企業(yè)如何應用項目管理辦公室PMO

　　目前很多組織在關注項目管理，把項目管理作為提升企業(yè)競爭力的基礎，很多國內企業(yè)已經不僅僅是將重點放在提高項目經理的個人技能上，而是將組織整體的項目管理能力建設作為今后的發(fā)展目標，項目管理體系的建立，項目管理方法論、流程、制度的形成，都是其發(fā)展組織項目管理能力的具體體現(xiàn)。另外還成立相關的管理部門，如：項目管理部、項目管理中心、項目管理辦公室等，對項目進行整體管理、監(jiān)控、支持等，這些部門就是我們所說的項目管理辦公室(Project Management Office,PMO)。
　　但是，PMO如何在企業(yè)中發(fā)揮作用?這在項目管理過程中扮演什么樣的角色?應該賦予它什么樣的職權?不同組織的定義不同，甚至在組織內部也爭執(zhí)不休，下面摘錄一些組織對PMO職能的定義：
　　* 執(zhí)行項目文檔的收集和督促項目經理按照公司的項目管理制度來執(zhí)行項目。
　　* 類似于項目經理部，將所有的項目經理集中在這一個部門內，在項目執(zhí)行過程中，該部門成員擔任項目經理的角色。
　　* 類似于項目控制部門，要求所有的項目控制，計劃審批等都通過些部門來進行。
　　上述描述中哪種是PMO職能的準確描述?如何來定義PMO?其作用是什么呢?這些確實是很值得探付的是問題。
PMO是什么
　　目前各界對于PMO的爭議一直沒有間斷，對于PMO的定義也不完全相同，但目前普遍接受的一種定義是：PMO是在組織內部將實踐、過程、運作形式化和標準化的部門，這些標準化的程序應該能形成一致和可重復的結果，同時項目成功的幾率是上升的，PMO是組織內部項目分析、設計、管理、檢查等方面能力的關鍵資源，簡單地說，PMO可以起到以下作用：
　　* 建立組織的項目管理的制度標準。
　　* 在組織內部增加溝通，平衡資源的使用。
　　* 提高員工的項目管理水平，提高員工的項目管理水平，提高組織的項目成功率。
PMO在組織中的角色
　　PMO是組織項目管理的核心，它在組織中起著至關重要的作用。通常情況下，會充當以下三個角色：
　　第一種角色：作為項目管理的支持者。PMO主要為項目管理提供管理支持、行政支持、培訓、咨詢顧問、技術服務、知識管理等支持服務。這種角色以低調和輔助者的身份出現(xiàn)，容易得到項目經理的認可，不容易引起太多的反對和權力之爭，在PMO的剛剛起步階段，這種方式容易得以實施和執(zhí)行。
　　第二種角色：作為項目的控制者。在這種情形下，PMO擁有很大的權力，相當于代表公司的管理層，對于項目進行整體的管理和控制，保證項目的順利執(zhí)行，以實施項目的目標和組織的目標。這時PMO的工作可以包括：資源的分配、計劃的審批，項目的檢查和分析，PMO為組織的項目分配所需要的資源，確保組織資源在項目中使用的最優(yōu)化，同時對每一個所支持項目的項目計劃負責，進行項目計劃的審核，保證項目計劃的可行性和最優(yōu)化：另外還需要持續(xù)監(jiān)控項目，確保項目按照計劃執(zhí)行，并能夠成功完成。
　 第三種角色：作為項目戰(zhàn)略的管理者。在這種情形下，PMO需要制定整個公司的項 目管理制度和構架項目管理的體系，這時它的工作包括：為組織開發(fā)和選用適用的項目管理方法論，流程和工具，并形成統(tǒng)一的標準，建立組織的項目管理文化，證明項目管理的價值，形成項目管理的統(tǒng)一認識，并在組織司令部推行項目管理的標準，進行項目群管理(Project Portfolio Management)，確保所有要招待的項目能夠圍繞著組織的目標，并且能夠為公司帶來相應的利益。
　　在這里我們提到了項目群管理，什么是項目群管理呢?它可以被定義為：在一組項目中，應用一系列的知識、技能、工具和技術以滿足或超越組織投資策略的期望和要求。這是在回答，我們應該選擇什么和放棄什么的問題，如何實現(xiàn)戰(zhàn)略需求和戰(zhàn)術需求之間的平衡，在高層次的項目群管理中，還包括編制候選項目目錄，開發(fā)用于多個項目選擇時的選擇和評分的標準，采用直觀的顯示、比選模型分析方法來確認和平衡多個項目，項目管理是保證項目被正確地執(zhí)行，而項目群管理是保證正確的項目被執(zhí)行。
　　PMO在組織中的具體角色和體現(xiàn)的職能，并非是一成不變的，或者說哪個種方式是最佳的，需要根據組織的具體特點和組織的結構形式的不同而有抽差異。另外，也需要根據組織發(fā)展的不同階段，進行不同的定位。
