如何做好項(xiàng)目范圍管理

合同管理系統(tǒng)表示范圍管理是項(xiàng)目管理中的一個(gè)專用詞匯，它的主要任務(wù)是界定項(xiàng)目包含且只包含所有需要完成的工作，并對(duì)項(xiàng)目其他管理工作起到指導(dǎo)作用，以保證順利完成項(xiàng)目的所有過(guò)程。確定了項(xiàng)目范圍，也就確定了項(xiàng)目的工作邊界，明確了項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目主要可交付成果。對(duì)于信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目，如果不能明確地定義和有效地控制項(xiàng)目范圍，將會(huì)產(chǎn)生非常嚴(yán)重的后果。

1、原因分析：

項(xiàng)目經(jīng)理作為項(xiàng)目的承擔(dān)者，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)利用有限資源保質(zhì)保量地完成項(xiàng)目，讓客戶和公司都滿意是最終目標(biāo)。但是，讓客戶滿意不等于不斷滿足客戶無(wú)窮無(wú)盡的需求，我們應(yīng)該分析范圍變更出現(xiàn)問(wèn)題的根源。

(1)簽訂合同時(shí)缺少對(duì)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目熟悉的人員參加，導(dǎo)致項(xiàng)目目標(biāo)描述不清，為后期的實(shí)施工作帶來(lái)困惑。

(2)客戶對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目缺乏全面了解，項(xiàng)目組對(duì)客戶需求細(xì)節(jié)的了解也不充分，并且雙方對(duì)實(shí)現(xiàn)需求的方式的理解也存在差異。而雙方在項(xiàng)目初期又均未意識(shí)到這種溝通上的不暢，會(huì)導(dǎo)致移交系統(tǒng)時(shí)才使問(wèn)題暴露出來(lái)。

(3)項(xiàng)目組人員不能區(qū)分客戶真正需求和鍍金需求，全盤接受客戶的變更請(qǐng)求。范圍的概念包含兩方面，一個(gè)是產(chǎn)品范圍，即產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特征或功能，另一個(gè)是項(xiàng)目范圍，即為交付具有規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的工作。在確定范圍時(shí)首先要確定最終產(chǎn)生的是什么，清晰界定其特性，以認(rèn)可的形式表達(dá)出來(lái)，比如文字、圖表或某種標(biāo)準(zhǔn)，能被項(xiàng)目參與人理解;在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步明確需要做什么工作才能產(chǎn)生所需要的產(chǎn)品，即產(chǎn)品范圍決定項(xiàng)目范圍。

2、范圍管理的過(guò)程：

范圍管理保證項(xiàng)目包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作，它主要涉及定義并控制哪些是項(xiàng)目范疇內(nèi)的，哪些不是。范圍管理的基本內(nèi)容包括：項(xiàng)目啟動(dòng)、范圍計(jì)劃編制、范圍核實(shí)、范圍變更控制等。

2.1 制定范圍計(jì)劃：

工欲善其事，必先利其器”。一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理要想真正管理好項(xiàng)目范圍，沒(méi)有必要的技術(shù)和方法是肯定不行的。國(guó)外曾經(jīng)有人對(duì)項(xiàng)目失敗原因進(jìn)行調(diào)查，其中計(jì)劃被放到了首位，可見(jiàn)它在項(xiàng)目管理中的重要性。

范圍計(jì)劃編制是將產(chǎn)生項(xiàng)目產(chǎn)品所需進(jìn)行的項(xiàng)目工作(項(xiàng)目范圍)漸進(jìn)明細(xì)和歸檔的過(guò)程。不同的計(jì)劃詳盡程度不一樣，其中范圍說(shuō)明和范圍管理計(jì)劃必須包含在內(nèi)。

范圍說(shuō)明在項(xiàng)目參與人之間確認(rèn)或建立了一個(gè)項(xiàng)目范圍的共識(shí)，作為未來(lái)項(xiàng)目決策的文檔基準(zhǔn)。范圍說(shuō)明中至少要說(shuō)明項(xiàng)目論證、項(xiàng)目產(chǎn)品、項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目目標(biāo)。

