個(gè)方面： ①將戰(zhàn)略與戰(zhàn)略級項(xiàng)目組合聯(lián)系起來，這需要對公司業(yè)務(wù)戰(zhàn)略進(jìn)行明確定義，并且該定義從具體業(yè)務(wù)目標(biāo)的角度講應(yīng)具有可操作性;②建立項(xiàng)目組合，并進(jìn)行項(xiàng)目組合優(yōu)化;③基于集成的項(xiàng)目級信息對項(xiàng)目組合進(jìn)行控制。
　　并非上述所有要素都是必需的，但是戰(zhàn)略級項(xiàng)目組合管理的開始范圍至少應(yīng)包含項(xiàng)目組合的建立和項(xiàng)目組合控制。在后續(xù)步驟中，戰(zhàn)略級項(xiàng)目組合管理的另外兩個(gè)要素以及項(xiàng)目管理的要素可以補(bǔ)充進(jìn)來。
　　采用自下而上的方法時(shí)，起點(diǎn)是項(xiàng)目管理解決方案的實(shí)施，即準(zhǔn)備項(xiàng)目管理方法(包含從啟動(dòng)經(jīng)計(jì)劃、執(zhí)行和控制到項(xiàng)目結(jié)束的所有關(guān)鍵項(xiàng)目階段)。當(dāng)項(xiàng)目管理達(dá)到這一成熟度后，就可以獲得實(shí)施戰(zhàn)略級項(xiàng)目組合管理所需的詳細(xì)數(shù)據(jù)了，下一階段的實(shí)施通常就會涉及所選擇的戰(zhàn)略項(xiàng)目組合要素。
　　不過，本文還要介紹第三種方法：綜合了自上而下法與自下而上法的混合方法。采用這一方法時(shí)，可獲取高層管理人員及其他關(guān)鍵決策制定者的參與，因?yàn)樗麄兗纫獏⒓討?zhàn)略與項(xiàng)目組合的聯(lián)系活動(dòng)，又要參與項(xiàng)目組合的建立。這些人員的參與是項(xiàng)目組合管理實(shí)施成功的必要條件之一。同時(shí)，項(xiàng)目組合管理會帶來一些業(yè)務(wù)收益，從而推動(dòng)進(jìn)一步的實(shí)施。由于自下而上的方法涉及到項(xiàng)目管理層的活動(dòng)，因此，我們還可獲取項(xiàng)目經(jīng)理和部門經(jīng)理的支持，這對于公司范圍內(nèi)項(xiàng)目方面計(jì)劃的制訂和執(zhí)行也是至關(guān)重要的。另外，項(xiàng)目經(jīng)理還會為戰(zhàn)略級項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)提供關(guān)于當(dāng)前項(xiàng)目狀態(tài)的詳細(xì)數(shù)據(jù)和范圍、進(jìn)度及預(yù)算方面的預(yù)測情況的數(shù)據(jù)。

價(jià)值創(chuàng)造的上游和下游
　　項(xiàng)目組合管理的實(shí)施需要資源及其他投入，簡單地講，就是要花費(fèi)成本。自然，公司內(nèi)就會存在以下問題：我們?yōu)槭裁匆�改變運(yùn)營模式?這些改變在財(cái)務(wù)及非財(cái)務(wù)方面對我們有什么好處?由此就會產(chǎn)生實(shí)施項(xiàng)目組合管理的業(yè)務(wù)理由及業(yè)務(wù)收益方面的問題。要成功實(shí)施項(xiàng)目組合管理并獲得相應(yīng)收益，需要一套嚴(yán)格的方法，即要具備識別、計(jì)算及逐步獲取可能收益的能力。與項(xiàng)目組合管理實(shí)施相關(guān)的可能收益可以來自以下方面：
　　(1)為公司項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施提供支持，從而使項(xiàng)目更容易按照預(yù)先確定的時(shí)間、預(yù)算和范圍完成，帶來顯著節(jié)約。
　　(2)識別項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和資源約束，從而降低成本，帶來顯著節(jié)約。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
　　提供項(xiàng)目組合報(bào)告，為資源與投資分配劃分優(yōu)先級，從而使資源和資金的使用效率更高。
　　另一方面的重要收益是項(xiàng)目組合管理過程的各個(gè)利益相關(guān)方所獲得的收益。項(xiàng)目經(jīng)理就是這些相關(guān)方之一，他們也應(yīng)參與到整個(gè)過程之中。但根據(jù)作者從多家公司獲得的經(jīng)驗(yàn)，即使他們理解整個(gè)方法，仍經(jīng)常提出以下問題：項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)會為我們帶來什么?按照他們的理解，他們的工作會大大增加，并且正常的項(xiàng)目工作經(jīng)常會被打斷，只有居于組織較高層級的決策制定者才會獲得項(xiàng)目組合管理方法的真正收益。然而，下列論據(jù)可能會有助于說服他們接受新的系統(tǒng)：①減少了資源沖突;②項(xiàng)目組合管層級的協(xié)調(diào)性可以降低壓力;③個(gè)組織可以使用通用語言。
　　實(shí)際上，項(xiàng)目組合管理將增加項(xiàng)目流，即增加組織內(nèi)可實(shí)施的項(xiàng)目數(shù)量。實(shí)施TOC項(xiàng)組合管理系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)顯示，實(shí)過程需要經(jīng)歷以下三個(gè)步驟：
