項(xiàng)目管理系統(tǒng)分享用項(xiàng)目管理思維做自我管理方式
發(fā)布時(shí)間:2021/4/2 10:03:00
本期由項(xiàng)目管理系統(tǒng)官方帶領(lǐng)大家了解怎樣用項(xiàng)目管理思維做自我管理,那么接下來我們一起來詳細(xì)了解下吧。
一、時(shí)間管理是自我管理的起點(diǎn)
首先時(shí)間是我們每個人都擁有的資源,或者說時(shí)間是管理者最基本的資源。
時(shí)間對每個人都是公平的,每個人每天擁有24 個小時(shí),每個人都可以通過有效管理自己的時(shí)間資源,為自己人生增值。
并且時(shí)間是我們每個人最常用的資源,不管我們是做一份計(jì)劃或總結(jié),是看一本書,還是工作累了離開座位倒一杯水,都要用到時(shí)間。
最重要的是,時(shí)間是唯一不可再生的資源,或者說,時(shí)間是我們最稀缺的資源。時(shí)間稍縱即逝,根本無法貯存,昨天的時(shí)間過去了,永遠(yuǎn)不再回來。
人往往最不善于管理自己的時(shí)間,心理學(xué)實(shí)驗(yàn)證明,人的時(shí)間感覺是最不可靠的,把人關(guān)在黑房間里,很快就會喪失對時(shí)間的感覺。
我們在日常的生活,工作中往往也說不清楚自己的時(shí)間是怎么打發(fā)的;谝陨戏治,時(shí)間管理是自我管理首要解決的基礎(chǔ)問題。
二、運(yùn)用項(xiàng)目管理思維,可有效進(jìn)行時(shí)間管理
項(xiàng)目是指在限定的資源和限定的時(shí)間完成的一次性任務(wù),具體可以是一項(xiàng)工程、課題、服務(wù)或者是活動。
項(xiàng)目管理思維不僅僅可以在工作中運(yùn)用,比如工作中的匯報(bào),員工培訓(xùn)。也可以運(yùn)用到生活中方方面面,比如旅游,聚餐。
學(xué)習(xí)上的上課,看書。人生中的婚禮,生子,買房,創(chuàng)業(yè)等。那如何運(yùn)用項(xiàng)目管理思維,進(jìn)行時(shí)間管理呢?
將事情進(jìn)行歸類,哪些是重要的事情?將重要的事情當(dāng)成項(xiàng)目來管理;美國管理學(xué)家科維提出時(shí)間“四象限”法的時(shí)間管理理論,把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進(jìn)行劃分,基本上可以分為四個“象限” :
即重要緊急(如客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財(cái)務(wù)危機(jī)等)
重要不緊急(如建立人際關(guān)系、人員培訓(xùn)、制訂防范措施等)
緊急不重要(如電話鈴聲、不速之客、部門會議等)
不緊急不重要(如上網(wǎng)、閑談、刷微信微博等)。
我們應(yīng)有重點(diǎn)地把主要的精力和時(shí)間集中處理那些重要但不緊急的工作上,這樣做到未雨綢繆,防患于未然。
那我們怎么定義重要?即什么是要事呢?要事有兩個標(biāo)準(zhǔn),要么是長期的影響,要么有全局的影響。兩種影響兼而有之,則是要事中的要事。
三、舉個例子
比如A 公司從B 公司進(jìn)口生產(chǎn)設(shè)備,當(dāng)B公司開始從上游產(chǎn)業(yè)擴(kuò)展到下游產(chǎn)業(yè),這時(shí)候A公司成為B公司下游產(chǎn)業(yè)的競爭對手, B公司為打壓A公司,將生產(chǎn)設(shè)備進(jìn)行提價(jià)或?qū)徺I設(shè)備設(shè)置障礙, 導(dǎo)致A 公司產(chǎn)品生產(chǎn)受到嚴(yán)重影響。
這時(shí)候A 公司解決目前面臨產(chǎn)品困境是要事,還是更改公司戰(zhàn)略,從下游產(chǎn)業(yè)擴(kuò)展到上游產(chǎn)業(yè),通過收購等手段來自己生產(chǎn)設(shè)備是要事呢?
