如何做好項(xiàng)目的范圍管理

    確定項(xiàng)目范圍是項(xiàng)目起始階段的戰(zhàn)略工作之一，項(xiàng)目精益管理的戰(zhàn)略思想是杜絕無(wú)價(jià)值活動(dòng)。項(xiàng)目范圍管理的精益原則是JIT原則、系統(tǒng)化原則、無(wú)縫化原則、專(zhuān)注于項(xiàng)目的使命、簡(jiǎn)化和變“成批移動(dòng)”為“單件流動(dòng)”。項(xiàng)目范圍是指為了成功達(dá)到項(xiàng)目的目標(biāo)，項(xiàng)目所規(guī)定要做的事項(xiàng)。確定項(xiàng)目范圍就是定義項(xiàng)目管理的工作邊界，確定項(xiàng)目的目標(biāo)和項(xiàng)目可交付成果，即為項(xiàng)目界定一個(gè)界限，劃定哪些事項(xiàng)是屬于項(xiàng)目應(yīng)該做的，而哪些事項(xiàng)是不應(yīng)該包括在項(xiàng)目之內(nèi)的。確定項(xiàng)目范圍是項(xiàng)目起始階段的戰(zhàn)略工作之一。
　　一、項(xiàng)目范圍的涵義
　　在項(xiàng)目中，”范圍”(Scope)一詞的涵義有如下兩個(gè)方面：一是產(chǎn)品規(guī)范，即一個(gè)產(chǎn)品或一項(xiàng)服務(wù)應(yīng)該包含哪些特征和功能。以及這些特征和功能具體是怎樣的。二是工作范圍，即為了交付具有所指特征和功能的產(chǎn)品所必須要做的工作;簡(jiǎn)單地說(shuō)就是項(xiàng)目做什么，如何做，才能交付該產(chǎn)品。產(chǎn)品規(guī)范就是對(duì)產(chǎn)品要求的度量，工作范圍在一定程度上是產(chǎn)生項(xiàng)目計(jì)劃的基礎(chǔ)。項(xiàng)目的產(chǎn)品規(guī)范和工作范圍應(yīng)高度一致，以保證項(xiàng)目最終能夠交付滿(mǎn)足特定要求的產(chǎn)品。工作范圍以產(chǎn)品范圍為基礎(chǔ)，工作范圍的確定是一個(gè)由一般到具體、層層深入的過(guò)程。
　　產(chǎn)品本身包含一系列要素，有其各自的組成部分，每個(gè)組成部分又有其各自獨(dú)立的范圍，即使一個(gè)項(xiàng)目只是一個(gè)單一產(chǎn)品也不例外。例如，一個(gè)新的電話系統(tǒng)可能包含四個(gè)組成部分—— 硬件、軟件、培訓(xùn)及安裝施工，其中，硬件和軟件是具體產(chǎn)品，培訓(xùn)和安裝施工則是服務(wù)，具體產(chǎn)品和服務(wù)形成了新的電話系統(tǒng)這一產(chǎn)品的整體。如果項(xiàng)目是為顧客開(kāi)發(fā)一個(gè)新的電話系統(tǒng)，要確定這個(gè)項(xiàng)目的工作范圍，首先就要確定這個(gè)新的電話系統(tǒng)應(yīng)具備哪些功能，然后具體定義系統(tǒng)的各組成部分的功能和服務(wù)要求，然后明確項(xiàng)目需要做些什么工作才能達(dá)到這些功能和特征。確定了項(xiàng)目范圍也就定義了項(xiàng)目的工作邊界，明確了項(xiàng)目的目標(biāo)和主要的項(xiàng)目可交付成果。項(xiàng)目的可交付成果往往又被劃分為較小的、更易管理的不同組成部分。
　　確定項(xiàng)目范圍，其結(jié)果需要編寫(xiě)正式的項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)，并以此作為將來(lái)項(xiàng)目決策的基礎(chǔ)。有些項(xiàng)目管理教科書(shū)或項(xiàng)目管理手冊(cè)中，把確定項(xiàng)目目標(biāo)與確定項(xiàng)目范圍結(jié)合起來(lái)形成一個(gè)文件，叫做項(xiàng)目參考條款(Term of Reference，T•O•R)。項(xiàng)目參考條款包括項(xiàng)目目標(biāo)、定義項(xiàng)目所應(yīng)交付的產(chǎn)品(包括中間產(chǎn)品和最終產(chǎn)品)、項(xiàng)目的基本內(nèi)容等。隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，這份文件可能需要修改或細(xì)化，以反映這些界限的變化。
　　范圍說(shuō)明書(shū)應(yīng)該包括三個(gè)方面的內(nèi)容：(1)項(xiàng)目的合理性說(shuō)明：解釋為什么要進(jìn)行這一項(xiàng)目。(2)項(xiàng)目目標(biāo)。(3)項(xiàng)目可交付成果。
　　二、確定項(xiàng)目范圍的作用
