優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理一定會(huì)避開(kāi)這12個(gè)項(xiàng)目管理誤區(qū)!
發(fā)布時(shí)間:2021/8/16 10:12:00
每一個(gè)行業(yè)、職業(yè)和公司的發(fā)展和運(yùn)營(yíng)都有規(guī)可循。除此之外,還會(huì)有誤區(qū),項(xiàng)目管理領(lǐng)域也不例外。當(dāng)項(xiàng)目越來(lái)越多,工作越來(lái)越繁忙,而且時(shí)間有限時(shí),人們很容易就會(huì)盲目依賴于信念和直覺(jué)——甚至是那些你可能不知道的誤區(qū)。
本文介紹12個(gè)最常見(jiàn)的項(xiàng)目管理誤區(qū)。認(rèn)識(shí)到這些項(xiàng)目管理錯(cuò)誤觀念并努力克服它們可能帶來(lái)的挑戰(zhàn),對(duì)于確保項(xiàng)目是基于最佳實(shí)踐而不是錯(cuò)誤觀念來(lái)計(jì)劃、執(zhí)行和完成是至關(guān)重要的。
1、中途更改流程會(huì)使項(xiàng)目脫軌。
過(guò)去一年的一些事件擾亂了各行各業(yè)的運(yùn)營(yíng)。結(jié)果,項(xiàng)目在沒(méi)有引起任何注意的情況下就被打亂了,項(xiàng)目管理的每一個(gè)方面幾乎都發(fā)生了一些變化。
無(wú)論是需要采用新工具還是新的合作方式,這些變化都可能在大多數(shù)人中激起極大的恐懼,但對(duì)實(shí)踐和運(yùn)營(yíng)的改變,即使是出于暫時(shí)的需要而強(qiáng)加給企業(yè),也并不總是壞事,因?yàn)楸砻婵磥?lái)令人不安的變化也會(huì)帶來(lái)積極的結(jié)果。
交流過(guò)程和方式的改變將創(chuàng)造過(guò)去可能不存在的機(jī)會(huì),為新的思維方式和工作方式打開(kāi)了大門。俗話說(shuō)“需要是發(fā)明之母”。在不可預(yù)見(jiàn)的變化中找到一線希望的關(guān)鍵在于保持一種適應(yīng)的心態(tài)。要站在問(wèn)題之上,在變化破壞了所期望的一切時(shí),重新審視自己的思維方式。
2、項(xiàng)目中的一切都是可修復(fù)的。
項(xiàng)目管理專業(yè)人士是領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成功執(zhí)行項(xiàng)目、降低風(fēng)險(xiǎn)、與相關(guān)方合作、解決問(wèn)題以及其他許多事情的向?qū)В麄儾皇悄g(shù)師。項(xiàng)目經(jīng)理不可能解決所有的問(wèn)題,特別是當(dāng)問(wèn)題長(zhǎng)期得不到解決的時(shí)候。對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理、相關(guān)方和執(zhí)行人來(lái)說(shuō),重要的是要認(rèn)識(shí)到并接受何時(shí)該結(jié)束一項(xiàng)任務(wù)或者計(jì)劃,而不是投入更多的資源去查找失敗的原因。發(fā)現(xiàn)不可修復(fù)之處的關(guān)鍵在于早期發(fā)現(xiàn)和頻繁溝通,尤其是當(dāng)團(tuán)隊(duì)開(kāi)展遠(yuǎn)程工作時(shí)。
3、客戶總是知道他們想要什么。
通常認(rèn)為客戶知道他們需要什么,然而,更多的時(shí)候,他們只是知道自己希望達(dá)到的目標(biāo),而不了解到底需要什么,他們不知道他們的愿望清單有多么不現(xiàn)實(shí),也不知道愿望清單的各個(gè)部分是多么的相互矛盾。當(dāng)不可預(yù)見(jiàn)的變化使項(xiàng)目偏離軌道時(shí),這一點(diǎn)尤其適用,就像過(guò)去一年中無(wú)數(shù)企業(yè)所經(jīng)歷的那樣。
在這里,項(xiàng)目經(jīng)理和他們的團(tuán)隊(duì)可以幫助評(píng)估項(xiàng)目和選項(xiàng),縮減相關(guān)方的愿望清單,幫助確定滿足相關(guān)方戰(zhàn)略目標(biāo)的新項(xiàng)目的目標(biāo)。如果不考慮到變化因素對(duì)客戶真正的預(yù)期需求的影響,一個(gè)項(xiàng)目會(huì)輕而易舉的失去目標(biāo)。
4、以前的項(xiàng)目模板是未來(lái)成功的秘訣。
