淺談信息系統(tǒng)工程中的項目變更管理

    變更控制是信息系統(tǒng)工程監(jiān)理工作中的一項重要內(nèi)容，變更常伴隨著建設(shè)合同價格的調(diào)整及實施進(jìn)度的調(diào)整，是合同雙方利益的焦點(diǎn)，因此，合理確定并及時處理好項目變更，既可以減少不必要的糾紛，保證合同的順利實施，又有利于業(yè)主對工程造價的控制。
項目背景
    隨著新聞出版信息化的發(fā)展，新聞出版電子政務(wù)建設(shè)已經(jīng)起步。目前全國政府系統(tǒng)電子政務(wù)建設(shè)勢頭良好，按照信息化建設(shè)的四個階段：1、內(nèi)網(wǎng)辦公自動化2、門戶網(wǎng)站3、辦公業(yè)務(wù)資源專網(wǎng)4、網(wǎng)際連通，新聞出版總署機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)以及政府門戶網(wǎng)站已經(jīng)開始施建，旨在以信息技術(shù)手段支持新聞出版管理和服務(wù)水平的提高。在實施前期，通過對其他部委信息化建設(shè)的考察及調(diào)研，吸取其中的成功經(jīng)驗及失敗教訓(xùn)，業(yè)主對信息系統(tǒng)工程在應(yīng)用上的新的要求變得越來越清晰；隨著新技術(shù)的出現(xiàn)，集成商根據(jù)業(yè)主的要求，適當(dāng)?shù)卣{(diào)整技術(shù)方案，這就導(dǎo)致了項目建設(shè)中重大變更的出現(xiàn)。
變更的分類
    在信息系統(tǒng)工程建設(shè)項目的實施過程中，項目變更是指按照建設(shè)合同約定的程序?qū)�項目的部分或項目的全部功能、性能、架�?gòu)、技術(shù)指標(biāo)、集成方法、項目進(jìn)度等方面做出的改變，可以是合同實施過程中由于各種原因引起的設(shè)計變更、合同變更。包括投資變更、進(jìn)度計劃變更、實施條件變更以及原招標(biāo)文件中未包括的新增需求等。項目變更的范圍很廣，但由于各種原因的變更最終往往表現(xiàn)為設(shè)計變更，且考慮到設(shè)計變更在整個項目建設(shè)過程中的重要影響，將項目變更分為設(shè)計變更和其他變更兩大類。
    在項目建設(shè)的過程中，依據(jù)變更內(nèi)容的具體內(nèi)容及重要程度，將設(shè)計變更分為重要設(shè)計變更和一般設(shè)計變更。重要設(shè)計變更。指涉及項目的規(guī)模、特性、主要設(shè)備選擇、軟硬件選擇、系統(tǒng)架構(gòu)、已經(jīng)批準(zhǔn)的總工期及階段性工期等項改變的設(shè)計變更。一般設(shè)計變更。指涉及分部分項的改變、局部修改以及實施過程中一般設(shè)計問題處理引起的改變等內(nèi)容的設(shè)計變更。其他變更。除上述設(shè)計變更外，其他導(dǎo)致合同內(nèi)容發(fā)生實質(zhì)性變化的變更均屬于其他變更，如合同雙方對工期要求的變化、由于市場原因替換同類產(chǎn)品等。
變更控制的目的
    項目的建設(shè)或應(yīng)用環(huán)境是在變化的，需求和目標(biāo)也可能是變化的，因此項目本身也是變化的。不管項目在準(zhǔn)備階段的工作做的如何細(xì)致、全面，在項目實施過程中仍然會遇到各種預(yù)料之外的變化。同時，這些需求和要求的變更在項目進(jìn)程中出現(xiàn)的越晚，對于項目實施來說就越困難，項目成本消耗可能就越高。如果能有效地控制項目的變更，那么項目最終就能在變化的環(huán)境中成功實現(xiàn)。
項目變更的處理程序