　　(1)獲得結(jié)果。實(shí)施的關(guān)鍵目標(biāo)應(yīng)描述為：在更少的時(shí)間內(nèi)做更多的項(xiàng)目。這意味著，應(yīng)對結(jié)果從項(xiàng)目流和產(chǎn)出的增加方面進(jìn)行明確的定義，所有的投入都應(yīng)以其收益為中心。
    (2)將取得的成功制度化。獲得第一步的結(jié)果后，接下來就要實(shí)施一些新的規(guī)則——將成功制度化。由于老的習(xí)慣很難改掉，因此這一步中必須有管理層的支持和參與。另一方面，如果管理人員已經(jīng)獲得了相應(yīng)結(jié)果，他們就會對接下來的實(shí)施步驟很感興趣。
　　(3)持續(xù)增加項(xiàng)目流。整個(gè)實(shí)施過程是一個(gè)以增加項(xiàng)目流為核心的持續(xù)的改進(jìn)過程。通過使用“精益”方法、TOC或六西格瑪?shù)雀鞣N改進(jìn)方法，可能會增加新的項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)要素，也可能會改進(jìn)一些現(xiàn)有的要素。

簡便性與實(shí)用性
　 通過上文的詳細(xì)分析可以看出，如果項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)的實(shí)施不能采用正確的方式進(jìn)行，會給組織帶來沉重負(fù)擔(dān)，尤其對于那些中小組織，情況更是如此。因此，另一個(gè)重要的相關(guān)方面就是簡便性與實(shí)用性。在實(shí)施項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)時(shí)，簡便性還有一個(gè)方面是指，這一系統(tǒng)的實(shí)施會有很大機(jī)會消除傳統(tǒng)的分散式項(xiàng)目管理方法所固有的復(fù)雜性。它還意味著，不僅作為最終解決方案的項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)應(yīng)該是簡便的，而且實(shí)現(xiàn)這一方案的各個(gè)步驟也應(yīng)是簡便和實(shí)用的。
　　在實(shí)施過程中，應(yīng)避免過分專注于細(xì)節(jié)的習(xí)慣行為，這類行為會導(dǎo)致具有負(fù)面作用的慣性。例如，從所有項(xiàng)目收集詳細(xì)項(xiàng)目狀態(tài)信息，然后花費(fèi)大量時(shí)間對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)分析就屬于這類行為。這是對時(shí)間和資源的浪費(fèi)，不僅僅因?yàn)檫@些工作會花費(fèi)時(shí)間和資金，還因?yàn)闆]有人在實(shí)際工作中會使用這些分析結(jié)果，也不會有人把所有項(xiàng)目組合管理要素都視為有價(jià)值的而進(jìn)行考慮。以下方法有助于消除這類行為：
　　(1)僅收集關(guān)鍵的少量數(shù)據(jù)。這種情況下，可以應(yīng)用帕累托的80/20規(guī)則：絕大多數(shù)收益來自僅僅20%的數(shù)據(jù)，因此主要的問題是識別這20%的數(shù)據(jù)并收集它們。項(xiàng)目管理論壇
　　(2)不要對數(shù)據(jù)進(jìn)行過度分析。通常所說的“分析導(dǎo)致癱瘓”就屬于這種情況。在項(xiàng)目組合董事會會議及項(xiàng)目組合經(jīng)理的相關(guān)活動(dòng)中，應(yīng)僅對項(xiàng)目和項(xiàng)目組合進(jìn)行簡潔的分析，并將重點(diǎn)放在這些分析的用途上。
　　(3)在里程碑級跟蹤項(xiàng)目過程。從戰(zhàn)略級項(xiàng)目組合管理的角度看，定義了關(guān)鍵項(xiàng)目階段和里程碑，并收集和分析了綜合的項(xiàng)目信息就足夠了。并且，在項(xiàng)目組合的運(yùn)營級，也不需要所有的詳細(xì)信息。在項(xiàng)目組合管理中使用TOC方法時(shí)，必要的關(guān)鍵項(xiàng)目信息是緩沖消耗指數(shù)(Buffer con-sumption index)。
　　在項(xiàng)目組合管理的實(shí)施中，簡便性的另一重要方面與項(xiàng)目組合管理過程的自動(dòng)化緊密相關(guān)。筆者的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)顯示，許多執(zhí)行人員(甚至包括最高管理層的執(zhí)行人員)也希望項(xiàng)目組合管理過程的建立能夠應(yīng)用一些算法(精細(xì)或者不怎么精細(xì))，并且表現(xiàn)出實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的愿望。在現(xiàn)實(shí)中，項(xiàng)目組合管理過程當(dāng)然也可以嵌入一些自動(dòng)化元素，例如電子郵件通知、審批或數(shù)據(jù)同步等。但是，由于戰(zhàn)略級項(xiàng)目組合管理和運(yùn)營級項(xiàng)目組合管理都具有高復(fù)雜性，因此無法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，我們也不應(yīng)忘記，我們討論的是項(xiàng)目組合“管理”，其中人扮演關(guān)鍵角色，各種圖形分析、氣泡圖以及高效率的前沿技術(shù)僅僅是管理人員做出最終的項(xiàng)目組合管理決策的支持工具。