在過(guò)去一年里,變化太大了,導(dǎo)致對(duì)以往的項(xiàng)目管理方式提出了質(zhì)疑。很多團(tuán)隊(duì)從辦公室緊密合作轉(zhuǎn)變?yōu)檫h(yuǎn)程工作。溝通和資源配置發(fā)生了變化,相關(guān)方的需求和期望也發(fā)生了變化,以前的項(xiàng)目模板可能不再適用了。
向前看,不管以前的項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行得有多好,將相同的方法、技術(shù)、工具、協(xié)作風(fēng)格應(yīng)用到類似的項(xiàng)目中并不能保證成功。有很多其他的內(nèi)部或者外部因素可能會(huì)改變項(xiàng)目的結(jié)果,例如,時(shí)間、過(guò)程、人力、技術(shù)、文化或者其他差異。看似微小的變化可能會(huì)轉(zhuǎn)化為未來(lái)的重大差距。每個(gè)項(xiàng)目應(yīng)分別規(guī)劃和執(zhí)行;是的,以前項(xiàng)目的某些方面是可以應(yīng)用的,但需要極限測(cè)試,并且只有在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候才能加以應(yīng)用。
5、所有項(xiàng)目經(jīng)理都能成功地執(zhí)行任何項(xiàng)目。
盡管有相當(dāng)多的項(xiàng)目管理專業(yè)人員接受過(guò)相應(yīng)的培訓(xùn),能夠滿足相關(guān)經(jīng)驗(yàn)要求,但他們還是因人而異。無(wú)論兩個(gè)項(xiàng)目管理專業(yè)人員在紙上表現(xiàn)得多么相似,每個(gè)人在實(shí)踐中都會(huì)有不同的表現(xiàn)。他們的經(jīng)驗(yàn)、愿景、領(lǐng)導(dǎo)能力,以及協(xié)作風(fēng)格、方法、項(xiàng)目或者行業(yè)影響力將決定他們能提供什么,以及怎樣處理任何給定的項(xiàng)目。即使是在一個(gè)組織或者職能小組內(nèi),每一位項(xiàng)目經(jīng)理都應(yīng)該針對(duì)項(xiàng)目接受評(píng)估,以確保他們能夠滿足項(xiàng)目相關(guān)方具體且不斷變化的需求。
6、新項(xiàng)目經(jīng)理工作效率不如資深經(jīng)理。
每一名項(xiàng)目經(jīng)理都應(yīng)該根據(jù)他們的教育和培訓(xùn)經(jīng)歷、項(xiàng)目管理方法進(jìn)行評(píng)估。但經(jīng)驗(yàn)并不能保證成功,缺乏經(jīng)驗(yàn)也不意味著總是失敗。有些項(xiàng)目需要經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理,而有的項(xiàng)目則需要全新的視角,從新的角度來(lái)看待項(xiàng)目。
對(duì)于經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理、相關(guān)方或者執(zhí)行人來(lái)說(shuō),很難接受來(lái)自經(jīng)驗(yàn)較少的項(xiàng)目經(jīng)理的新方法,而這些新方法有時(shí)可能會(huì)為項(xiàng)目成功創(chuàng)造機(jī)會(huì)。好消息是,在充滿不確定性和復(fù)雜性的時(shí)期,資深項(xiàng)目經(jīng)理總是很受歡迎;在應(yīng)對(duì)新冠肺炎疫情引發(fā)的挑戰(zhàn)時(shí),情況就是如此。
7、項(xiàng)目經(jīng)理可以解決任何沖突。
很多項(xiàng)目經(jīng)理擅長(zhǎng)解決沖突,但這并不意味著他們能解決所有沖突。項(xiàng)目經(jīng)理通常必須與執(zhí)行人溝通,以幫助解決涉及團(tuán)隊(duì)成員、相關(guān)方和項(xiàng)目經(jīng)理本人的沖突。在這些情況下,需要外部幫助或者調(diào)解。解決沖突時(shí),需要各方都愿意解決問(wèn)題,如果各方都不配合,項(xiàng)目經(jīng)理也無(wú)法創(chuàng)造奇跡。
8、范圍變更表明項(xiàng)目正面臨麻煩。
范圍變更是項(xiàng)目中的常見(jiàn)現(xiàn)象,并不一定意味著麻煩或者項(xiàng)目失敗。事實(shí)上,根據(jù)行業(yè)、項(xiàng)目性質(zhì),項(xiàng)目復(fù)雜性或者其他因素,范圍變更可能是預(yù)期的或者必要的事件。當(dāng)變更頻繁且出乎意料時(shí),以及當(dāng)范圍變更后項(xiàng)目未來(lái)發(fā)展方向仍然不確定時(shí),就會(huì)引起對(duì)范圍變更的擔(dān)憂。
