大型活動項目風(fēng)險管理

特殊活動尤其容易受到風(fēng)險的影響。在活動領(lǐng)域中，風(fēng)險指的是特殊活動或慶典沒有達到預(yù)期目標的可能性。特定的場地、擁擠的人群、新雇的工作人員和志愿人員、大量設(shè)備的運輸、狂歡氣氛，這些都是危險潛在的地方。那些忽視風(fēng)險防范管理的活動管理者將會招致危險，并縮短自己的活動管理生涯。對潛在危險進行謹慎評估并采取預(yù)防措施是風(fēng)險管理的基礎(chǔ)。風(fēng)險并不一定會造成傷害。當一個活動主辦單位贏得了該活動的主辦權(quán)時，原因之一就是別的公司可能會認為主辦這個活動風(fēng)險過高。風(fēng)險是商業(yè)企業(yè)的基石，不冒風(fēng)險也就不存在競爭優(yōu)勢，不冒風(fēng)險也就不存在走鋼絲和極限運動。一個活動的特殊性，部分就在于它的風(fēng)險性——以前無人嘗試過。

根據(jù)澳大利亞的標準，術(shù)語“風(fēng)險管理”適用于與任何活動、儀式或過程相關(guān)的建立背景、確定、分析、評估、協(xié)商、監(jiān)控和傳達風(fēng)險的邏輯和系統(tǒng)方法，這些方法的使用在一定程度上可以最大限度地降低活動的損失，并增加成功的概率。風(fēng)險管理不僅要發(fā)現(xiàn)機會，還要避免或減輕損失�；顒庸芾碇械母鱾�部分都存在潛在風(fēng)險。勃朗赫(1990年)將主要領(lǐng)域的風(fēng)險進行了如下的分類。

1、管理：組織結(jié)構(gòu)和辦公布局可以減少對工作人員的風(fēng)險。

2、宣傳和公共關(guān)系：宣傳部分也需要進行風(fēng)險管理。宣傳人員本身具有的特點決定了他們在工作中更加關(guān)注行動所能帶來的成果，而傾向于忽視潛在的風(fēng)險。

3、健康和安全：大多數(shù)風(fēng)險管理都很關(guān)注這一領(lǐng)域。預(yù)防損失計劃和安全控制計劃都是任何風(fēng)險管理策略的重要組成部分。與食品特許的衛(wèi)生和衛(wèi)生設(shè)施要求相關(guān)的風(fēng)險應(yīng)該引起特別重視。

4、擁擠管理：對擁擠人群、酒類銷售和噪音控制的風(fēng)險管理。

5、保安：活動的保安計劃涉及到對風(fēng)險管理的考慮。

6、運輸：運輸、停放和公眾交通都存在潛在的危險，應(yīng)該引起足夠重視。

好的風(fēng)險管理策略還將涵蓋其他領(lǐng)域，這些領(lǐng)域的運作對于活動是至關(guān)緊要的，可能需要采取特殊的安全和保安預(yù)防措施，如售票和其他現(xiàn)金點以及通信。應(yīng)該對每一個領(lǐng)域的風(fēng)險加以確認并預(yù)先排除。風(fēng)險管理與整個活動的計劃同為一有機整體。針對活動管理的許多方面，風(fēng)險管理可以用一個循環(huán)來表示。這個循環(huán)由四個要素組成，這四個要素如下。

1 、確認。

將風(fēng)險預(yù)先排除需要技巧、經(jīng)驗和知識的配合。某些在活動工作人員看起來是安全的事情可能就暗藏危險。一個活動上使用了贊助商的標志，這個標志根據(jù)營銷管理人員的檢查已經(jīng)很安全地固定好了，但是還應(yīng)該由舞臺管理人員應(yīng)用他的專業(yè)知識確保標志固定的安全性。由于活動的管理者不可能熟悉每一個領(lǐng)域，所以最好召開一個風(fēng)險評估會議，集中所有工作人員和志愿人員的經(jīng)驗對風(fēng)險進行判斷。這樣的會議旨在集中風(fēng)險管理的經(jīng)驗。對于一個大型活動來說，可能需要聘請一位顧問。召開這樣的會議還是對現(xiàn)場工作人員進行風(fēng)險教育的良機，可以提高他們的警惕意識，最大限度降低風(fēng)險發(fā)生的可能性，并加強對風(fēng)險的控制。