范圍管理計(jì)劃描述項(xiàng)目范圍如何進(jìn)行管理，項(xiàng)目范圍怎樣變化才能與項(xiàng)目要求相一致等問(wèn)題。它應(yīng)該包括一個(gè)對(duì)項(xiàng)目范圍預(yù)期的穩(wěn)定而進(jìn)行的評(píng)估(比如：怎樣變化、變化頻率如何及變化了多少)，以及對(duì)變化范圍怎樣確定，變化應(yīng)歸為哪一類(當(dāng)產(chǎn)品特征仍在被詳細(xì)描述的時(shí)候，做到這點(diǎn)特別困難，但絕對(duì)必要)等問(wèn)題的清楚描述。

2.2 項(xiàng)目分解：

完成項(xiàng)目本身是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，必須采取分解的手段把主要的可交付成果分成更容易管理的單元，最終得出項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟

比較常用的方式是以項(xiàng)目進(jìn)度為依據(jù)劃分WBS，第一層是大的項(xiàng)目成果框架，每層下面再把工作分解，這種方式的優(yōu)點(diǎn)是結(jié)合進(jìn)度劃分直觀，時(shí)間感強(qiáng)，評(píng)審中容易發(fā)現(xiàn)遺漏或多出的部分，也更容易被大多數(shù)人理解。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟

2.3 范圍變更：

一個(gè)項(xiàng)目的范圍計(jì)劃可能制訂的非常好，但是想不出現(xiàn)任何改變幾乎是不可能的，因此，對(duì)計(jì)劃變更的管理是項(xiàng)目經(jīng)理必備的素質(zhì)之一。范圍變更并不糟糕，糟糕的是缺乏規(guī)范的變更管理過(guò)程。范圍變更的原因是多方面的，比如用戶要求增加產(chǎn)品功能、環(huán)保問(wèn)題導(dǎo)致設(shè)計(jì)方案修改而增加施工內(nèi)容。項(xiàng)目經(jīng)理在管理過(guò)程中必須通過(guò)監(jiān)督績(jī)效報(bào)告、當(dāng)前進(jìn)展情況等來(lái)分析和預(yù)測(cè)可能出現(xiàn)的范圍變更，在發(fā)生范圍變更時(shí)遵循規(guī)范的變更程序來(lái)管理變更。

建議企業(yè)的項(xiàng)目管理體系中包含一套嚴(yán)格、高效、實(shí)用的變更程序，它對(duì)管好項(xiàng)目至關(guān)重要。

3、項(xiàng)目變更控制：

項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組必須意識(shí)到范圍變更本身并沒(méi)有什么不對(duì)，事實(shí)上很多時(shí)候這會(huì)讓你的系統(tǒng)更健壯、更實(shí)用。客戶通常不能一開(kāi)始就確定所有需求，而且情況會(huì)隨時(shí)間而變化，如果不能包容變更，那么最終解決方案可能就達(dá)不到應(yīng)有的價(jià)值。

如果變更失控，后果也非常嚴(yán)重，甚至導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目的失敗。根據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，最可能引起信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目失敗的前三個(gè)因素分別為：缺乏用戶參與、不完整的要求和說(shuō)明、易變的要求和說(shuō)明，這幾個(gè)因素都直接或間接與范圍變更管理有關(guān)。

因此，必須進(jìn)行范圍變更控制。變更控制的目的不是控制變更的發(fā)生，而是對(duì)變更進(jìn)行管理，確保變更有序進(jìn)行。

為執(zhí)行變更控制，必須建立有效的范圍變更流程。這個(gè)流程應(yīng)該包括確認(rèn)變更、評(píng)估變更的商業(yè)價(jià)值、分析變更對(duì)項(xiàng)目的影響，以及提交給項(xiàng)目發(fā)起人進(jìn)行評(píng)價(jià)以確定是否執(zhí)行變更。但是僅有范圍變更流程尚不足以真正控制變更，這是因?yàn)轫?xiàng)目組的外部有許多壓力，同時(shí)與缺乏行之有效的變更控制手段密切相關(guān)。

