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項目管理中范圍管理怎么做
發(fā)布時間:2020/11/17 11:33:00
范圍管理是項目管理中的一個專用詞匯,它的主要任務(wù)是界定項目包含且只包含所有
需要完成的工作,并對項目其他管理工作起到指導(dǎo)作用,以保證順利完成項目的所有
過程。確定了項目范圍,也就確定了項目的工作邊界,明確了項目目標(biāo)和項目主要可
交付成果。對于信息系統(tǒng)集成項目,如果不能明確地定義和有效地控制項目范圍,將
會產(chǎn)生非常嚴(yán)重的后果。
1.原因分析
項目經(jīng)理作為項目的承擔(dān)者,在規(guī)定時間內(nèi)利用有限資源保質(zhì)保量地完成項目,
讓客戶和公司都滿意是最終目標(biāo)。但是,讓客戶滿意不等于不斷滿足客戶無窮無盡的
需求,我們應(yīng)該分析范圍變更出現(xiàn)問題的根源。
(1)簽訂合同時缺少對信息系統(tǒng)集成項目熟悉的人員參加,導(dǎo)致項目目標(biāo)描述不清
,為后期的實施工作帶來困惑。
(2)客戶對信息系統(tǒng)項目缺乏全面了解,項目組對客戶需求細(xì)節(jié)的了解也不充分,
并且雙方對實現(xiàn)需求的方式的理解也存在差異。而雙方在項目初期又均未意識到這種
溝通上的不暢,會導(dǎo)致移交系統(tǒng)時才使問題暴露出來。
(3)項目組人員不能區(qū)分客戶真正需求和鍍金需求,全盤接受客戶的變更請求。范
圍的概念包含兩方面,一個是產(chǎn)品范圍,即產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特征或功能,另一個
是項目范圍,即為交付具有規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的工作。在確定
范圍時首先要確定最終產(chǎn)生的是什么,清晰界定其特性,以認(rèn)可的形式表達(dá)出來,比
如文字、圖表或某種標(biāo)準(zhǔn),能被項目參與人理解;在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步明確需要做什么工
作才能產(chǎn)生所需要的產(chǎn)品,即產(chǎn)品范圍決定項目范圍。
2.范圍管理的過程
范圍管理保證項目包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作,它主要涉及定
義并控制哪些是項目范疇內(nèi)的,哪些不是。范圍管理的基本內(nèi)容包括:項目啟動、范
圍計劃編制、范圍核實、范圍變更控制等。以下所討論的是其中比較重要的部分。
2.1 制定范圍計劃
“工欲善其事,必先利其器”。一個項目經(jīng)理要想真正管理好項目范圍,沒有必
要的技術(shù)和方法是肯定不行的。國外曾經(jīng)有人對項目失敗原因進(jìn)行調(diào)查,其中計劃被
放到了首位,可見它在項目管理中的重要性。
范圍計劃編制是將產(chǎn)生項目產(chǎn)品所需進(jìn)行的項目工作(項目范圍)漸進(jìn)明細(xì)和歸檔
的過程。不同的計劃詳盡程度不一樣,其中范圍說明和范圍管理計劃必須包含在內(nèi)。
范圍說明在項目參與人之間確認(rèn)或建立了一個項目范圍的共識,作為未來項目決
策的文檔基準(zhǔn)。范圍說明中至少要說明項目論證、項目產(chǎn)品、項目可交付成果和項目
目標(biāo)。
范圍管理計劃描述項目范圍如何進(jìn)行管理,項目范圍怎樣變化才能與項目要求相
一致等問題。它應(yīng)該包括一個對項目范圍預(yù)期的穩(wěn)定而進(jìn)行的評估(比如:怎樣變化、
變化頻率如何及變化了多少),以及對變化范圍怎樣確定,變化應(yīng)歸為哪一類(當(dāng)產(chǎn)品
特征仍在被詳細(xì)描述的時候,做到這點特別困難,但絕對必要)等問題的清楚描述。
2.2項目分解
完成項目本身是一個復(fù)雜的過程,必須采取分解的手段把主要的可交付成果分成
更容易管理的單元,最終得出項目的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)。
比較常用的方式是以項目進(jìn)度為依據(jù)劃分WBS,第一層是大的項目成果框架,每層
下面再把工作分解,這種方式的優(yōu)點是結(jié)合進(jìn)度劃分直觀,時間感強,評審中容易發(fā)
現(xiàn)遺漏或多出的部分,也更容易被大多數(shù)人理解。