確認技術(shù)：在確認風(fēng)險時有幾種輔助技術(shù)可以提供幫助。

（1）工作分解結(jié)構(gòu)：必須將整個工作分解為易于管理的小的部分，這將有助于更好地確認風(fēng)險。這種方法提供了一種可視化的計劃結(jié)構(gòu)，并且根據(jù)所需特殊技能和資源的不同將活動分成一個個單元。利用這種方式將整個活動分割成獨立的區(qū)域后，可以更清晰地看到可能存在的問題。但是，這種方法不能揭示那些由組合活動導(dǎo)致的問題。例如某一活動的售票問題可能本身并不存在風(fēng)險，但是如果同時還有一個主要贊助商退出，那么二者組合起來可能會導(dǎo)致活動的取消。

（2）測試活動：在舉辦大型體育活動之前通常都會先舉行一些較小的活動，旨在對場地、設(shè)備和其他資源進行測試。奧林匹克運動會的測試活動常能有效地消除任何潛在的問題。這樣的測試是自費進行的一次演習(xí)。許多會議之前進行的雞尾酒會也是用來對會議的某些方面進行測試。許多音樂節(jié)也在正式演出的前一天晚上舉辦一次公開音樂會，以便對設(shè)備進行測試。

（3）內(nèi)部/外部：為了更好地進行風(fēng)險分析，根據(jù)風(fēng)險的來源對其進行分類是非常有效的。內(nèi)部風(fēng)險一般出現(xiàn)在活動的策劃和執(zhí)行階段。這些風(fēng)險通常存在于主辦單位進行管理和控制的能力范圍之內(nèi)。外部風(fēng)險是由活動組織范圍之外的因素引起的，可能需要比較復(fù)雜的控制策略。針對這些風(fēng)險的策略主要著眼于如何減輕風(fēng)險造成的影響。例如，由一個足球明星取消演出造成的影響可以通過免費入場來將其最小化。

（4）失誤圖表：通過分析風(fēng)險的影響和回溯風(fēng)險的起因也可以發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險。這也稱做“由果及因”方法。例如缺票是一個可怕的后果。失誤圖表方法可以從這種情況開始，參考活動的不同情況來找出起因，然后就可以用列有起因的表格來管理風(fēng)險。

（5）事故報告：幾乎所有的大型公眾活動都有事故報告文件。這個文件包括在活動手冊中，當發(fā)生事故的時候，由活動工作人員填寫。

（6）應(yīng)急計劃：進行風(fēng)險分析的成果就是一份詳細的、根據(jù)不同情況采取何種應(yīng)變措施的整體計劃方案。應(yīng)急計劃中包括對風(fēng)險影響的反應(yīng)、相應(yīng)的決策過程、指揮鏈和一系列的相關(guān)行動。應(yīng)急計劃的一個實例就是對千年蟲威脅的反應(yīng)。

在澳大利亞新南威爾士的南岸，新年前夕需要制定一個緊急應(yīng)變計劃。如果千年蟲威脅到當?shù)睾＼姷能娪蔑w機場的計算機系統(tǒng)，那么海軍基地將執(zhí)行這個緊急應(yīng)變計劃。這將是在局部區(qū)域舉辦活動面臨的主要問題，尤其每年的這個時間也是當?shù)氐幕馂?zāi)高發(fā)時間段。