PMO的組織模式
　　PMO作為組織司令部一個共享部門，其組織模式對于它在組織中的作用產生很大的影響，通常我們會根據組織的業(yè)務特點，企業(yè)文化、組織結構等不同，采用不同的組織模式。常用的組織模式有三種：支持式PMO、教練式PMO、管理式PMO。
　　支持式PMO。在這種模式下，PMO作為項目管理制度和項目最佳實踐的收集者，將這些信息形成知識庫，供項目經理使用，這些知識庫的內容包括：
　　* 項目管理方法論。
　　* 項目管理數據庫。
　　* 項目的歷史信息。
　　* 項目管理軟件。
　　* 項目管理工具和模板。
　　* 項目人力資源庫。
　　* 項目管理的培訓。
　　它為項目設計、管理、報告提供一套方便的工具和方法，但它不參與到項目的具體實施和控制中，也不為項目實施提供更深層次的支持服務，項目經理仍然向他的職能部門經理匯報，這種模式通常會在一些控制力薄弱的總部機構中長期出現(xiàn)，其實在這種模式下，PMO是作為項目的支持者和部分項目戰(zhàn)略決策者的角色出現(xiàn)。
　　教練式PMO。這種模式是第一種模式的延展，PMO除提供知識庫外，還為項目經理提供培訓知識庫外，還為項目經理提供培訓和教育，并做一部分項目監(jiān)督工作。
PMO通過采取一些主動的行為來共享一些跨職能部門的項目管理的實踐，同時加強他們之間的溝通，因此項目的執(zhí)行效果有明顯的改觀。另外PMO開始嘗試實行項目群管理，便通常只是簡單的輸入，沒有能力進行決策建議，同時會采取一系列的管理能力，例如：培訓不勝任的和新的項目經理，在執(zhí)行能力強的項目經理和弱的項目經理之間建立起來一種導師制度等。
　　在這種模式下，PMO是一個持久的部門，有固定的員工，同時對所有的項目有一些監(jiān)督的責任(但不會涉及到很詳細的項目檢查，也不會進行項目審批)，這樣，在項目經理和PMO之間就會形成一定的“虛線”匯報關系，這種模式通常在有固定的員工和行政支持的情況下建立，概括的講，在這種模式下，PMO主要的工作有：
　　* 提供項目管理的服務和培訓。
　　* 輔助進行項目計劃、項目啟、項目收尾等工作。
　　* 推廣項目管理的方法論和流程。
　　* 管理高級別的項目檢查和報告。
　　管理式PMO。在這種模式下，PMO是最持久和穩(wěn)固的組織，這作為監(jiān)控項目的內部顧問，擁有一些權威人士來評價，批準和監(jiān)控組織的項目實施，此時PMO職能最全，對于項目管理的影響也很大，組織中所有的項目都將被PMO直接管理和監(jiān)控，甚至有時所有的項目經理都有共享的，PMO會根據公司項目的需要，將項目經理分配到項目中去，而不受職能部門和業(yè)務領域的限制。
　　在這種模式下，PMO對組織所有的項目進行管理，包括：評定項目范圍，分配項目資源，核實項目進度、費用、風險，在項目執(zhí)行前對項目假定施加影響。PMO還進行高層次的項目群管理，根據組織的目標、資源狀況，收益預期等有效選擇項目。概括地講，在這種模式下，PMO主要的工作有：
　　* 執(zhí)行項目的評審和項目檢查。
　　* 參與到項目生命期的各個階段中。
　　* 為項目提供項目經理和項目成員。
　　* 在整個組織范圍內進行項目群管理。
　　組織如何來建立自己的PMO
　　了解了PMO的角色和組織模式，那么對于沒有建立PMO的組織，應該如何建立自己的PMO呢?我認為可以分為三個步驟：
　　第一步，建立PMO的準備。這一步工作主要是了解組織的現(xiàn)狀，明確建立PMO的目標及整體的規(guī)劃，這個步驟的工作主要有以下幾項目：
　 (1)評估當前所處的環(huán)境：了解組織在項目管理方面的相關資源(員工技能、資金、項目管理工具等)現(xiàn)狀，組織(企業(yè)文化、組織支持等)狀況以及目前組織的管理模式等。
　　(2)建立PMO的愿景和使命，包括：組織的授權，PMO的模式，運作的政策和執(zhí)行的方法。
　　(3)明確PMO在組織內實施的目標的目的。
　　(4)開發(fā)PMO的商業(yè)模式，包括：PMO的需求，執(zhí)行的戰(zhàn)略，進展計劃以及費用預算等。
　　第二步，開發(fā)PMO的戰(zhàn)略和操作計劃，這一步的工作主是是建立PMO的組織，明確組織的流程以及項目管理體系和管理制度，其主要工作包括：
　　(1)軍政府PMO的組織結構和招募員工的要求。
　　(2)定義項目管理的方法論框架。
