IT項目過多,管理太難?NO!因為你還沒學會這七招。
發(fā)布時間:2021/9/13 10:30:00
因疫情而推遲的項目回到最重要的位置時,IT領導人會忙得不可開交。
下面介紹如何在不影響身心狀態(tài)的情況下持續(xù)地監(jiān)管和指導。
今天的CIO會感覺自己就像是馬戲團的表演者,同時處理多個項目,還要確保沒有一個項目失敗。當全世界開始在疫情后恢復過來時,隨著遠程工作、安全、數(shù)字化轉型、自動化及其他緊迫的項目開始需要重新關注和迅速完成,同時處理多個項目很快會變得更迫切。
由于壓力會變得很大,現(xiàn)在制定策略,規(guī)劃好如何在不犧牲時間、預算或質(zhì)量的前提下管理多個必要項目顯得很重要。以下7個技巧有助于避免出現(xiàn)手忙腳亂的局面。
1、成為項目領導人,而不是經(jīng)理。
許多IT主管在管理多個項目時常犯的一個嚴重錯誤是,將自己視為是項目經(jīng)理,而不是領導人。國防公司雷神情報和航天公司(Raytheon Intelligence and Space)的網(wǎng)絡保護服務項目經(jīng)理Byron Love Sr.解釋道:“你需要領導團隊成員,而不是僅僅管理預算、進度、范圍、質(zhì)量和風險。認為自己能獨自管理項目的項目經(jīng)理會導致團隊和組織失敗。”
成功的領導人指導團隊和每個項目經(jīng)理充當人肉傳感器:如果某個項目遇到了嚴重問題,他們會立即發(fā)出警告信號。Love說:“他們激勵團隊和經(jīng)理運用專業(yè)知識,確保項目處于正常軌道。項目越復雜、項目數(shù)量越多,要取得成功,就需要越多的項目管理領導經(jīng)驗和人才!
2、考慮大局。
面對多個IT項目時,清楚地了解企業(yè)目前的優(yōu)先事項很重要。如果能了解哪些項目最迫切需要,就可以將工作人員及其他資源分配給優(yōu)先級高的項目,而不太重要的項目可以繼續(xù)以較緩慢的節(jié)奏開展。匹茲堡市的創(chuàng)新和績效代理主管Heidi Norman表示:“企業(yè)組織對IT提出了許多要求,要求開展眾多有意思且有影響力的項目。每個要求都帶有一種緊迫感,而且很多時候,細節(jié)方面不是很清晰,因此問題開始冒出來!
Norman建議與企業(yè)管理層及其他關鍵的利益相關者建立起牢固的關系,以滿足他們的需求和期望,并確定項目的優(yōu)先級,確保所有項目都處在正軌上。她說:“缺乏溝通和不注意變更管理往往是最大的錯誤,也可能是最常見的錯誤!
零售和消費品咨詢公司Parker Avery Group的高級經(jīng)理David Birdsall認為,項目管理的成功80%取決于溝通。他說:“你需要能夠報告狀態(tài)和主要的心得,以便組織了解當前的情況!碧拐\的溝通也可以幫助IT領導人了解哪些項目需要立即關注、哪些項目可以在以后關注。
3、指定規(guī)劃經(jīng)理。
可用資源無力滿足多個高優(yōu)先級項目的需求時,這可能表明是時候任命一位永久或臨時規(guī)劃經(jīng)理了。這名規(guī)劃經(jīng)理是全職或兼職的,直接向CIO報告,負責處理項目狀態(tài)報告,并開發(fā)一套流程,以識別和管理風險、處理行動項并解決出現(xiàn)的懸而未決的問題。在許多組織,規(guī)劃經(jīng)理還處理資源和預算管理任務。
Birdsall表示,規(guī)劃經(jīng)理可以識別當前項目面臨的任何關鍵的約束條件或依賴關系,讓每個項目經(jīng)理有更多的時間關注核心任務,從而加快項目進度。他補充道:“此外,規(guī)劃經(jīng)理可以向每個項目經(jīng)理提供額外的監(jiān)督以/或協(xié)助,以確保任務按計劃進行。”
4、信任團隊。
一個項目開始落后于計劃進度時,許多IT領導人會犯下面這個錯誤:繞過項目經(jīng)理,試圖自己對該項目進行微觀管理。
IT管理和網(wǎng)絡監(jiān)控軟件提供商SolarWinds的首席極客Chrystal Taylor說:“他們覺得有必要參與針對項目做出的每一個決策,而不是信任其團隊、下放權力。”她警告說:“如果你無法信任團隊能夠高效地完成項目任務,那么你就還沒有為這項工作組建合適的團隊!
Taylor建議,除非項目恰好緊密整合或密切相關,否則不要將團隊成員指派到多個項目。團隊成員需要能夠專注于手頭的任務,沒有被與另一個項目有關的問題分散注意力。讓團隊成員通過他們的經(jīng)理來了解情況也很重要。Taylor特別指出:“任務和項目優(yōu)先級對他們來說不應該是未知的或混亂的。放手讓團隊成員發(fā)揮技能,絕對必要的時候介入,以提供指導或重新確定優(yōu)先事項,這樣才能確保每個人都成功!
5、利用自動化。
如果IT領導人未利用自動化來加快項目開發(fā),一開始就毫無必要地阻礙了其團隊。Taylor說:“力求提高效率(尤其是通過自動處理重復性任務)可以節(jié)省時間和資金!
IT咨詢和技術提供商AIM咨詢公司的工程副總裁Kyle Mizell表示,自動化可以使復雜流程易于重復,并減小出錯的可能性。他特別指出:“自動化已取得了許多進步,可以減少人為干預。這些進步有助于簡化和減少影響項目交付的‘不定因素’數(shù)量!
比如說,機器人流程自動化(RPA)技術利用機器學習和人工智能快速自動地執(zhí)行許多不同類型的通常很耗時的重復性任務,尤其是在數(shù)據(jù)提取和數(shù)據(jù)遷移流程方面。
6、避免重復。
許多IT領導人養(yǎng)成了單獨審查每個項目的習慣,因而未能積極主動地審查項目之間的依賴關系或彼此間的交互。相反,IT領導人應該與每個團隊領導人商議,看看是否有辦法讓幾個開展中的項目共享資源,從而加快開發(fā)進度和部署進度。
軟件培訓公司DevelopIntelligence的IT項目管理講師Ruth Anne Guerrero說:“同時處理多個IT項目的最好方法是從幾個不同的角度或‘視角’來分析它們。每個視角審查一組不同的項目特點,可能會發(fā)掘多個項目實現(xiàn)協(xié)同效應的機會!
通過多個視角觀察項目還可以盡早發(fā)現(xiàn)重復或彼此沖突的需求,同時確保有效利用資源并最大限度地減少最終用戶的困惑。Guerrero說:“從不同的視角來整體考察多個項目,可以發(fā)掘結合軟件變更和簡化所有相關項目工作的機會,這對項目資源及項目利益相關者來說都有利!