項目管理在電視直播活動中的運用

    電視直播，作為能在一個完整的時空里同步展現(xiàn)事件發(fā)生、發(fā)展全過程并可進(jìn)行互動的一種節(jié)目形態(tài)，主要被應(yīng)用于新聞、體育、文藝等諸多的節(jié)目形式之中，近年來隨著電視媒體競爭的日益加劇，電視直播活動以其高收視率，對各電視臺擴(kuò)大自身影響力，樹立頻道品牌形象的巨大作用，越來越引起各電視媒體的重視。稍有實力的電視臺，都樂于對重大新聞事件、慶典、賽事、文藝等活動進(jìn)行現(xiàn)場直播，將原生態(tài)的場景和新聞事件的發(fā)展進(jìn)程同步呈現(xiàn)給觀眾。
    電視直播活動由于涉及到策劃、主持、推介、包裝、攝像、剪輯、燈光、音響、字幕、傳輸、網(wǎng)絡(luò)等數(shù)十個工作環(huán)節(jié)，媒體開展此類活動一般都要動員多個部門的力量，有些大型活動甚至要聯(lián)合多家媒體之力進(jìn)行打造。而直播活動的管理好壞，控制能力的強弱又直接影響著直播的成敗。
如何將電視直播活動這一龐大的系統(tǒng)工程完成好已成為擺在廣大電視工作者面前一項重要課題。近些年來，筆者朋友所在的杭州電視臺不僅成功地直播了上百場自己策劃的大型文藝、慶典、新聞等活動，而且完成了與日本福井電視臺、韓國春川文化放送聯(lián)合舉辦的三國衛(wèi)星直播、西博會十四小時直播、跨越千年8小時直播、二十年二十件最有影響力的新聞事件頒獎晚會等多場重大直播活動。這一場場直播活動的順利開展，都得益于將項目管理的科學(xué)手段和方法引入電視直播活動。
    項目管理是美國二戰(zhàn)后為國防建設(shè)項目而創(chuàng)建的一種管理方法。如今項目管理的應(yīng)用領(lǐng)域已迅速擴(kuò)展到社會生產(chǎn)和生活的各個領(lǐng)域和各個行業(yè)。項目管理是管理者在有限的資源約束下，運用系統(tǒng)的觀點、方法和理論，對項目涉及的全部工作進(jìn)行有效的管理，即對項目從開始到結(jié)束的全過程進(jìn)行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評價，以實現(xiàn)項目的目標(biāo)。從項目管理的定義可以看出，既講社會效益、經(jīng)濟(jì)效益、又講效率的電視直播活動是非常適用項目管理的科學(xué)方法的。
從程序上說，電視直播活動策劃和實施要按照科學(xué)的項目管理步驟來執(zhí)行：
第一， 活動策劃
1. 立項：每年每個階段電視臺都有許多值得報道、值得關(guān)注的活動，如何選擇其中最有價值的活動，并且把這一活動作為一個直播項目確定下來，作為活動的報道者思路一定要很清晰。一場直播活動是否能成為一個好的項目，這其中最關(guān)鍵的一環(huán)就是所報道的活動必須有報道價值，題材新穎獨到，能吸引大家關(guān)注。
2. 進(jìn)行調(diào)查和可行性研究：電視直播活動調(diào)查有其特殊性，調(diào)查的內(nèi)容涉及到國家關(guān)于活動方面的政策和法規(guī)、觀眾關(guān)注的熱點、歷史上同類型直播的操作方法、直播場地的狀況和直播時間的選擇等�？尚行匝芯浚�是一個十分重要的工作步驟。主要包括直播活動是否符合國家、社會的需求，是否符合有關(guān)宣傳政策、紀(jì)律，當(dāng)然自身是否具有進(jìn)行直播的人力、財力、物力、技術(shù)設(shè)備也要進(jìn)行綜合考慮。
3. 提煉主題，進(jìn)行創(chuàng)意：如今的電視直播已不能靠個人的創(chuàng)意完成。任何一場直播活動都需要整個直播群體的開動腦筋、進(jìn)行創(chuàng)意，靠新聞、技術(shù)、行政等不同部門、崗位人員的組合群體策劃，多個學(xué)科知識的綜合和集體的智慧才能完成。
第二，辦理審批手續(xù)