　　(3)定義PMO的運作流程。
　　(4)建立檢查的流程和績效評估標準。
　　(5)開發(fā)培訓需求。
　　第三步，建立PMO。
　　(1)招募員工。
　　(2)選擇或開發(fā)項目管理的方法論，包括：項目管理的流程、組織設計、項目管理的方法論、項目管理的制度等。
　　(3)執(zhí)行PMO的流程和程序。
　　當按照上面的步驟建立起了組織的PMO后，并不是說就保持不變了，通常情況下，還會根據組織的運行情況，再次重復執(zhí)行以上三步的過程，以進行PMO的改進，這個周期可以在6-12個月左右。
　　在選擇PMO的組織模式時，我們通常會選擇從第一種模式(支持式PMO)作為起點，當發(fā)展到一定程度時再進行改進，擴展其職能，升級PMO的組織模式，如果組織的決策層對于項目管理的重視程度非常高，給予PMO的權限也足夠，也可以直接采用第三種模式(管理式PMO)，但直接采用這種模式會對組織產生比較大的沖擊，碰到的阻力也會很大。
　　對PMO所需員工的數目及技能要求，將根據PMO在組織中扮演角色和職能的不同而發(fā)生變化，在支持式PMO中，方法論專定或一個項目助理將是足夠的，在一些復雜的模式下，可能還需要加入一些項目經理和行政人員，在一些大型的組織中，可能會有幾十個項目經理直接或間接隸屬于PMO，但PMO的大小一般會在5-20人的范圍內。
　　在某些情況下，當難以由專職的專家組成時，也可以采用一些虛擬組織來執(zhí)行某些功能，如：項目管理方法論的開發(fā)和選用，項目的審批等。
PMO如何成功地發(fā)揮作用
　　在建立好了PMO之后，就需要讓PMO按照預定的權限和流程進行運作，在動作的過程中，應該注意以下事項：
　　* 應該使項目管理在組織內部具有連貫性和穩(wěn)固性，不能夠只是作為口號的宣傳或者是階段性的工作突擊。
　　* 能夠向組織的決策層、職能經理及員工展示項目管理的價值。這些人是PMO運作的利益相關者，只有這些人的真正支持，才能夠配合PMO的運作，起到PMO的作用。
　　* 能夠在項目經理和決策層之間，站在中立者的角度，客觀地來審視項目。
　　* 能夠平衡其作為項目控制者和項目支持者角色之間的關系。PMO的目的是為了保證項目實施的成功，而不是實現(xiàn)對項目人員和項目決策的控制機構，因此PMO不應該作為政策的強制執(zhí)行機構出現(xiàn)，來管理制項目的執(zhí)行。應提供給項目成功的經驗，預見性地去發(fā)現(xiàn)一些項目管理中的問題，來配合項目經理成功地完成項目。
　　* 可以根據情況，進行項目群管理，保證項目是按照最優(yōu)化的方式來安排和選擇，能進行項目優(yōu)先等級的排序，以實現(xiàn)組織的整體目標。
　　* 重視培訓和教育的作用，PMO應該為項目管理和實施人員提供系統(tǒng)的教育和培訓，以提高他們的項目管理水平。
　　* 應加強項目經理之間的溝通，可以采用定期的經驗交流會，研討會，問題解決會，時事通訊，富來兒(FLYERS—Fun Loving Youth En Route to Success)等多種形式，來加強項目經理間的溝通，提高項目經理的管理水平。項目管理論壇
　　* 重視知識管理，PMO應該收集和管理項目執(zhí)行的經驗和教訓，作為項目的歷史數據信息，作為今后組織的應屆生依據和項目執(zhí)行的參考。
　　* 持續(xù)改進，應該根據現(xiàn)有方法論、流程、制度的應用情況和反映出來的問題，對其進行改進。這個過程應該是持續(xù)的，同時需要與其他組織進行比較(基準比較)，發(fā)現(xiàn)自己的差距，以更加完善組織的項目管理標準。
　　在實施PMO時，上述事項是大家必須關注的，另外還有一些可能會導致運作失敗的內容，也不容忽視。下面我列舉一些PMO實施失敗的公司的經驗，供大家參考：
　 (1)不清楚什么是成功。
　　(2)目標太高。項目經理博客
　　(3)缺乏執(zhí)行流程的管理層支持。
　　(4)沒有區(qū)分清楚內部和外部的焦點。
　　(5)PMO的人員技能差。
　　(6)缺乏資金的支持。
　　我們相信，經過大家的努力，PMO會在組織內部有一個健康和持續(xù)的發(fā)展，組織整體的項目管理水平能夠有所提高，組織能夠在當今激烈的競爭中脫穎而出，實現(xiàn)組織的目標。



                                                                            2010-10-14