學(xué)會三招,教你搞定項目進(jìn)度計劃
發(fā)布時間:2022/3/16 8:55:00
從事項目管理的工作,我們都習(xí)慣了做項目要先做計劃,項目進(jìn)度計劃編制有四步,通過WBS的工具方法確定項目工作任務(wù),建立底層工作任務(wù)的搭接關(guān)系,確定每個底層工作任務(wù)的工期;對工作任務(wù)進(jìn)行進(jìn)度計算,生成進(jìn)度計劃的甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖。四個步驟理解不難,進(jìn)度計劃編制上手也很簡單,但真正能夠做出一份可執(zhí)行的計劃往往就很難,問題出在哪里呢?
1、忽視WBS的重要性。
把WBS僅僅當(dāng)做工作分解的工具,而沒有真正把WBS作為管理項目范圍的方法。WBS作為工具理解很簡單就是借助層層分解的思想來拆解復(fù)雜的工作,分解過程中保證每一層級按照同一種規(guī)則分解,并且分解過程中保證百分百不漏項、不重復(fù)。作為工具很簡單,但作為方法則沒那么簡單。WBS分解是管理范圍的有效方法,因此WBS分解選擇用哪種分解方式需要結(jié)合我們的管理方式、管理需求來綜合考慮,畢竟WBS分解的目的是為了對項目工作進(jìn)行更好的管理。所以有利于管理是WBS分解必須要重點關(guān)注的。
2、忽視組織關(guān)系的重要性。
梳理工作的搭接關(guān)系,一般強(qiáng)制邏輯關(guān)系是必須遵守的也不會出錯的,但是對進(jìn)度計劃影響最大的其實是對組織關(guān)系的處理。組織關(guān)系主要涉及對工作、資源的統(tǒng)籌安排及協(xié)調(diào),所以經(jīng)驗豐富、系統(tǒng)思維強(qiáng)的人往往更能夠更好的處理組織關(guān)系,其制定的計劃可執(zhí)行也更強(qiáng)。因此掌握搭接關(guān)系的方法不是重點,重點在于結(jié)合經(jīng)驗怎么去運用這些方法。尤其對于組織關(guān)系的處理,需要結(jié)合項目的目標(biāo)要求、資源現(xiàn)狀與約束等來綜合統(tǒng)籌安排。
3、忽視工期估算的重要性。
在工期制定過程中有2個法則是需要我們關(guān)注的,一個是帕金森法則,工作總是要拖到規(guī)定的時間才能完成;另外是戈德拉特原則,項目會積累延期,卻不會積累提前的時間。因此在估算工期時我們要盡量考慮到管理的風(fēng)險,從工期上留有余量以規(guī)避進(jìn)度延期的風(fēng)險。
結(jié)合以上,無論是基于管理來考慮WBS的分解、還是統(tǒng)籌考慮工作與資源等來安排工作關(guān)系、以及考慮管理風(fēng)險而進(jìn)行的工期估算,我們發(fā)現(xiàn)影響進(jìn)度計劃有效性的不在于進(jìn)度編制的工具與方法,而在于掌握進(jìn)度計劃編制方法的人員。因此提升人員的管理技能、或從組織管理上制定措施減少人員主觀的影響對于制定有效可執(zhí)行的進(jìn)度計劃都是有效措施。
基于此,以下將從企業(yè)層面上可以采取的措施入手分享幾條經(jīng)驗供參考:
1.借項目進(jìn)度計劃模板減少人為主觀影響。
隨著企業(yè)項目管理的發(fā)展,為了規(guī)避項目管理人員水平的不同而導(dǎo)致的管理差異性,越來越多的企業(yè)開始著手構(gòu)建企業(yè)的典型項目進(jìn)度計劃模板。所謂典型項目進(jìn)度計劃模板,是從企業(yè)層級匯聚和該類型項目相關(guān)的各類專家共同研究制定的這一類項目進(jìn)度管理的范本。根據(jù)數(shù)據(jù)的不完全統(tǒng)計,通過進(jìn)度計劃模板制定項目進(jìn)度計劃,可以大大提高進(jìn)度計劃編制的效率(50%-80%)和質(zhì)量。因為同一類型的項目進(jìn)度計劃的一致性可高達(dá)60%級以上,借助進(jìn)度計劃模板可以有效規(guī)避不同人員的管理水平差異性,進(jìn)而提高項目進(jìn)度計劃編制的質(zhì)量,保證可執(zhí)行性。
2.巧用項目團(tuán)隊來制定項目進(jìn)度計劃。
首先項目的工作涉及到各個相關(guān)部門或模塊,項目經(jīng)理即便經(jīng)驗很豐富,也難以對所有模塊的工作都很了解,所以必須借助項目團(tuán)隊來共同編制項目進(jìn)度計劃,借助團(tuán)隊的力量來彌補人員管理經(jīng)驗的不足,減少人員主觀性對進(jìn)度計劃的影響。另外結(jié)合實踐經(jīng)驗,我們發(fā)現(xiàn)即便借助模板編制的計劃相對合理但執(zhí)行起來也可能會難以落地,其原因在于項目團(tuán)隊對于編制的計劃未能達(dá)成共識而影響了計劃的執(zhí)行力。因此基于這方面考慮項目進(jìn)度計劃也需要團(tuán)隊共同來制定。
項目計劃編制一般遵循自上而下確定里程碑,自下而上確定項目詳細(xì)計劃的原則編制,項目經(jīng)理根據(jù)項目交付要求明確關(guān)鍵里程碑節(jié)點,項目團(tuán)隊按照分工制定各自的分項計劃,最終達(dá)成一致,發(fā)布執(zhí)行。由于項目計劃是經(jīng)各方參與協(xié)商制定的計劃,一般情況下對于自己制定的計劃大家一般都會嚴(yán)格落實,所以一定程度上可以保證項目團(tuán)隊按照發(fā)布的計劃執(zhí)行。
3.巧用進(jìn)度計劃的“度”。
所謂“度”是指進(jìn)度計劃的細(xì)化程度,項目進(jìn)度計劃一定要根據(jù)項目的級別及項目的實際管理需要進(jìn)行考慮,千萬不能所有等級的項目一刀切進(jìn)行管理。
項目級別不同意味著項目的難度及風(fēng)險不同,因此管理的細(xì)化程度要求也必然不同,項目簡單,項目進(jìn)度計劃也可以適當(dāng)簡單;項目復(fù)雜,項目進(jìn)度計劃的細(xì)化程度也相應(yīng)較高,一定要結(jié)合項目級別來編制不同細(xì)化程度的進(jìn)度計劃。
另外進(jìn)度計劃的調(diào)整不可避免,并且肯定會存在一定的工作量,因此也要綜合考慮項目的復(fù)雜程度、項目的不確定性程度來考慮項目進(jìn)度計劃的粗細(xì)度。項目的不確定程度高,項目的進(jìn)度計劃在剛開始顆粒度可以適當(dāng)粗一些,在項目執(zhí)行過程在每月或每周進(jìn)一步細(xì)化和明細(xì)。這樣可以很大程度上減少計劃調(diào)整的工作量。越是復(fù)雜程度高、不確定性高的項目,進(jìn)度計劃的制定更是要遵循漸進(jìn)明細(xì)的原則,滾動更新,切忌追求完美。