    國家對于各類電視直播活動有著多項管理規(guī)定，如《廣播電視管理條例》、《關(guān)于切實做好廣播電視現(xiàn)場直播報道管理的通知》、《群眾參與的廣播電視直播節(jié)目管理暫行辦法》等。電視臺必須嚴(yán)格遵守這些規(guī)定，對于需向地方文化部門、公安部門、消防部門、環(huán)衛(wèi)部門、電力部門、園林管理部門等報批的，都要按照相關(guān)制度進(jìn)行審批。這樣既能保證直播活動的合理合法開展，又能取得相關(guān)部門的指導(dǎo)與幫助。
第三， 確定直播場地、主要活動參與人員。如今的電視直播已不再局限于小小的室內(nèi)演播室。在風(fēng)景如畫的湖畔，在層巒疊嶂的山林，在槍林彈雨的戰(zhàn)場，在激烈競爭的比賽場，在空中，在海里……都已成為許多直播活動的場地。選擇切合活動主題又具有直播設(shè)備、電力等方面條件需求的場地對于整個直播活動的順利進(jìn)行至關(guān)重要。直播活動需要準(zhǔn)備的工作千頭萬緒，錯綜復(fù)雜，所以盡早確定直播活動的策劃者、編導(dǎo)、技術(shù)人員、演職人員不僅有利于各項工作的開展，也能充分調(diào)動人員的工作積極性，盡早進(jìn)入直播狀態(tài)。
第四，制定活動籌備計劃：包括工作計劃、人員組織計劃、活動進(jìn)度計劃、財務(wù)預(yù)算計劃、文件檔案管理計劃、應(yīng)急計劃等。電視現(xiàn)場直播的完成是一家電視臺集體智慧的結(jié)晶，是團(tuán)隊精神的集中體現(xiàn)。據(jù)初步統(tǒng)計，在演播室以外的任何一個地方完成一場現(xiàn)場直播，都將會牽涉到七、八個部門的幾十個崗位，涉及到四、五個工作場面。這就需要編制科學(xué)的工作流程，制定詳細(xì)的工作計劃。從直播現(xiàn)場勘查、直播車停放、舞臺背景布置、VTR錄制、播放、直播活動的拍攝、節(jié)目的表演、現(xiàn)場電力、微波調(diào)試、各工作區(qū)域的聯(lián)系、信號的傳輸?shù)榷鄠�工作流程加以嚴(yán)格控制。電視直播的工作就象一座大的生產(chǎn)車間，而每項直播工作就象生產(chǎn)線上必不可少的環(huán)節(jié)，不管哪個環(huán)節(jié)上出現(xiàn)差錯都會導(dǎo)致整個工作流程運行的癱瘓。如何合理調(diào)配各個崗位上的人員，調(diào)動大家的積極性，激勵每一個人正確處理自己的直播角色是人員組織計劃的重要任務(wù)。制定這樣一份計劃通常電視臺都采用框圖式構(gòu)架，將各項工作由誰來負(fù)責(zé)、工作的具體情況及工作相互之間的聯(lián)系等內(nèi)容集中在一起用圖表的形式表明，讓所有工作人員一目了然。
    現(xiàn)場直播是一項組織性非常嚴(yán)密、和諧默契程度要求很高的工作，活動進(jìn)度計劃的制定有利于直播活動的每位參與人員了解活動的進(jìn)程，科學(xué)合理的安排自己的工作進(jìn)度，跟上整個直播團(tuán)隊的工作進(jìn)程。特別是直播活動的倒計時表，似乎在時刻提醒所有的活動參與者在限定的時間里完成所分配的工作任務(wù)，極大的提高了工作效率。直播活動的進(jìn)行需要很多東西，相應(yīng)會產(chǎn)生許多的費用。各項開銷如何處理，如何花費也是值得重視的問題。如果工作人員不敢確定某項開支應(yīng)由單位負(fù)擔(dān)還是自己承擔(dān)的時候，多數(shù)會選擇不去做這些工作或猶豫不決，這非常影響工作的正常開展。所以，活動負(fù)責(zé)人最好在直播活動前，擬定一個活動預(yù)算，初步估算所需的舞臺背景、宣傳包裝、演出費用、場館費用、餐飲支出、接待費等，做到心中有數(shù)，特別是許多直播活動會在雙休日或晚間進(jìn)行，這都不是財務(wù)部門、銀行的工作時間，費用必須提前預(yù)支，如果臨時支出這些經(jīng)費而沒有事先準(zhǔn)備的話都會將工作引入被動。此外讓每位工作人員了解相應(yīng)的財務(wù)報銷制度，解除疑慮，將會使直播工作更加順利的開展。每次直播活動都會產(chǎn)生很多的相關(guān)文件、檔案，如活動審批過程中的行政文件和與相關(guān)單位簽定的合同、新聞宣傳稿件、策劃方案、活動參與人員的資料、通訊聯(lián)系方式等。別小看這些文檔，它在整個直播活動中作用非常關(guān)鍵，可以說是活動賴以開展的前提條件。