    變更的提出。在項目建設(shè)初期，通過對其他部委的考察，業(yè)主深刻意識到必須運(yùn)用當(dāng)前的主流技術(shù)、先進(jìn)技術(shù)，建設(shè)以辦公自動化及網(wǎng)站建設(shè)為核心內(nèi)容的辦公內(nèi)網(wǎng)平臺，以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用促發(fā)展，實現(xiàn)新聞出版行業(yè)信息化建設(shè)與新聞出版業(yè)的改革發(fā)展相協(xié)調(diào)。因此，業(yè)主方向監(jiān)理單位提出書面的設(shè)計變更的要求。變更的審核。對于參與項目建設(shè)任何一方提出的設(shè)計變更要求和建議，首先交由監(jiān)理單位審查，分析研究設(shè)計變更經(jīng)濟(jì)、技術(shù)上的合理性與必要性后，提出設(shè)計變更建議的審查意見，并報業(yè)主。監(jiān)理單位在審查中對變更項目的單價與總價進(jìn)行詢價，分析了因變更引起的該項工程費(fèi)用增加或減少的數(shù)額。確定項目變更范圍及其實施難度；確定項目變更內(nèi)容的工作量；確定項目變更的單價或總價。另外，監(jiān)理單位還充分與業(yè)主、集成商進(jìn)行協(xié)商，就項目變更費(fèi)用及工期的評估情況與業(yè)主、集成商做好組織協(xié)調(diào)工作。一般設(shè)計變更，在業(yè)主授權(quán)范圍內(nèi)由監(jiān)理單位審查批準(zhǔn)，報業(yè)主備案，屬業(yè)主授權(quán)范圍外的，由監(jiān)理單位組織審查，業(yè)主單位批準(zhǔn)；對重要設(shè)計變更由業(yè)主組織最終審查后批準(zhǔn)。特殊緊急情況下的設(shè)計變更由監(jiān)理單位審查批準(zhǔn)，報業(yè)主備案。監(jiān)理單位要明確界定項目變更的目標(biāo)，根據(jù)收集的變更信息判斷變更的合理性和必要性，對于完全無必要的變更，在征得業(yè)主單位的同意后，可以駁回。
    在項目建設(shè)過程中，對重要變更，監(jiān)理與業(yè)主都先后進(jìn)行了多次審查，并由業(yè)主組織了最終審查。該項目方案經(jīng)過不斷修改，進(jìn)行了三次專家審查，最終得到了專家的認(rèn)可，并建議盡快實施。對一般變更，如網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的更換調(diào)整，由監(jiān)理方進(jìn)行審查批準(zhǔn)，報業(yè)主備案。 變更的實施。監(jiān)理單位對變更通知書或建議書審查后予以簽發(fā)。在組織業(yè)主與集成商就變更部分的報價及其他有關(guān)問題協(xié)商達(dá)成一致意見后，由監(jiān)理單位正式下達(dá)變更指令，集成商組織實施。
項目變更的處理原則
    由于變更涉及到補(bǔ)充協(xié)議的簽署，中間要經(jīng)歷變更項目清單的審查與處理、報價、詢價、談判等一系列過程，業(yè)主方與監(jiān)理方始終堅持一條原則，就是補(bǔ)充協(xié)議的簽署是在原合同繼續(xù)有效的前提下進(jìn)行，對于原合同中未涉及變更的項目仍維持原合同條款。在談判過程中，集成商希望追加原計劃采購的數(shù)據(jù)庫的稅及服務(wù)費(fèi)，但業(yè)主及監(jiān)理始終堅持此原則，未同意此項變更請求，維護(hù)了合同簽署的嚴(yán)肅性，并合理合法。變更項目的審查與處理。審查和批準(zhǔn)項目變更是業(yè)主給監(jiān)理工程師的一項授權(quán)，業(yè)主可以通過監(jiān)理合同的有關(guān)條款對監(jiān)理工程師的上述權(quán)力進(jìn)行限制或通過業(yè)主的監(jiān)督和審查來進(jìn)行進(jìn)一步的管理。本項目中，監(jiān)理單位根據(jù)監(jiān)理合同的要求，編制了《監(jiān)理實施細(xì)則》，針對變更項目的確定、變更的處理程序以及變更的審核辦法等內(nèi)容制定了詳細(xì)的處理辦法和工作流程。