2、評估。

一旦確定了風(fēng)險，就可以將風(fēng)險表按照重要性級別進行排序。根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性和造成結(jié)果的嚴重性對風(fēng)險賦予不同的優(yōu)先級別。風(fēng)險評估會也可能成為“毀滅的預(yù)言”，對整個計劃過程做出了最為悲觀的判斷。這本身也是一個必須預(yù)先排除的風(fēng)險。由于要將會議所需的時間與整個活動的有限計劃時間相權(quán)衡，所以對會議要進行良好的控制，并將焦點放在關(guān)鍵問題上，這一點是至關(guān)重要的。一個卓有成效的風(fēng)險評估會將對潛在風(fēng)險進行廣泛深入但又現(xiàn)實的分析。

3、控制。

在對潛在風(fēng)險完成評估之后，活動管理者就需要對任何可能出現(xiàn)的問題建立控制機制�？梢允褂酶鞣N不同戰(zhàn)略。在勃朗赫(1990年)對活動風(fēng)險管理進行了全面闡述的手冊上，他提出以下幾種風(fēng)險控制策略。

（1）取消和避免風(fēng)險：如果面臨的風(fēng)險過高，就必須取消活動的所有組成部分。由于降雨的影響而遭到取消的大型活動中，室外音樂會也是其中之一。面臨的主要風(fēng)險并不是會造成聽眾的不適，而是受到漏電的威脅。

（2）減輕風(fēng)險：不能消除的風(fēng)險就要想辦法將它造成的影響降到最低。例如，為了消除活動所有可能的安全隱患，可能需要檢查每一個參加者。很顯然，這種解決辦法是無法實行的，這時就要采取風(fēng)險最小化戰(zhàn)略，比如說在更加顯眼的地方安裝一個金屬探測器或設(shè)置安全警衛(wèi)。

（3）降低已發(fā)生風(fēng)險的危害程度：安全計劃的一個主要部分就是為可能的已發(fā)生問題制定快速有效的反應(yīng)措施。對工作人員進行基本急救技能的訓(xùn)練可以減輕事故的危害程度�；顒庸芾碚邿o法排除自然災(zāi)害的發(fā)生，但是可以準備相應(yīng)的應(yīng)急方案以控制影響。例如，可以參看有關(guān)物流的章節(jié)(第13章)里的伍德福得災(zāi)難計劃。

（4）設(shè)計備份和替代方案：如果有什么事情出了差錯，可以通過使用替代方案來挽救整個形勢。例如，萬一魔術(shù)師不能參加孩子們的晚會，主辦者可以組織一次晚會比賽來款待孩子們。在很大程度上，備用發(fā)電機是大型室外活動的必備裝置。

（5）分散風(fēng)險：如果風(fēng)險可以通過不同領(lǐng)域進行分散，那么即使出了一些差錯，造成的影響也可以降低。其中一個戰(zhàn)略就是分散現(xiàn)金提取點，如售票口，這樣即使發(fā)生偷竊也不會威脅到整個活動的收入。擁有多個贊助商也是分散風(fēng)險的一個途徑。即使有一個贊助商中途撤出，也可以通過增加其他贊助商的份額來彌補。

（6）轉(zhuǎn)移風(fēng)險：可以將風(fēng)險轉(zhuǎn)移給對活動某方面負責(zé)的團體。轉(zhuǎn)包商需要承擔(dān)活動的部分責(zé)任。轉(zhuǎn)包合同中通常都包含一個條款，在活動期間轉(zhuǎn)包商為自己設(shè)備的安全和員工的行為負全責(zé)。在澳大利亞，大多數(shù)演出團體在參加活動前，都要求投保公共責(zé)任保險。

4、明確的活動風(fēng)險。

人群的管理：活動中擁擠人群的順暢管理受到許多因素的影響。第一個面臨的風(fēng)險就是對活動參與人員數(shù)目的正確估計。無論采取何種場地設(shè)計方案，過多的參與者都會造成活動資源的極度緊張。即使是免費舉辦的活動，如果參與人數(shù)過少也會影響整個活動的既定目標。在悉尼市的范圍內(nèi)發(fā)起的脊髓病患者運動會吉祥物活動僅有500人到場，而場地的策劃參加人數(shù)為上千人，這就表明對場地的預(yù)期過大。對擁擠人群的管理也包括對聽眾類型和行為標準的管理。對風(fēng)險管理來說，家庭聚會的優(yōu)先級顯然不同于一個搖滾音樂節(jié)的優(yōu)先級。利用在進行活動之前發(fā)布正確的信息做好參加人數(shù)的預(yù)計工作。

