時間表在項目進度管理中的作用
發(fā)布時間:2017/7/19 9:29:00
項目經(jīng)理在管理項目進度時,通常都會編制項目時間表。項目時間表是項目完成所需步驟的一個基本的、動態(tài)的計劃表。時間表為項目的展開提供動力,在進行過程中設定里程碑,使你可以將自己的進度和預先設定的完成時間相比較。簡而言之,項目成敗就取決于時間表。
時間表要滿足三個標準
要使時間表真正有用,它必須有明確的時間和日期!敖ㄗh”、“盡快”、“在您盡早方便的時候”、“當我能抽出時間的時候”這些話根本沒用,只不過為進度延后自動提供了借口:我不方便,我沒空。
時間表不應只是鞭策人們行動,更應該鼓勵人們行動。時間表不應該只是逼著你或者其他人去完成一個不可能實現(xiàn)的目標。有效的時間表要滿足3個標準:
1、時間安排合理
有多少工作量?有多少時間?同時還需要處理什么事情?這樣安排是否合理及現(xiàn)實?在你預計的時間上再加多25%-50%,可以讓時間表更現(xiàn)實。大多數(shù)人在大多數(shù)項目上都會低估所需時間。
2、工作任務公平
你的時間進度安排公平嗎?你是不是為了生產(chǎn)力在“懲罰”別人?你手下的人有沒有被工作和苛刻的時間進度壓得喘不過氣來?通常,對于那些完成任務的人的“嘉獎”就是給他們更多的工作。
3、得到本人認可
只有你自己承諾的時間表才會真正有用。當然,很多時候你設定自己的時間表,這個時間表一般是現(xiàn)實和公平的。
為了做到以上幾點,你要考慮幾個關鍵問題:
1.在完成時間表的過程中有沒有障礙?
2.過程中我們可以設定的合理的幾個階段性目標是什么?
3.如果你做這項工作,對于我而言是否公平?
4.我是否能夠相信你能按時完成任務呢?
一個原則問題要切記:一個項目不是一下就過了6個月,時間是一天一天,一個星期一個星期溜走的。
用時間表拉回出軌項目
最現(xiàn)實、公平并且自我認可的時間表在項目進行中還是可能遇到麻煩。由于另一些事情的優(yōu)先程度提高了,一個本來進行得很順利的項目現(xiàn)在卻可能被放到了不重要的位置,一個非,F(xiàn)實的時間表一下變成了一個讓人泄氣的巨大的麻煩。你覺得事情出軌了,你甚至不知道如何實現(xiàn)目標。
你可以有幾個辦法讓出軌的項目再回到軌道上來,看看哪個辦法更適合你吧。
1、重新制訂時間表。也許你需要的只是延長或改變時間表,讓你喘口氣恢復力氣,特別是由于環(huán)境因素要求這樣做。時間表改了以后,你就回到軌道上,又繼續(xù)前進了。
2、重新檢查流程表。如果你的進度嚴重滯后,看看你的流程表。你是否能在流程中增加一到兩個緩沖區(qū),如果你已經(jīng)用光了所有的緩沖區(qū),看看能不能縮短哪個步驟的時間或加快進行?如果有一步是郵寄報告草案,那么可以使用隔夜快遞服務或發(fā)電子郵件,這能省不少時間。
3、刪除不必要的內(nèi)容。你的計劃里有沒有這樣的步驟:雖然可以錦上添花,但并不是項目成功的關鍵步驟?赡茏詈蟮慕Y果沒那么精細,但去掉一些裝飾物可以幫助你的項目走上正軌。
4、擴展資源,F(xiàn)在你有哪些資源?有沒有可能得到更多?如果有更多的人、更多的資金以及更多的設備和想法,是不是能有所改進?對于任何項目而言,已經(jīng)花了這么多時間、這么多錢,再多花一點也是值得的。
日本人有個習慣,就是把時間表和計劃書神圣化,一旦定下來就不會輕易去更改。雖然有時候過于死板僵化,但是在項目執(zhí)行中卻有著很大的效果。我們可以借鑒日本人的方式,將項目進度管理做到最好,當然把時間表圣旨化的傾向是不可取的。