最近,幾乎所有企業(yè)都因這場(chǎng)疫情而經(jīng)歷了重大和頻繁的范圍變更。這些變更是不可避免的,但不一定會(huì)帶來(lái)麻煩。相反,這為企業(yè)創(chuàng)造了一種暫停狀態(tài),去重新評(píng)估所有項(xiàng)目和活動(dòng)。
9、技術(shù)可以解決一切。
技術(shù)是偉大的推動(dòng)因素,但不是萬(wàn)能的。企業(yè)的人員、流程和策略必須能夠與所實(shí)施的技術(shù)協(xié)同工作。很多時(shí)候,企業(yè)會(huì)被新技術(shù)所吸引,而忘記考慮其他重要因素。倉(cāng)促選擇的錯(cuò)誤技術(shù)可能會(huì)給所有相關(guān)人員帶來(lái)噩夢(mèng)。在考慮替換舊系統(tǒng)或者引入新軟件時(shí),必須慢下來(lái),要確保企業(yè)的上上下下都能有效地使用新技術(shù)。
10、項(xiàng)目經(jīng)理是團(tuán)隊(duì)中的頂級(jí)專家。
這是一種常見(jiàn)的誤解,有時(shí)是相關(guān)方、執(zhí)行人、團(tuán)隊(duì)、供應(yīng)商或者項(xiàng)目經(jīng)理本身的誤解。項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)是在項(xiàng)目的整個(gè)生命周期中起到督導(dǎo)、指導(dǎo)的作用,并利用來(lái)自公司其他領(lǐng)域的專家(SME)的知識(shí)來(lái)幫助執(zhí)行項(xiàng)目。在這次疫情中,項(xiàng)目經(jīng)理和其他職能小組專家不得不齊心協(xié)力應(yīng)對(duì)相關(guān)變化,項(xiàng)目經(jīng)理與領(lǐng)域?qū)<颐芮泻献鞯谋匾宰兊梅浅,F(xiàn)實(shí)。
11、如果一個(gè)項(xiàng)目在預(yù)算之內(nèi)并且按時(shí)完成,它將是成功的。
信不信由你,很多項(xiàng)目都是在預(yù)算內(nèi)按時(shí)完成的,但完全沒(méi)有達(dá)到交付目標(biāo)。盡管預(yù)算、及時(shí)交付和質(zhì)量是項(xiàng)目管理的基石,但還有許多其他考慮因素。最終可交付成果、項(xiàng)目執(zhí)行方式、相關(guān)方滿意度、團(tuán)隊(duì)協(xié)作以及很多其他因素都對(duì)項(xiàng)目的成敗有影響。重要的是要記住,隨著內(nèi)部和外部環(huán)境的變化,預(yù)算和時(shí)間表雖然很重要,但可能不是成功的主要試金石。最終,相關(guān)方的需求也會(huì)在整個(gè)項(xiàng)目中發(fā)生變化,并決定項(xiàng)目是否成功。
12、項(xiàng)目在簽收后就完成了。
當(dāng)相關(guān)方接受可交付成果并簽字時(shí),項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員會(huì)認(rèn)為項(xiàng)目已經(jīng)完成了。事實(shí)是,如果不花時(shí)間回顧經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)(任何項(xiàng)目都會(huì)有經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)),項(xiàng)目就不算真正完成。團(tuán)隊(duì)成員可能會(huì)覺(jué)得學(xué)到的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)是重復(fù)性的學(xué)習(xí)和浪費(fèi)時(shí)間,尤其是當(dāng)他們只想繼續(xù)新項(xiàng)目時(shí),但項(xiàng)目的這部分工作對(duì)于幫助團(tuán)隊(duì)避免重蹈覆轍至關(guān)重要。在項(xiàng)目的這部分工作中,所有團(tuán)隊(duì)成員都應(yīng)該參與,以減少錯(cuò)誤,為未來(lái)的客戶創(chuàng)造更多的價(jià)值。
文章來(lái)源:計(jì)算機(jī)世界,作者:本文作者M(jìn)oira Alexander是《領(lǐng)先還是落后:鏈接戰(zhàn)略項(xiàng)目管理和思想領(lǐng)導(dǎo)力》的作者,并且是Lead-Her-Ship集團(tuán)的創(chuàng)始人。她也是一名項(xiàng)目管理專業(yè)人士,是商業(yè)價(jià)格談話節(jié)目“技術(shù)開(kāi)講”欄目的撰稿人和聯(lián)合主持人。Moira曾在美國(guó)和加拿大從事了20多年的商業(yè)(IS&T)和項(xiàng)目管理工作。