　　在項(xiàng)目組合管理的整個(gè)過程中，實(shí)用性始終都是不容忽視的。最終的目標(biāo)是構(gòu)建可以幫助管理公司項(xiàng)目業(yè)務(wù)的系統(tǒng)，高層管理人員、中層經(jīng)理以及項(xiàng)目經(jīng)理都要使用這一系統(tǒng)。因此，關(guān)鍵是這一系統(tǒng)在實(shí)踐中應(yīng)發(fā)揮出自己的作用，并為公司帶來理想的業(yè)務(wù)收益。

實(shí)施項(xiàng)目組合管理的其他關(guān)鍵問題
　　還有其他一些問題也需要在實(shí)施項(xiàng)目組合管理的過程中進(jìn)行解決，如下所述：
　　(1)激勵(lì)機(jī)制。應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目和項(xiàng)目群經(jīng)理的能力為其提供報(bào)酬，這些能力包括平衡項(xiàng)目與公司目標(biāo)(公司目標(biāo)高于項(xiàng)目目標(biāo))的能力以及管理利益相關(guān)方及與相鄰組織的合作關(guān)系的能力。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)整個(gè)項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)和項(xiàng)目的結(jié)果對職能經(jīng)理(部門經(jīng)理)進(jìn)行激勵(lì)。
    (2)構(gòu)成結(jié)構(gòu)化框架的治理過程和結(jié)構(gòu)的建立，它們在戰(zhàn)略級及運(yùn)營級項(xiàng)目組合管理中為決策制定流程提供支持。穩(wěn)健可靠的治理結(jié)構(gòu)是項(xiàng)目組合管理過程獲得接受并在實(shí)踐中得到應(yīng)用的前提條件。在治理結(jié)構(gòu)內(nèi)應(yīng)確定的最主要的一些方面是：時(shí)間、決策形式、組織層級、治理閾值(Threshold)以及關(guān)于項(xiàng)目和項(xiàng)目組合的決策標(biāo)準(zhǔn)與決策。www.mypm.net
　　(3)為項(xiàng)目組合管理提供支持的軟件。關(guān)鍵問題為是否真正需要某軟件以及需要哪種軟件——標(biāo)準(zhǔn)軟件還是內(nèi)部開發(fā)的軟件。基于電子表格的一些工具可為基本的項(xiàng)目組合管理過程提供支持。但是隨著項(xiàng)目數(shù)量以及收集到的數(shù)據(jù)量的增加，軟件成為必需。因此，必須對項(xiàng)目組合及項(xiàng)目管理方面短期和長期的需求進(jìn)行分析，并根據(jù)這一分析結(jié)果選擇軟件。應(yīng)該明白，沒有任何一款軟件可以處理所有事情，因此，在選擇項(xiàng)目組合管理軟件時(shí)識別出優(yōu)先需求會很有幫助。
　　在公司內(nèi)實(shí)施項(xiàng)目組合管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)絕不僅僅是一項(xiàng)技術(shù)任務(wù)。它涉及的主要是項(xiàng)目組合管理(包括戰(zhàn)略級項(xiàng)目組合管理與運(yùn)營級項(xiàng)目組合管理)及項(xiàng)目管理方面大量的運(yùn)營方式的變革，因此關(guān)鍵成功因素是公司內(nèi)文化變革的正確實(shí)現(xiàn)。文化變革應(yīng)包含下列要素：①打破不同公司單元之間的邊界，擯棄部門本位思想;②在較高的管理層級引入“團(tuán)隊(duì)工作”及團(tuán)隊(duì)方法，取代“我的部門”的思維方式;③將從戰(zhàn)略到戰(zhàn)略級項(xiàng)目組合管理、項(xiàng)目組合計(jì)劃，再到項(xiàng)目組合與項(xiàng)目控制及項(xiàng)目執(zhí)行的所有層級聯(lián)系起來。
　　成功的實(shí)施還應(yīng)包含與項(xiàng)目組合及項(xiàng)目管理的核心主題相關(guān)的一些主題，例如統(tǒng)一的公司標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)，部門經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的激勵(lì)機(jī)制等。
    成功的實(shí)施需要簡單而實(shí)用的方法，再加上對業(yè)務(wù)收益(包括項(xiàng)目管理/項(xiàng)目組合管理過程的各個(gè)利益相關(guān)方的收益)的關(guān)注。而首要的，應(yīng)該是系統(tǒng)的思維方式：將項(xiàng)目業(yè)務(wù)及活動(dòng)視為組成要素相互關(guān)聯(lián)、擁有共同目標(biāo)的系統(tǒng)，而不要將其視為單獨(dú)的個(gè)體。（資料來源：項(xiàng)目管理者聯(lián)盟）
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