通過審查集成商提交的變更項目詳細(xì)清單，包括產(chǎn)品型號、規(guī)格、數(shù)量、價格等，對照技術(shù)方案，避免不合理的選型，力求使變更部分的概預(yù)算既有合同依據(jù)，又公平合理，能夠客觀地反映實施成本以及競爭、供求等因素對價格的影響，使工程總價控制在概算或投資估算的范圍之內(nèi)。確定變更價款。變更部分的價款確定按以下方法進(jìn)行：合同中已有適用于變更部分的價格，按合同已有的價格變更合同價款；合同中沒有適用或類似變更部分的價格，由集成商提出適當(dāng)變更價格或報價，監(jiān)理及業(yè)主對第三方產(chǎn)品進(jìn)行詢價、對軟件開發(fā)費(fèi)用進(jìn)行估算，通過性價比的比對，以此為基礎(chǔ)進(jìn)行商務(wù)談判，最終確定變更價款。 
    項目變更同時也反映在對實施進(jìn)度的變化上，監(jiān)理在項目準(zhǔn)備階段就對項目的進(jìn)度計劃進(jìn)行了必要的檢查和審核，然而這時的進(jìn)度計劃是個草案，只能通過對它的檢查了解項目最初的進(jìn)度期望值，并依次做相應(yīng)的投資估算等；在項目的需求調(diào)研完成后，集成商就必須對進(jìn)度計劃進(jìn)行必要的修改、完善，用以指導(dǎo)項目的實施過程，這是比較具體的實施進(jìn)度計劃，具有可操作性。在實施階段對進(jìn)度的審查來自項目各種會議。項目有關(guān)人員通常通過定期的會議聽取、審查有關(guān)項目進(jìn)展方面的信息，了解項目中各項活動是否嚴(yán)格遵守進(jìn)度計劃安排，并采取預(yù)防性的措施。當(dāng)出現(xiàn)實際進(jìn)度與計劃進(jìn)度嚴(yán)重沖突時，監(jiān)理提請業(yè)主并要求集成商解決沖突，制定必要的整改措施，修正實際進(jìn)度。當(dāng)然這種控制，不會很具體的到哪一天，而是以標(biāo)志性階段任務(wù)完成為主要檢查對象。
處理項目變更的意義
    合理處理項目變更能促進(jìn)合同管理的深化和細(xì)化。 項目變更為集成商擺脫合同價偏低困境，擴(kuò)大自身利潤提供了機(jī)會，也為業(yè)主和監(jiān)理單位進(jìn)行管理和控制帶來了很大的難度。因此，要搞好項目變更的管理和控制，首先，監(jiān)理單位應(yīng)嚴(yán)格按照變更的處理程序和處理原則開展審查工作，確保變更工程項目、實施工作量和變更價格的合理性。其次，審查時，應(yīng)對集成商的報價進(jìn)行深入的分析和評估，確定該項目的成本以及承包人可能獲得的預(yù)期利潤，不僅加強(qiáng)單價合理性分析，而且加強(qiáng)對工程總價的管理和控制，并注意由此引起的風(fēng)險的可能性，確保工程總價的公平與合理。
合理處理項目變更是投資控制的主要環(huán)節(jié)。在該項目的合同管理工作中，由于重視和加強(qiáng)了對項目變更的管理，尤其是該項目主管部門及監(jiān)理單位對項目變更的管理，通過多次審核，層層把關(guān)，有效地控制了項目的成本。以補(bǔ)充合同簽署為例，通過三次專家審查會，最終確定了可滿足業(yè)主需求的總體方案，在此方案基礎(chǔ)上，通過多次詢價、比對及四次商務(wù)談判，集成商的總報價減少了近兩百萬。
    由此可見，加強(qiáng)項目變更管理，不僅減少了工程變更的數(shù)量，避免了不合理變更，而且降低了工程造價，節(jié)省了工程投資。合理處理項目變更，維護(hù)業(yè)主和集成商的合法權(quán)益，促進(jìn)了工程的順利實施。

                                                                            2009-8-25