項目管理中典型的失敗團隊會議
發(fā)布時間:2020/12/11 9:49:00
項目管理過程中,遇到的事務(wù)很多、很雜。因此為了通過發(fā)揮團隊的力量解決問題,很多時候需要召集項目干系人有效的針對問題進行討論,并快速決策,執(zhí)行會議達成共識的解決策略與方案。 但是,在實際的項目管控過程中,失敗的團隊會議經(jīng)常出現(xiàn),典型案例有哪些呢?
1、職級關(guān)系抑制團隊創(chuàng)造力;
項目評估、協(xié)調(diào)會議是為了解決問題,這是重點。但是在一些較為大型、復雜的項目管控過程中,在所難免的會出現(xiàn)一些問題。作為項目經(jīng)理有責任把這些問題拋出來進行分析處理。但是由于項目團隊成員組成的多樣性,不同的崗位職級背景,在會議上不敢發(fā)出自己的聲音,導致會議無疾而終,團隊創(chuàng)造力尚未發(fā)揮作用,便夭折在沉默中。
2、批評與嘲諷抑制團隊自發(fā)性;
會議是為了解決問題,但是拙劣的項目經(jīng)理會把會議變成批斗大會。通過指名道姓的批評與嘲諷來加強自身地位的權(quán)威性,其實,這種方式是很愚蠢的。項目經(jīng)理需要發(fā)揮會議主持人的作用,有效引導團隊成員就問題的發(fā)生進行自查、自檢、自省,避免在后續(xù)工作中再次出現(xiàn)類似的問題,吸取教訓,并自發(fā)性的提高自身能力,為項目團隊做出更大的貢獻。
3、會議由組織高層管理控制;
項目會議可以由組織高層召開,但是更為合理的應(yīng)該是由項目經(jīng)理去支持,有效的把控項目會議的過程,才是一個有質(zhì)量保證的項目會議。實際項目管控過程中,由于行業(yè)背景不一樣,很多組織高層缺乏一定的項目管理知識,憑借個人經(jīng)驗對項目履約過程進行干涉,但是有沒有足夠的精力進行全程管控,導致項目會議內(nèi)容走偏,直接使得項目會議沒有實現(xiàn)預期的會議目標。
4、會議準備工作不足;
一個初具規(guī)模的會議,涉及的職能部門、核心干系人較多,干系人潛在的關(guān)系較為復雜,如果沒有在會前進行合理的引導、溝通與確認,會議過程中,很多與會人員是抓不住會議重點的,甚至是對會議過程中提及到個個別專業(yè)術(shù)語、指標完全沒有概念。因此,部分與會者雖然是參加了會議,但是卻沒法就相關(guān)問題發(fā)表意見。這種情況也是失敗的一種典型。 總結(jié)一下,作為項目經(jīng)理,需要對項目的管控進行負責,具備一定范圍內(nèi)的職權(quán)與職責。那么,對于需要通過項目會議解決的問題,應(yīng)該在會前做好準備,與核心干系人溝通具體的需要決策的相關(guān)問題細節(jié),并讓核心的與會人員明確自身在會議過程中需要發(fā)揮的作用,同時保證項目會議的議程平穩(wěn)有效的逐步實現(xiàn),這才是一個項目會議需要實現(xiàn)的目標。 凡是沒有準備的會議,在把控的過程中往往會出現(xiàn)較多的干擾因素,不利于項目會議解決問題的擬定目標。因此,有效避開這些典型的會議誤區(qū),可以幫助項目經(jīng)理少走彎路,對于項目管理也是有一定的積極作用。