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邦永PM2項(xiàng)目管理軟件在系統(tǒng)集成行業(yè)中的全面應(yīng)用

作為專業(yè)的弱電系統(tǒng)工程承建商,名特網(wǎng)絡(luò)公司擁有先進(jìn)的管理理念和管理體系。隨著同時在建項(xiàng)目不斷增多,協(xié)調(diào)各個項(xiàng)目及公司各個職能部門...

云南亞太環(huán)保PM2運(yùn)用案例

運(yùn)用PM2項(xiàng)目管理系統(tǒng)能把公司各部門的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總,主要完善了企業(yè)內(nèi)部的管理,完善了各部門之間的流程做到統(tǒng)一化,通過報表的形式體現(xiàn)...

企業(yè)建立PMO的三個階段

發(fā)布時間:2015/9/2 9:13:00

PMO即項(xiàng)目管理辦公室,是項(xiàng)目型企業(yè)中管理和協(xié)調(diào)項(xiàng)目的機(jī)構(gòu)。我國目前的軟件企業(yè),以中小型企業(yè)居多,而這些企業(yè)中,又以項(xiàng)目型企業(yè)居多。何謂中小型企業(yè)是指50人以上,300人以下的以軟件或系統(tǒng)集成為主業(yè)的企業(yè)。中小型企業(yè)是最需要提高項(xiàng)目管理水平的,而往往這類型的企業(yè),又是最缺乏項(xiàng)目管理的。那么,如何建立企業(yè)自身合適的PMO呢?以下是筆者的工作總結(jié)供大家分享。
  第一階段,提出概念,成立組織
  萬事開頭難,很多組織結(jié)構(gòu)的改革由于面臨著權(quán)力的重新分配而困難重重。如果我們一開始就要建立一個全面管理項(xiàng)目的PMO,恐怕會遭到大家的一致反對。而且也沒有那么多的合格的項(xiàng)目經(jīng)理來讓大家信服。所以,應(yīng)該低調(diào)開始,提出建立PMO的概念,把PMO建立起來再說。此時的PMO,不干涉任何項(xiàng)目,也不需要增加人員,而使用現(xiàn)有人員兼職。這樣,阻力會非常小,那此時的PMO,又有什么用呢?
  首先,PMO統(tǒng)一大家的對外文檔模版,下發(fā)給各部門,所有的對外文檔,在交付客戶的同時,都要由PMO存底備份,這樣,會對以后規(guī)范項(xiàng)目流程打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。
  其次,組織培訓(xùn),財務(wù)比較寬松的公司,可以請專業(yè)的講師對目前實(shí)際擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理工作的人員進(jìn)行培訓(xùn),財務(wù)相對緊張的公司,可以找本企業(yè)項(xiàng)目管理實(shí)際經(jīng)驗(yàn)豐富,理論也較強(qiáng)的員工對其他人進(jìn)行培訓(xùn),這樣,可以提高全體的項(xiàng)目管理水平,同時,為PMO下一步發(fā)展在思想上鋪平道路。
  再次,核算項(xiàng)目成本,注意,此時僅僅是核算,而不是對項(xiàng)目進(jìn)行考核,對項(xiàng)目考核可能每個公司都有考核方案,不要隨便改變,這里,僅僅是對項(xiàng)目真正的成本和收益進(jìn)行核算,總結(jié)出核算辦法。
  通過這個階段的PMO運(yùn)作,至少可以產(chǎn)生幾個方面的影響,文檔齊全并且不怕人走把知識也帶走,大家的項(xiàng)目管理水平有了提高,總經(jīng)理能夠了解到項(xiàng)目的成本和效益。
  這階段的PMO,經(jīng)理最好由總經(jīng)理或總工擔(dān)任,人員可以抽調(diào)原有的行政人員負(fù)責(zé)文檔收發(fā)、保存等工作,抽調(diào)項(xiàng)目管理水平較高的人員進(jìn)行模版制作,培訓(xùn),成本核算等工作。此時,PMO雖然已是正式機(jī)構(gòu),但沒有正式人員,也無所謂辦公場所,條件簡陋,但可以讓大家感覺到他對公司的項(xiàng)目起到了一定的作用。容易獲得大家的支持和認(rèn)可。有些規(guī)模較小的公司做到這一步其實(shí)就可以了。
  第二階段,建立項(xiàng)目管理流程,監(jiān)控及輔助項(xiàng)目進(jìn)行