　　確定項(xiàng)目范圍對(duì)項(xiàng)目管理來(lái)說(shuō)有三個(gè)方面的作用：一是可提高項(xiàng)目費(fèi)用、項(xiàng)目時(shí)間和項(xiàng)目資源估算的準(zhǔn)確性，二是提供了進(jìn)度衡量和控制的基準(zhǔn)。三是有助于清楚地分派責(zé)任。
　　1.可提高項(xiàng)目費(fèi)用、時(shí)間和資源估算的準(zhǔn)確性。項(xiàng)目的工作邊界定義清楚了，項(xiàng)目的具體工作內(nèi)容明確了，這就為準(zhǔn)確估算項(xiàng)目所需的費(fèi)用、時(shí)間、資源打下了基礎(chǔ)。如果項(xiàng)目的具體工作內(nèi)容不明確，項(xiàng)目的費(fèi)用、時(shí)間和所需資源就不明確，項(xiàng)目完成的不確定因素大大增加，項(xiàng)目面臨極大的風(fēng)險(xiǎn)。
　　2.有助于清楚地分派責(zé)任。項(xiàng)目任務(wù)的分派需要明確項(xiàng)目包括那些具體的內(nèi)容，具體有哪些要求，完成的產(chǎn)品應(yīng)達(dá)到什么水準(zhǔn)等內(nèi)容，也就要明確項(xiàng)目范圍。項(xiàng)目范圍的確定即確定了項(xiàng)目的具體工作任務(wù)，這為清楚地分派任務(wù)提供了必要的條件。
　　3.提供了項(xiàng)目進(jìn)度衡量和控制的基準(zhǔn)。項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目組織根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)的規(guī)定，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施工作進(jìn)行的各項(xiàng)活動(dòng)的具體安排。要做好計(jì)劃，就要明確有哪些具體的工作，應(yīng)達(dá)到什么要求，也就是要確定項(xiàng)目范圍。可以說(shuō)項(xiàng)目范圍是項(xiàng)目計(jì)劃的基礎(chǔ)，項(xiàng)目范圍確定了，就為項(xiàng)目進(jìn)度衡量和控制提供了基準(zhǔn)。
　　正確地確定項(xiàng)目范圍對(duì)項(xiàng)目成功非常重要，如果項(xiàng)目的范圍確定得不好，有可能造成最終項(xiàng)目費(fèi)用的提高，因?yàn)轫?xiàng)目范圍確定得不好會(huì)導(dǎo)致意外的變更，從而打斷項(xiàng)目的實(shí)施節(jié)奏，造成返工，延長(zhǎng)項(xiàng)目完成時(shí)間，降低勞動(dòng)生產(chǎn)率，影響項(xiàng)目組成員的干勁。
　　三、項(xiàng)目范圍管理
　　項(xiàng)目范圍的管理也就是對(duì)項(xiàng)目應(yīng)該包括什么和不應(yīng)該包括什么進(jìn)行定義和控制。項(xiàng)目范圍管理按照項(xiàng)目范圍管理的過(guò)程包括啟動(dòng)、范圍計(jì)劃、范圍定義、范圍核實(shí)、范圍變更控制等內(nèi)容。
　　啟動(dòng)就是正式承認(rèn)一個(gè)新項(xiàng)目的存在或一個(gè)已有項(xiàng)目進(jìn)入下一個(gè)階段的過(guò)程。在某些組織中，一個(gè)項(xiàng)目只有在可行性研究或初步計(jì)劃完成之后才能正式啟動(dòng)。項(xiàng)目一般是由于市場(chǎng)需要、經(jīng)營(yíng)需要、顧客需求、技術(shù)進(jìn)步、法律要求等一個(gè)或多個(gè)需要而啟動(dòng)的。
    范圍計(jì)劃的核心工作是編寫(xiě)正式的項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)和范圍管理計(jì)劃。一份正式的范圍說(shuō)明書(shū)對(duì)于項(xiàng)目及其子項(xiàng)目都是必要的。 范圍定義就是把項(xiàng)目的主要可交付成果(如范圍說(shuō)明書(shū)中所定義的)劃分為較小的、更易管理的單位。范圍定義的工具主要是工作分解結(jié)構(gòu)樣板。工作分解結(jié)構(gòu)樣板。工作分解結(jié)構(gòu)(work breakdown structure，WBS)是由項(xiàng)目各部分構(gòu)成的面向成果的”樹(shù)”，讀”樹(shù)”定義并組成了項(xiàng)目的全部范圍。一個(gè)組織過(guò)去所實(shí)施的項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)常�？梢宰鳛樾马�(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)的樣板。雖然每個(gè)項(xiàng)目都是獨(dú)一無(wú)二的，但仍有許多項(xiàng)目彼此之間都存在著某種程度的相似之處。許多應(yīng)用領(lǐng)域都有標(biāo)準(zhǔn)的或半標(biāo)準(zhǔn)的工作分解結(jié)構(gòu)可以用作樣板。