目前，流行的變更管理思想認(rèn)為在范圍變更流程中有四個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)必須嚴(yán)格控制，即：誰(shuí)有權(quán)確認(rèn)變更、什么樣的變更需要執(zhí)行、變更的影響多大、客戶是否接受變更的代價(jià)。

3.1 誰(shuí)有權(quán)確認(rèn)：

事先明確客戶方有權(quán)提出變更請(qǐng)求的人員和項(xiàng)目組有權(quán)受理變更的人員，并且變更請(qǐng)求必須有書面材料。用戶需要向客戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出書面申請(qǐng)，由客戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批后移交實(shí)施方項(xiàng)目經(jīng)理。

這樣，對(duì)所有的變更雙方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都能做到心里有數(shù)。而且用戶在遞交書面變更申請(qǐng)時(shí)比較慎重，一般都在自己公司內(nèi)部經(jīng)過(guò)討論后進(jìn)行，減少了因用戶內(nèi)部看法不同導(dǎo)致的反復(fù)變更。

3.2 什么樣的變更需要執(zhí)行：

不是所有的變更都需要修改，更不是所有的變更都需要立刻修改。必須對(duì)客戶提出的范圍變更進(jìn)行審核，決定哪些變更需要修改和何時(shí)修改。

客戶一般對(duì)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目不甚了解，他們認(rèn)為很簡(jiǎn)單的事情可能解決起來(lái)會(huì)很復(fù)雜。因此項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組要冷靜地分析：用戶到底想要實(shí)現(xiàn)什么目的，抓住本質(zhì)的需求。如果用戶建議很難實(shí)現(xiàn)，可以和用戶進(jìn)行溝通，詢問(wèn)用戶是否可以用其他方式來(lái)實(shí)現(xiàn)其目的。

一般來(lái)說(shuō)，用戶的鍍金需求可以延期解決甚至不考慮，用戶的新增需求如果不是影響到核心業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)，也可以安排在現(xiàn)有功能的完善之后。

3.3 變更也要確認(rèn)細(xì)節(jié)再進(jìn)行：

項(xiàng)目組成員都要認(rèn)識(shí)到變更是有代價(jià)的。必須評(píng)估變更的代價(jià)和對(duì)項(xiàng)目的影響，并且要讓客戶了解到變更可能會(huì)發(fā)生的問(wèn)題，一起判斷變更是否依然要進(jìn)行。

在與客戶討論過(guò)程中，需要和客戶一起判斷：“修改是沒(méi)有問(wèn)題的，但是你能接受由此引起的進(jìn)度延遲、費(fèi)用增加、性能下降等嗎·”一般來(lái)說(shuō)，如果客戶認(rèn)為該變更是必須的(變更非常有可能是其上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出的)，就會(huì)接受這些后果，通過(guò)與客戶的協(xié)商，項(xiàng)目組可能會(huì)得到回報(bào)或者即使沒(méi)有回報(bào)也不會(huì)招致公司和客戶雙方的埋怨。如果客戶認(rèn)為該變更雖然有必要但是可以暫緩，雙方簽署備忘錄后留待以后解決。如果客戶認(rèn)為該變更可有可無(wú)，多數(shù)情況下會(huì)取消變更。

這時(shí)，比較穩(wěn)妥的做法是讓客戶對(duì)于明顯的變更做出確認(rèn)，一般是簽字確認(rèn)。這樣既可防止頻繁變更，也讓客戶認(rèn)識(shí)到變更帶來(lái)的工作量加大是項(xiàng)目延期的原因。

最后，變更進(jìn)行時(shí)必須保證最終方案的唯一性和完整性。同時(shí)，要對(duì)所有變更進(jìn)行跟蹤和驗(yàn)證，確保變更按要求完成。范圍管理對(duì)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目成敗有重要影響，執(zhí)行好范圍管理最重要的是建立行之有效的變更控制手段。