  有了第一階段的基礎(chǔ),PMO就可以進(jìn)入第二階段。這時,應(yīng)該建立相應(yīng)的辦公場所,固定部分辦公人員,由于中小型企業(yè)中熟悉項(xiàng)目管理的人員較少,而且往往都擔(dān)任著重要職務(wù),例如技術(shù)部經(jīng)理或市場部經(jīng)理等,或者在管理著比較重要的項(xiàng)目,所以,此時不能將他們變?yōu)镻MO的固定人員,而應(yīng)該讓他們繼續(xù)兼職但實(shí)際是PMO的核心人員。
  在這一階段,PMO的主要職能包括以下幾個方面:
  1、規(guī)范項(xiàng)目管理的流程,在總結(jié)眾多項(xiàng)目的基礎(chǔ)上,提出適合自己公司的項(xiàng)目管理流程,下發(fā)給各部門,但此時,不一定要求強(qiáng)制執(zhí)行。二是讓大家參考流程進(jìn)行項(xiàng)目管理,同時提出問題及意見。由于文檔模版是按流程設(shè)置的,所以,在執(zhí)行過程中,不會與流程有太大的偏差,但同時又有靈活性,便于修改。
  2、項(xiàng)目管理工具培訓(xùn),挑選適合企業(yè)的項(xiàng)目管理軟件,培訓(xùn)各項(xiàng)目經(jīng)理,讓他們能夠使用該軟件?梢詮膯螜C(jī)版過渡到網(wǎng)絡(luò)版,例如,Project2003,可以首先讓項(xiàng)目經(jīng)理們學(xué)會單機(jī)版的使用,隨著使用的普及,逐步過渡到全員使用網(wǎng)絡(luò)版。
  3、項(xiàng)目過程監(jiān)控,此時只監(jiān)控,不管理,通過工具軟件的使用,PMO可以監(jiān)控到項(xiàng)目管理的細(xì)節(jié),但此時,更多的是監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)展,隨時核算項(xiàng)目成本,PMO并不參與項(xiàng)目過程的管理。在監(jiān)控過程中,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),修改項(xiàng)目管理的流程。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
       4、輔助項(xiàng)目經(jīng)理,提出建議。讓項(xiàng)目經(jīng)理有更好的時間、成本、質(zhì)量意識。
  通過這一階段的實(shí)施,企業(yè)或從項(xiàng)目管理的混亂中逐步擺脫出來,尤其是作為高層,可以隨時掌握每一個項(xiàng)目的進(jìn)展情況。作為項(xiàng)目經(jīng)理,開始有進(jìn)度控制、成本控制等意識,管理水平會有明顯提高。
  很多企業(yè)得PMO到這個階段就可以了,要根據(jù)自己企業(yè)的情況進(jìn)行判斷。
  第三階段,協(xié)調(diào)管理各項(xiàng)目,管理項(xiàng)目經(jīng)理
  該階段,PMO主要有幾下職能:
  1、針對項(xiàng)目選派項(xiàng)目經(jīng)理,由項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目總負(fù)責(zé),可以有效地避免各部門推諉,扯皮等現(xiàn)象。而且,由于項(xiàng)目經(jīng)理相對專業(yè),可是使項(xiàng)目質(zhì)量提高。
  2、控制項(xiàng)目進(jìn)度,項(xiàng)目經(jīng)理直接向PMO經(jīng)理匯報。
  3、根據(jù)公司的戰(zhàn)略協(xié)調(diào)各項(xiàng)目的資源。
  這一階段是中小企業(yè)PMO相對較高的階段,我認(rèn)為,大多數(shù)中小企業(yè)到達(dá)這一階段后,就可以實(shí)現(xiàn)比較良好的項(xiàng)目管理。此時,PMO應(yīng)該成為企業(yè)中比較重要的部門,對項(xiàng)目管理具有實(shí)際的權(quán)限。應(yīng)該設(shè)置真正的項(xiàng)目經(jīng)理職位,授予通過前兩個階段,確實(shí)對項(xiàng)目管理有一定認(rèn)識,并且可以實(shí)際進(jìn)行運(yùn)用的員工。通過職位的正式任命,可以使他們成為PMO的真正員工,而原部門的工作成為兼職。 (項(xiàng)目管理者聯(lián)盟)
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