酒精：活動可以有多種類型，從一般的家庭野餐——邊看節(jié)目邊啜飲葡萄酒，到新年前夕擁擠的年輕人集聚在一起狂飲白酒。對法律而言，兩種情形沒什么不同。然而，后者造成的影響足以使一次活動被迫取消。對飲酒風(fēng)險的管理過程將滲入某些活動的方方面面，如限制售票數(shù)量、提前關(guān)閉旅店、增加保安和對某些地區(qū)實行宵禁。在達林港的新年前夕的慶�；顒又�，管理部門也發(fā)現(xiàn)破碎的玻璃是主要風(fēng)險。在過去，慶祝之后都要花費巨大的人力物力來清掃場地，，并且安全問題是極為重要的。在咨詢了所有的利益關(guān)系人之后，達林港制定了如下的風(fēng)險管理程序：

（1）在活動地點周圍設(shè)置圍網(wǎng)；

（2）只允許在授權(quán)地點出售酒類；

（3）所有公共場所都禁止飲用酒精類飲料并且不得出現(xiàn)碎玻璃；

（4）重新安排娛樂設(shè)施，開辟場地以吸引家庭及年長市民的參與；

（5）在所有廣告媒體中宣布這一新的政策。

通信：涉及通信的風(fēng)險是多種多樣的，因為它不僅涉及到活動的組織也涉及到風(fēng)險的報告。為活動辦公室建立正確的計算機和文件歸檔系統(tǒng)可以預(yù)防未來可能出現(xiàn)的問題。對優(yōu)秀的風(fēng)險管理來說，能方便快捷地得到所需信息是非常關(guān)鍵的。一個標準的或定制的報告程序也可以降低由無效通信帶來的風(fēng)險。通信也包括如何向公眾通告活動的進行，如當參與者在現(xiàn)場的時候要向他們提供各種信號標志、不斷向他們通告相關(guān)信息�；顒又改鲜窍蚬ぷ魅藛T和志愿人員通報與活動有關(guān)的程序、協(xié)議和概要信息的非常好的一種交流手段。但是也可能出現(xiàn)這種情況：提供的數(shù)據(jù)過多反而使重要信息變得不明顯，應(yīng)突出重點信息。

環(huán)境：現(xiàn)代商業(yè)活動所引起的環(huán)境問題越來越得到全體社會的廣泛關(guān)注。環(huán)境問題也是一個風(fēng)險問題。這里既存在很危險的風(fēng)險，如污染，危險物的溢出、傾倒和泄漏，也存在一些間接風(fēng)險，而這些風(fēng)險能夠通過廢棄物的回收、水和能源的保護來降至最低。根據(jù)活動的項目生命周期的不同，環(huán)境控制的優(yōu)先級和影響也不同。

緊急活動：對距離最近的救援服務(wù)機構(gòu)的了解以及該機構(gòu)的工作要求對于活動管理來說是強制性的要求。向外部救援中心求助是因為目前的情況已是非活動工作人員所能控制的，需要專業(yè)協(xié)助。當救援服務(wù)抵達的時候能否理解指揮鏈也是非常重要的。救援服務(wù)機構(gòu)不受活動管理者的控制，活動管理者在此時僅僅起到顧問的作用。在這種情況下，任何參與者都可以向救援機構(gòu)求助。

5、評論。

對風(fēng)險控制中成功和失敗的例子進行評價是計劃未來活動的中心任務(wù)。活動主辦單位應(yīng)該是“學(xué)習(xí)的組織”。對反饋進行分析和反應(yīng)是這一過程的必需環(huán)節(jié)。