例如今年該臺與上騰娛樂、東方臺合作的“我型我秀”杭州賽區(qū)預(yù)熱賽直播活動，海選時選手填寫的報名表就很重要，它不僅紀(jì)錄了入選本次活動下一階段選手的聯(lián)系方式，也成為電視臺的一筆財富。因為有些具有特別才藝的人可能會因為種種原因不適合此次直播活動，但是一旦有合適的機(jī)會電視臺就能及時聯(lián)系他們，為他們創(chuàng)造展現(xiàn)自我的舞臺，成為豐富我們電視節(jié)目內(nèi)容的新生力量。應(yīng)急計劃常常成為容易被忽略的地方，一方面是因為直播活動進(jìn)行過程中出現(xiàn)的突發(fā)事件不容易讓人把握；另一方面則在于人們對直播活動的風(fēng)險管理缺乏清晰的認(rèn)識，意識里還沒有風(fēng)險管理的概念。但電視直播活動涉及面廣，影響大，要求高，誰也無法保證在這眾多的工作環(huán)節(jié)中每個人都不出問題，所以一份相對嚴(yán)密的應(yīng)急計劃還是少不了的。國家廣播電影電視總局制定了《關(guān)于群眾參與的廣播電視直播節(jié)目必須延時播出的通知》，對電視直播要求延時播出，這就是應(yīng)急計劃的措施。另外，對于室外的直播活動充分必須考慮天氣的因素。2004年該臺直播的《這里是亞洲》——中、日、韓三國衛(wèi)星直播，在直播前一天該臺還在風(fēng)和日麗的西子湖畔彩排，第二天距離直播前兩小時卻下起了雷雨，為此電視臺立即制定了雨天應(yīng)急播出方案，準(zhǔn)備臨時更換直播地點，變動節(jié)目播出順序，并與日本、韓國方面聯(lián)系取得共識。好在直播前20分鐘雨停了，所有節(jié)目都按照原來的播出計劃進(jìn)行，沒有啟用應(yīng)急播出方案。但經(jīng)過這次變動，也為大家敲響了警鐘，在今后的直播活動中進(jìn)一步增強了風(fēng)險意識，為完善直播應(yīng)急計劃積累了經(jīng)驗。
第五，活動的實施階段
    經(jīng)歷過電視直播活動的人一定都很了解，直播活動的開展現(xiàn)場簡直就象一個沸騰的油鍋，工作人員都保持著高度的緊張。它就像體育運動中的接力賽，又似球類運動中的傳球動作，必須要人人明白、會心、和諧，否則就會出現(xiàn)執(zhí)行偏差。各項工作一環(huán)扣一環(huán)，一旦出現(xiàn)狀況，如果每個人都“指手畫腳”、“自說自話”，那么整個直播場面一定會很亂。大家都不知道該聽誰的，都不知道各項工作的進(jìn)展如何，種種問題將接踵而至，直播現(xiàn)場也會失去控制。經(jīng)歷了多次直播活動的杭州電視臺在這方面積累了很多經(jīng)驗，一張統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排各項工作的直播串聯(lián)單成為保證電視直播順利開展的法寶。
直播串聯(lián)單
    有了這張串聯(lián)單，不僅讓節(jié)目的組織者更加清晰的了解節(jié)目的進(jìn)展程度，周全的考慮各個子項目所遇到的問題，而且也能讓參與直播的每個工作崗位的人員明白自己在什么時候，什么地方，該干什么，相關(guān)的工作崗位什么時候需要做什么，需要得到什么樣的協(xié)助，進(jìn)一步增強了各個工作環(huán)節(jié)之間的相互配合，推動直播活動順利進(jìn)行。
第六，活動后的評估和總結(jié)
    一場現(xiàn)場直播如果沒有科學(xué)的業(yè)績評價體系，就等于做了一次毫無意義的機(jī)械運動。電視臺要求對每次的直播活動進(jìn)行及時的總結(jié)和評價，通過社會反響、收視率數(shù)據(jù)等多項指標(biāo)進(jìn)行系統(tǒng)、客觀的分析，對直播過程中遇到的問題，出現(xiàn)的差錯進(jìn)行及時總結(jié)，并將積累的直播經(jīng)驗形成文字，為進(jìn)一步提高全臺的直播水平打下良好基礎(chǔ)。

                                                                            2009-8-21