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項目經(jīng)理如何做好任務(wù)分配

發(fā)布時間:2020/8/14 9:50:00

在工作中,你有沒有遇見這樣的狀況?
經(jīng)理,里程碑計劃我編好了,您看需要發(fā)送給誰?誰來拍板確定啊?
經(jīng)理,年終慶典買禮品這個工作,是咱們負責(zé)買還是公司采購部負責(zé)買啊?或者,我應(yīng)該找行政部?
經(jīng)理,質(zhì)量部的人說了,項目的質(zhì)量體系他們不負責(zé)寫,只負責(zé)監(jiān)督審核,怎么辦啊?咱們的人寫的不專業(yè)啊!
這些問題如果在項目中出現(xiàn)的多了,說明我們具體工作的權(quán)責(zé)分配有些不清楚。
這時可以借助一個工具——責(zé)任分配矩陣,來明確項目中每個個體的責(zé)任!

1、什么是責(zé)任分配矩陣
責(zé)任分配矩陣其實很簡單,它是一種將所分解的工作任務(wù)落實到項目有關(guān)部門或個人,并明確表示出他們在組織工作中的關(guān)系、責(zé)任和地位的一種方法和工具。項目管理者聯(lián)盟文章?lián)Q句話說,責(zé)任分配矩陣就是針對WBS拆解出來的工作,在組織內(nèi)進行分配。所以,只有你的項目計劃具備了兩個基本條件后,才能制定責(zé)任分配矩陣:
條件1:項目的WBS已經(jīng)編制好了
條件2:涉及到人員/部門都已經(jīng)清晰明確了,這兩個條件缺一不可。
需要強調(diào)的是,這個工具的核心是配置權(quán)限,也就是說,責(zé)任分配矩陣并不會明確指出每個人在項目中的具體工作,它只是明確指出個體在每個工作包中的權(quán)限到底有多大。

比如,在上圖這個案例中,在第三行的【修改外購軟件包】這項工作中,程序員是負責(zé)人▲,項目工程師負責(zé)審批○,決定該工作是否通過,項目經(jīng)理只需要被通知□,了解工作進展就可以了。
責(zé)任分配矩陣有不同的形式,上圖這個是用符號表示的,此外,還有我們熟悉的RACI責(zé)任分配矩陣。
RACI將4種職責(zé)以不同的字母來表示,分別是:誰負責(zé)(R=Responsible),即負責(zé)執(zhí)行任務(wù)的角色,ta具體負責(zé)操控項目、解決問題。項目管誰批準(A=Accountable),即對任務(wù)負全責(zé)的角色,只有經(jīng)過ta的同意或簽署之后,項目才能得以進行。
咨詢誰(C=Consulted),擁有完成項目所需的信息或能力的人,屬于輔助人員通知誰(I=Informed),應(yīng)及時得到通知的人員。

形式不同,但意義相同。責(zé)任分配矩陣中的符號,沒有什么固定標準,可以根據(jù)企業(yè)的實際需求來決定,只要在溝通過程中不出現(xiàn)誤區(qū)就都可以。
2、3點注意事項項目管理
想制作這個圖表不難,但如何使圖表發(fā)揮應(yīng)有的價值是更需要考慮的。經(jīng)過前人的經(jīng)驗總結(jié),我們發(fā)現(xiàn)以下三點,可以使責(zé)任分配矩陣發(fā)揮更大作用。讓團隊成員共同參與制定,項目經(jīng)理大多數(shù)情況下是權(quán)力較弱的,如果采取硬性“派工”的方式把任務(wù)分配完畢,可能并不會取得好效果。最好是在制定責(zé)任分配矩陣時,讓團隊成員共同參與,讓他們明確自己可以勝任的工作。最理想的情況是主動認領(lǐng)工作,這樣也會使得個人對所負責(zé)的工作有一定承諾。
如果遇到一些無人認領(lǐng)的較難任務(wù),項目經(jīng)理可以利用自己項目負責(zé)人的身份進行硬性分配,但也要利用溝通技巧和個人魅力等來減少壓迫感,可以說一些鼓勵性的話。比如:這個任務(wù)有點挑戰(zhàn),但你的能力是我們組里最突出的,相信你可以負責(zé),遇到問題我們再及時商量。通過這種公平公開的方式,項目經(jīng)理更可能讓職責(zé)劃分得到團隊成員的認可,在執(zhí)行的時候更能做到各盡其責(zé)。
每項活動中“負責(zé)人”是唯一的。責(zé)任分配矩陣中,每一項工作有且只有一個負責(zé)人,這一點也是非常重要的。我們都知道三個和尚沒水喝,如果你把同一項工作交給了張三、李四、王五共同負責(zé),那結(jié)果就是沒有人會負責(zé)。為了避免出現(xiàn)管理責(zé)任的推諉,每一項活動中負責(zé)任的人,都應(yīng)該是唯一的。職責(zé)分配需合理。

從開始的案例我們可以看到,項目經(jīng)理和項目工程師雖然職位高,但負責(zé)工作包最多的人卻是程序員。這是欺負程序員嗎?No。把開發(fā)、測試的工作交給程序員是人盡其才,還記得我們以前的段子嗎?把專業(yè)工作交給專業(yè)人才去做,中間過程應(yīng)該給予足夠的信任。項目經(jīng)理和技術(shù)leader當(dāng)然能做大部分的工作,但一個人的精力總是有限的,顧此就會失彼,所以,職責(zé)分配要合理。責(zé)任分配矩陣是一個用途廣泛的工具,它不僅能使項目工作在團隊內(nèi)的分配變得清晰,也能表明項目團隊和公司管理部門之間的權(quán)責(zé)配置,甚至還能清晰表達項目團隊和外部利益相關(guān)方之間的責(zé)任劃分。

 

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