高效項目管理的十大要訣
發(fā)布時間：2010/11/5 15:05:00
當(dāng)前社會越來越傾向于以項目為中心，通過良好的項目管理來提高工作效率是非常有效的。但是對大多數(shù)公司來說，轉(zhuǎn)向以項目為導(dǎo)向的管理結(jié)構(gòu)將會帶來極大的變化，盡管變化本身會帶來利益，但是人們卻往往抵制變化。
一定的規(guī)則和指導(dǎo)方針是非常必要的。
1、縮小項目范圍
沒有什么比項目永遠(yuǎn)也完不成更糟糕了。項目耗時太久往往會耗盡資源，甚至是拖垮最富活力的團(tuán)隊。為了保持項目的緊湊，同時也為了按時完成工期，通常把大的項目分割成小一些的項目來做。從長期來看，一系列的小項目的按時完成對于組織來說比起一個也許永遠(yuǎn)也完成不了的大項目的一次性成功要有用得多。
2、杜絕“肥胖”團(tuán)隊
獲得好的開端的最好方式就是確保項目組規(guī)模合適。項目組越大就越難激勵和管理，并且大項目組里成員的個性沖突也往往會成為工作正常進(jìn)行的阻礙。
盡管在項目中分工明確、各司其職是慣例，但是項目組沒有最佳規(guī)模。如果項目組人員不夠，一個人同時承擔(dān)多項任務(wù)也是可以的。
3、要求專職參與
為了確保項目目標(biāo)的實現(xiàn)，各項目成員必須在項目進(jìn)行期間專職從事項目本身的工作。
如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)希望項目團(tuán)隊以最佳的狀態(tài)和熱情投入項目工作，他們也需要提供給項目組成員這樣的條件，即讓他們放棄日常的工作專心投身于項目工作中去。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)通過給每個項目組配備專門的資源和人員，讓項目組成員明確認(rèn)識到項目的重要性。
4、建立項目評審小組
項目評審小組是項目組的控制部門，他們負(fù)責(zé)制定業(yè)務(wù)方針和戰(zhàn)略指導(dǎo)，同時協(xié)助清除工作障礙，避免項目隱患。
通常，企業(yè)里相關(guān)部門的中層和IT管理人員每兩周參加一次項目情況通報會。為確保項目連續(xù)性，在會上確定的問題交給項目評審小組成員處理和解決，項目組則繼續(xù)進(jìn)行正常的工作。
5、不使人員過度疲勞
對于項目成員來說感覺工作壓力太大以至于身心俱疲是非常不尋常的。企業(yè)管理者對這一點要保持敏感并應(yīng)盡量避免。
如果有人在項目工作中感到過度疲勞，這一般說明項目安排的不合理。人們通常喜歡給工作主動性強(qiáng)的人多安排工作。但是如果你發(fā)現(xiàn)某些人剛完成一個項目馬上又被安排到另一個項目，你就應(yīng)該考慮通過制定規(guī)定來限制和控制這樣的用人方式。
6、適當(dāng)尋求外援
適當(dāng)引進(jìn)項目組成員以外的專家是防止項目成員過度疲勞的另一種方式。除了狀大了項目團(tuán)隊以外，外來者通常還能提供有價值的新觀點和看法。在恰當(dāng)?shù)臅r間引進(jìn)恰當(dāng)?shù)摹巴庠笔欠浅１匾摹?
技術(shù)或業(yè)務(wù)專家是一種外援，項目管理專家也是一種外援。在決定尋求外援之前，要對項目的整體規(guī)劃和所需的經(jīng)驗技巧做到心中有數(shù)，有的放矢。
7、充分授權(quán)
項目組要致力于按期完成項目，不應(yīng)該再要求他們在程式化的工作上浪費(fèi)時間，像制定時間表或者參加部門例會等工作可以交給項目組以外的人。
并且，項目組還應(yīng)該被充分的授權(quán)，他們可以有權(quán)利選擇優(yōu)先做那些對項目有利的工作，以保證項目能夠按時按預(yù)算完成。
個人的主動性是非常寶貴的。通常在領(lǐng)導(dǎo)的信任下，人們會加倍努力工作。
8、正確使用項目管理工具
普通的項目管理工作可以通過一些自動化工具完成。有些項目管理工具可以提供項目跟蹤、任務(wù)管理、工作流程管理和資源分析等，如果能夠找到基于企業(yè)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)平臺的這樣的管理工具，通常會促進(jìn)信息的共享和交流。
不過要記住，對于富有挑戰(zhàn)性的項目，使用項目管理工具卻往往會增加項目的復(fù)雜性，反而并非好事。
9、要善于激勵
項目參與者為項目付出了辛苦的工作，有的還犧牲了個人的利益，因此他們都應(yīng)該得到獎勵和認(rèn)可。激勵并非一定用錢。有時候公司領(lǐng)導(dǎo)的一封誠摯的表揚(yáng)信就夠了。
還有像獎勵體育比賽或文藝演出的門票、給予額外的假期、發(fā)點獎金等很是有意義的表達(dá)感謝的方式，也很受員工們歡迎。
10、不要容忍“質(zhì)量不高”工作方式
可靠的項目管理政策應(yīng)該避免“質(zhì)量不高”式工作方式的誘惑，因為這會導(dǎo)致出錯、浪費(fèi)、返工和挫折。
2010-10-25