　　范圍核實(shí)是項(xiàng)目的利益相關(guān)者，如項(xiàng)目發(fā)起人、客戶(hù)等，對(duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行最終確認(rèn)和接受的過(guò)程。核實(shí)過(guò)程要求重新審查項(xiàng)目產(chǎn)品和工作結(jié)果以確保一切都正確無(wú)誤并令人滿(mǎn)意地完成了。如果項(xiàng)目被提前終止，范圍核實(shí)過(guò)程應(yīng)確定項(xiàng)目完成的層次和程度，并將其形成文件。
　　范圍變更控制即對(duì)項(xiàng)目范圍的變化進(jìn)行控制。范圍變更控制的工作內(nèi)容主要有：①對(duì)造成范圍變化的因素施加影響，以保證變化是有益的;②判斷范圍變化已經(jīng)發(fā)生;③當(dāng)實(shí)際變化發(fā)生時(shí)對(duì)變化進(jìn)行管理。范圍變更控制必須與其他控制過(guò)程，如時(shí)間控制、成本控制、質(zhì)量控制等結(jié)合起來(lái)。
　　四、項(xiàng)目范圍管理的精益原則
　　(1)JIT原則。JIT是Just InTime的縮寫(xiě)，原意是“恰好及時(shí)”，在精益生產(chǎn)中引申為“只在需要的時(shí)候，按需要的量，生產(chǎn)所需的產(chǎn)品”。在項(xiàng)目范圍管理中可引申為項(xiàng)目提供的產(chǎn)品功能剛剛好，項(xiàng)目的工作內(nèi)容剛剛符合實(shí)現(xiàn)這些功能的需要。
　　(2)系統(tǒng)化原則。系統(tǒng)化原則就是項(xiàng)目產(chǎn)品的功能和工作要形成系統(tǒng)性的結(jié)構(gòu)，這些功能和工作的有機(jī)聯(lián)系可實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的系統(tǒng)性目標(biāo)。
　　(3)無(wú)縫化原則。無(wú)縫化原則就是指項(xiàng)目范圍的管理部門(mén)和部門(mén)之間、工作任務(wù)和工作任務(wù)之間、前一階段的工作和后一階段的工作之間應(yīng)是連貫和一體的結(jié)合。
　　(4)簡(jiǎn)化。簡(jiǎn)化就是在項(xiàng)目范圍管理中盡量使工作變得簡(jiǎn)單、容易。簡(jiǎn)化是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵，項(xiàng)目設(shè)計(jì)得硬易于施工、安裝及維修，例如供貨商按照看板準(zhǔn)確及時(shí)的提供材料，所以不需要訂購(gòu)單;材料存放在使用點(diǎn)，因此不需要領(lǐng)料單。
　　(5)專(zhuān)注于項(xiàng)目的使命。項(xiàng)目的范圍管理一定要專(zhuān)注于項(xiàng)目的使命。只有與項(xiàng)目使命一致的功能才是有價(jià)值的。設(shè)計(jì)出工程師自已喜歡但與項(xiàng)目使命不一致的功能就是負(fù)價(jià)值活動(dòng)。在施工過(guò)程中工作人員的一個(gè)動(dòng)作若不能為項(xiàng)目帶來(lái)價(jià)值就是負(fù)價(jià)值活動(dòng)。從設(shè)計(jì)、材料采購(gòu)、工程施工的所有活動(dòng)必須將焦點(diǎn)放在項(xiàng)目的使命上。
　　(6)變“成批移動(dòng)”為“單件流動(dòng)”。成批移動(dòng)就是物料成批的移動(dòng)，單件流動(dòng)就是物料一件一件的按照工藝流程經(jīng)過(guò)各工作地進(jìn)行。成批移動(dòng)是工業(yè)社會(huì)的特征，隨著社會(huì)的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在信息化社會(huì)的今天，單件移動(dòng)將大大降低項(xiàng)目的負(fù)價(jià)值活動(dòng)。(項(xiàng)目管理者聯(lián)盟)
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