項(xiàng)目經(jīng)理采購管理的流程

項(xiàng)目采購：當(dāng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)無法自行生產(chǎn)某些產(chǎn)品或服務(wù)時(shí)，為了讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的時(shí)程安排更順暢，以及提高工作效益，就會考慮將之外包給其他廠商。當(dāng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)無法自行生產(chǎn)某些產(chǎn)品時(shí)，就會考慮外包，而管理從外包商獲得結(jié)果的所有流程，即為項(xiàng)目采購管理。根據(jù)PMBOK指南，項(xiàng)目采購管理流程包括4個(gè)部分：

1、規(guī)劃采購。

指決定產(chǎn)品或服務(wù)要自制、租賃或外包。如果選擇外包，則要擬出外包計(jì)劃，以及明確產(chǎn)品及服務(wù)的規(guī)格。在與賣方議定合約時(shí)，主要的判斷依據(jù)是產(chǎn)品的形態(tài)、成本或各項(xiàng)資源的可取得性;并且視項(xiàng)目的需求，選擇不同的合約類型：

(1)固定總價(jià)或總包合同：在合同條件下，買方支付固定價(jià)格給賣方，二賣方要在此價(jià)格范圍內(nèi)，完成所有的工作內(nèi)容。

(2)成本償還合同：買方依據(jù)賣方實(shí)際執(zhí)行的工作內(nèi)容，支付賣方實(shí)際支出的成本，同時(shí)加上特定利潤給賣方。

(3)時(shí)間與材料合同：兼具以上兩種特性，用于金額較小的采購，或是買方對合同總價(jià)及采購數(shù)量尚未明確的情況。

在選定合約類型后，接著需要開出《采購清單及規(guī)格說明書》，制定尋找賣方的規(guī)則辦法：招投標(biāo)、詢價(jià)等。通常，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在這個(gè)階段，也應(yīng)該著手建立供應(yīng)商選擇的SOP和評定標(biāo)準(zhǔn)。

2、執(zhí)行采購。

廠商根據(jù)買方開出的需求(例如，確認(rèn)要購買的項(xiàng)目、數(shù)量，以及所需的功能和規(guī)格)，提供賣方報(bào)價(jià)單。在此階段，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將必須在“招標(biāo)說明會”上，回復(fù)賣方所提出的諸多問題，并在說明會結(jié)束后，將所有答詢記錄文件化，傳送給所有的賣方(廠商)，確保所有潛在賣方都能接收到相同并正確的信息。

在完成了“合格賣方清單”“賣方建議書”或標(biāo)單后，再來就是進(jìn)行賣方選定：這個(gè)工作的重點(diǎn)就在于列出最能滿足項(xiàng)目需求，并且能有效降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的賣方。在一般狀況下，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)通常都會同時(shí)選擇多個(gè)賣方，以分散項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn);除非是項(xiàng)目面臨了很大時(shí)程壓力、賣方具有項(xiàng)目所需產(chǎn)品的專利權(quán)、賣方具有獨(dú)特能力或資格(例如，具有某國際認(rèn)證)，或是雙方已簽訂長期合作條約等情況下，才會選擇單一賣方。

3、管理采購。

完成賣方選定之后，這時(shí)就進(jìn)入了“合約管理”的階段，目的是要確認(rèn)買、賣雙方都確實(shí)遵守合約中，白紙黑字定下來的規(guī)范和權(quán)利義務(wù)，同時(shí)維護(hù)雙方權(quán)益。有些組織會為了集中管理各項(xiàng)合約，而設(shè)立專職單位，此舉的優(yōu)點(diǎn)是能提升合約處理的專業(yè)性;不過，這種分成兩個(gè)單位作業(yè)的方式，也會造成項(xiàng)目經(jīng)理難以取得合約專業(yè)人員的協(xié)助。

4、結(jié)束采購。

在結(jié)案之前，必須完成每一個(gè)項(xiàng)目采購的流程。除了要按照合約上的結(jié)案程序，驗(yàn)收外包項(xiàng)目產(chǎn)品/采購項(xiàng)目，同時(shí)也要從此次采購流程中累積知識與技能，將項(xiàng)目中的經(jīng)驗(yàn)值、實(shí)務(wù)上的風(fēng)險(xiǎn)或規(guī)劃，轉(zhuǎn)化成文件，方便日后其他項(xiàng)目參考之用。在采購過程中，項(xiàng)目經(jīng)理雖然不直接處理合約相關(guān)事宜，但還是要協(xié)助采購人員，辨識所有風(fēng)險(xiǎn)，完成項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析，同時(shí)協(xié)助建立、修改及管理合約。在項(xiàng)目管理中，采購是很容易被忽略的一環(huán)，常會發(fā)生因采購環(huán)節(jié)規(guī)劃不夠嚴(yán)謹(jǐn)、樣品延遲送到，造成試驗(yàn)時(shí)間也跟著往后拖，因而牽動到其他流程等等問題發(fā)生。

項(xiàng)目采購畢竟不同，于一般日常采購，并未設(shè)有明確的KPI(關(guān)鍵績效指標(biāo))或衡量標(biāo)準(zhǔn)，因此對采購而言，他們很難判斷該如何適時(shí)地提供資源，協(xié)助項(xiàng)目完成，而這也形成了項(xiàng)目實(shí)務(wù)上的盲點(diǎn)，執(zhí)行時(shí)應(yīng)特別留意。此外，在采購實(shí)務(wù)上最不可輕忽的一件事，就是“供貨商的挑選”。

實(shí)用技巧：

（1）采購文件的復(fù)雜及詳細(xì)程度，會因?yàn)轫?xiàng)目采購的項(xiàng)目，和可承受的風(fēng)險(xiǎn)不同，而有所差異。

（2）合約工作說明書中，應(yīng)詳述工作內(nèi)容及附帶工作條件(例如，要定期進(jìn)行進(jìn)度報(bào)告)，以確保賣方能清楚完整地了解買方的需求及工作目標(biāo)。

（3）選擇合約類型時(shí)，可以考慮：項(xiàng)目開始之后變更的頻率與影響范圍、賣方執(zhí)行項(xiàng)目所需投入的時(shí)間及成本、業(yè)界使用的標(biāo)準(zhǔn)合約、市場競爭情形，以及風(fēng)險(xiǎn)高低等問題。