相比之下,更改公司戰(zhàn)略是既有長期又有全局影響的要事中的要事。那怎么做到要事第一呢?具體說有三個原則:優(yōu)先,集中,經(jīng)常。
要事要優(yōu)先做。面對不重要的急事和不緊急的要事,后者優(yōu)先。因?yàn)榍罢卟恢匾瑢τ谧龌蛘卟蛔鲇绊懚疾淮。還有一個原因,不緊急的要事往往容易被忽略,所以要先做。需要注意的是,優(yōu)先做并不是指每天上班第一件事就做它,優(yōu)先指的是優(yōu)先安排進(jìn)自己的時(shí)間表,為它留出充足的時(shí)間。比如新產(chǎn)品包裝策劃工作是要事,但不是每天第一件事就是討論策劃,而是說,將此項(xiàng)工作安排到工作計(jì)劃表里面,優(yōu)先把工作安排進(jìn)去。
要事要集中做。留出整塊時(shí)間來做。集中是要事管理的一個技巧。例如新產(chǎn)品包裝策劃討論會可以安排每周周二、周五集中時(shí)間討論一次。
要事要經(jīng)常做,堅(jiān)持做,定時(shí)做。和集中一樣,重復(fù)也是一個重要的管理技巧。50%的時(shí)間,花在重要非緊急的事件上。也就是說每一天用在不緊急不重要,緊急不重要事件上的時(shí)間越來越少,將會有更充分的時(shí)間去做重要的事情。這里有一個方法,如果將近幾個月的計(jì)劃列個清單,每天從未來要做的事情里面挑三件事去做,這樣使你逐漸每天花50%的時(shí)間都在做重要不緊急的事件。
思考,按照項(xiàng)目管理的流程來思考重要的事情。項(xiàng)目管理包含五個步驟,分別是啟動,規(guī)劃,執(zhí)行,控制,收尾。
啟動是項(xiàng)目的識別和開發(fā)過程,進(jìn)行項(xiàng)目的可行性研究和分析。
規(guī)劃是管理的一種手段, 使項(xiàng)目的資源配置、時(shí)間分配更為合理,在實(shí)際執(zhí)行中可以不斷修改。
執(zhí)行最重要的是項(xiàng)目信息的溝通,即時(shí)提交項(xiàng)目進(jìn)展信息,以項(xiàng)目報(bào)告的方式定期更新項(xiàng)目進(jìn)展,保證項(xiàng)目質(zhì)量。
控制是及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差并采取糾正措施,使項(xiàng)目進(jìn)展朝向目標(biāo)方向或者更切合目前的現(xiàn)狀。這說明做規(guī)劃的時(shí)候并不是要規(guī)劃的完美,是可以在執(zhí)行過程中微調(diào)計(jì)劃,開始比完美更重要;在執(zhí)行的過程中智慧是增加的,微小的調(diào)整讓事態(tài)朝向目標(biāo)更好的發(fā)展。
收尾是對項(xiàng)目完整文檔、對項(xiàng)目干系人交代。值得注意的是并不是每一項(xiàng)事情都需要啟動,有一些可能是突發(fā)奇想的行為,直接跳過啟動研究的部分,對于這部分事情要更加重視收尾的部分,進(jìn)行總結(jié)與反思。
執(zhí)行,按項(xiàng)目管理的規(guī)劃來執(zhí)行重要的事情,形成項(xiàng)目管理思維。
在執(zhí)行階段,我們要注意規(guī)劃的各個節(jié)點(diǎn)。按照規(guī)劃執(zhí)行項(xiàng)目,時(shí)間上可以不斷優(yōu)化調(diào)整,比如第一個項(xiàng)目和第二個項(xiàng)目是并行的關(guān)系,時(shí)間上可以并行執(zhí)行兩個項(xiàng)目。
例如看書和聽視頻,是否可以兩者配合起來一起做,在配合的過程中抓到兩者關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。在執(zhí)行中進(jìn)行控制,項(xiàng)目結(jié)束進(jìn)行收尾,形成對任務(wù)有頭有尾的整體完成狀態(tài)。