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如何讓會議更高效?

發(fā)布時(shí)間:2022/2/15 10:36:00

規(guī)模越大的公司,會議越多。職位越高的人大部分工作時(shí)間都是在開會中度過,甚至是開會開到?jīng)]時(shí)間工作。但這并不意味著開會是有價(jià)值的。

如果開會不能產(chǎn)生價(jià)值,它就沒有意義, 我稱之為“虛假繁忙”。

導(dǎo)讀:很多公司,特別是規(guī)模越大的公司,會議越多。職位越高的人大部分工作時(shí)間都是在開會中度過,甚至是開會開到?jīng)]時(shí)間工作。但這并不意味著開會是有價(jià)值的,如果開會不能產(chǎn)生價(jià)值,它就沒有意義, 我稱之為“虛假繁忙”。本文為大家簡單介紹如何開一個(gè)高效的工作會議。

1、會議必須解決問題。

一定要明確,會議不是拿來討論問題的,會議必須拿來解決問題。

如果你有了解決方案,希望大家表達(dá)意見可以開,方案確定以后要通知大家也可以開,除此之外不需要開會。開會是達(dá)成共識,而不是討論問題,因?yàn)殚_會討論問題不會有結(jié)果。

因此,會議必須要有一個(gè)很明確的主題,而且所有圍繞這個(gè)主題的資料要提前準(zhǔn)備,沒有準(zhǔn)備的會議就不要開,這是一個(gè)非常明確的要求。

如果這個(gè)方法論不做好的話,公司的整個(gè)效率都會低下。會議的工作方法決定公司兩件事情,一個(gè)是效率,一個(gè)是品質(zhì)。工作效率和工作品質(zhì)就由會議方法論決定,一定不要小看這個(gè)會議的方法論。

2、會議由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持。

開會誰來做主持人?一般來說解決問題的負(fù)責(zé)人來做主持人,因?yàn)橹挥兴艜氡M辦法讓這個(gè)會議有結(jié)果。如果不是對這個(gè)問題負(fù)責(zé)的人來主持,他就按流程把會議主持完,但是他絕對不關(guān)心會議的結(jié)果。這在方法論上是一個(gè)極大的錯(cuò)誤。

很多公司開會很喜歡讓老板來主持,我建議除了戰(zhàn)略會之外,老板都不要主持,因?yàn)橹挥袘?zhàn)略會是老板的責(zé)任,其他會都是別人的責(zé)任,應(yīng)該讓別人去做。比如說產(chǎn)品會、經(jīng)營會,其實(shí)都不需要老板主持,就應(yīng)該是那個(gè)主負(fù)責(zé)人去主持。

3、明確4個(gè)時(shí)間。

會議的所有時(shí)間要約定下來,這包括4個(gè)時(shí)間:

● 開始和結(jié)束的時(shí)間。

● 發(fā)言的時(shí)間。

● 與會者決議達(dá)成共識的時(shí)間。

● 行動方案確認(rèn)的時(shí)間。

我最怕大家開工作會議就是只出一個(gè)決定,這樣遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,一定要把行動方案也確定下來,就是做什么不做什么,都要確定下來。

還有一個(gè)特別請大家注意的,日常工作中,一個(gè)有效的會議最長就是40分鐘。

很多公司最喜歡開的都是幾個(gè)小時(shí)的會,什么時(shí)候開那么長的會議,一個(gè)是戰(zhàn)略會議,戰(zhàn)略會議一般會封閉兩三天,另一個(gè)就是半年度會議或者是年度會議。除此之外,日常會議都不要超過40分鐘。

為什么要這么短?

兩個(gè)原因,第一個(gè)原因就是來開會的人基本上都在重要崗位,開得越長,公司的成本越高。第二個(gè)原因就是解決問題的會議跟時(shí)間長度沒關(guān)系,跟前期準(zhǔn)備有關(guān)系。前期準(zhǔn)備得越充分,會議效率就會越高,所以日常會議一定要短。

4、開會的核心是談行動方案。

開會的目的是要解決具體問題。因此,開會的核心主要是談行動方案,不是談觀點(diǎn),也不是談問題。

我們在管理工作中遇到最大的問題是,大家陷在問題里。如果你仔細(xì)觀察,會發(fā)現(xiàn)很多公司的會議都是問題導(dǎo)向的——只要有問題,就召開會議,也正因?yàn)槿绱,企業(yè)內(nèi)部的會議非常多,另外,問題層出不窮。

正確的做法是,會議是行動方案導(dǎo)向的,也就是有問題不需要開會,而是明確行動方案才開會。有解決方案希望大家表達(dá)意見可以開,方案確定以后要通知大家也可以開,除此之外不需要開會,所有對問題的討論都在會后做。

開會是達(dá)成共識,而不是討論問題。因?yàn)橛懻搯栴}的會議往往很難達(dá)成共識,同時(shí)會耗費(fèi)時(shí)間,需要多人參與,這對解決問題而言,不是最好的解決方式。

要知道,理解和判斷問題應(yīng)該是回到問題發(fā)生地,而不是在會議室。所以會議對于問題而言,不是最好的解決路徑。

5、會議要得出結(jié)論。

會議開完了,一定要下結(jié)論。如果議而不決,甚至經(jīng)常無法把會議進(jìn)行下去,經(jīng)常跑題,經(jīng)常爭論并堅(jiān)持各自的見解,恐怕就無法進(jìn)行有效的決策了。我建議大家調(diào)整成這個(gè)樣子:日常會議開完,大家都清楚要做什么,然后就去做了。

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