國際工程的合同管理方法探討

摘要：國際工程的合同管理從簽訂合同開始、經(jīng)歷保證體系建立、合同實施過程管理、變更管理,到索賠管理各個階段,從工程發(fā)包開始直至竣工、質(zhì)保期滿為止,貫穿于整個工程。文章探討了各個階段的合同管理方法。
關(guān)鍵詞：國際工程;合同管理;索賠
　　為了全面實施“走出去”發(fā)展戰(zhàn)略,中國的工程公司紛紛到國外承攬工程項目,由于我們不能及時適應(yīng)國際市場規(guī)則,特別是對合同條款的認識和和經(jīng)驗不足,將造成中國工程公司喪失大量參與國際競爭的機會。同時,中國公司認識不到遵守合同的重要性,簽訂合同后造成巨大經(jīng)濟損失。這里,對國際工程的合同管理方式做以探討。
1、正確簽訂國際工程合同
　　簽訂合同是國際工程的合同管理的第一個環(huán)節(jié),也是最重要的環(huán)節(jié),合同雙方的權(quán)利和義務(wù)都在合同中體現(xiàn),項目管理的以質(zhì)量管理、進度管理、費用管理為核心的目標(biāo)管理,以及以采購管理、人力資源管理、溝通管理組成的資源管理,以及以集成管理、范圍管理、風(fēng)險管理組成的綜合管理在合同中都有明確的界定,項目合同是項目實施的依據(jù)和基礎(chǔ)。
　　我國由于市場經(jīng)濟不夠發(fā)達,長期以來人際關(guān)系、人情觀念代替了法制,在工程建設(shè)行業(yè)也沒有樹立合同的權(quán)威性。建立以合同管理為核心的國際項目管理體系,是提高工程項目管理水平的必由之路。我們應(yīng)該注重對合同體系的研究,建立符合中國實際的工程合同管理體系。
　　由于工程合同的復(fù)雜性,普通市場人員對工程項目的技術(shù)、經(jīng)濟和法律并不清楚,因此,在簽訂前,應(yīng)該由工程、經(jīng)濟和法律方面的專門人員對有效語言文本進行評審對合同的質(zhì)量、進度、費用風(fēng)險做到事前預(yù)控,盡可能有效地防范和控制施工合同的風(fēng)險。
　　這里需要說的是簽訂國際工程合同不僅僅只有FIDIC條款,每個國家都有本國的合同文本,簽訂前須仔細閱讀具體的合同條款。
　　比如,利比亞簽訂國際承包合同時,使用的利比亞本國條款,并用阿語解釋。
2、建立合同實施的保證體系
　　建立合同實施的保證體系,是為了保證合同實施過程中的日常事務(wù)性工作有序地進行,使工程項目的全部合同事件處于受控狀態(tài),以保證合同目標(biāo)的實現(xiàn),對于任何一份合同,都必須提出明確的質(zhì)量要求、進度要求及工程款和支付辦法,這就是提出工程的目標(biāo)。
1）做好合同交底,實行目標(biāo)管理
　　合同簽訂后,具體的執(zhí)行者是項目各管理人員,每人需認真學(xué)習(xí)合同各條款,對合同進行分解、分析。項目負責(zé)人、分管合同負責(zé)人要向各管理人員進行“合同交底”,對合同的主要內(nèi)容及存在的風(fēng)險做出解釋和說明,實行目標(biāo)管理。使大家熟悉合同中的主要內(nèi)容、各種規(guī)定及要求、管理程序,了解自己的合同責(zé)任、工作范圍以及法律責(zé)任,確保在執(zhí)行合同時不出或少出偏差。
　　中國某公司在北非某國簽訂工程合同后放到了檔案室,項目經(jīng)理和施工隊伍到達現(xiàn)場時竟沒見到有效的合同文本,使設(shè)計發(fā)生重大不符。
2）建立規(guī)范的合同管理的工作程序和報告、行文制度
在工程實施過程中,合同管理的日常事務(wù)性工作繁多,要協(xié)調(diào)好各方面關(guān)系,使合同的實施工作程序化、制度化、規(guī)范化。業(yè)主和施工、監(jiān)理、供應(yīng)商之間的溝通都以書面形式進行,并以書面形式為最終依據(jù)。
3）建立文檔系統(tǒng)
　　項目上設(shè)有專職的合同管理人員。合同管理人員負責(zé)各種合同資料和相關(guān)的工程資料的收集、整理和保存。這些工作非常繁瑣,需要花費大量的時間和精力。工程的原始資料都是在合同實施的過程中產(chǎn)生的,建立這文檔與對這些文檔進行管理對日后工程的索賠與反索賠有著非常重要的意義。
3、加強合同實施過程管理
　　合同實施管理是合同實施過程中對合同實行管理的重要環(huán)節(jié)。
1）對工程目標(biāo)進行強有力的控制、跟蹤和監(jiān)督
　　工程實施控制的目標(biāo)主要圍繞質(zhì)量、安全、進度和成本費用,管理這些目標(biāo)就是為了保證工程實施按預(yù)定的計劃進行,順利地實現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)。同時、由于實際情況千變?nèi)f化,導(dǎo)致合同實施與預(yù)定目標(biāo)發(fā)生偏離這就需要對合同實施進行跟蹤,不斷找出偏差,調(diào)整合同實施。
2）對合同實施過程加強信息管理項目經(jīng)理博客
　　信息化管理是給工程合同管理提供了一種先進的管理手段,必須從三方面著手:一是明確信息流通的路徑,避免無效信息和信息交流的混亂;二是建立項目計算機信息管理系統(tǒng),對有關(guān)信息進行鏈接,做到資源共享,加快信息的流速,降低項目管理費用,提高效率;三是加強業(yè)主、總承包、監(jiān)理、分包商等的信息管理,對信息發(fā)出的內(nèi)容和時間有對方的簽字,對對方信息的流入進行及時處理。
4、合同變更管理
　　合同內(nèi)容的頻繁變更是工程合同的特點之一,這是由工程建設(shè)的多變、不確定性決定的,也與相關(guān)合同的變化引起一系列合同變化有關(guān)。合同變更常伴隨著合同價格的調(diào)整,是合同雙方利益的焦點,因此,合理確定并及時處理好變更,既可以減少不必要的糾紛,保證合同的順利實施,又有利于業(yè)主對工程的總體控制。
　　合同變更是索賠的重要依據(jù),因此對合同變更的處理要迅速、全面、系統(tǒng)。合同變更指令應(yīng)立即在工程實施中貫徹并體現(xiàn)出來。在合同變更中,量最大、最頻繁的是工程變更,它在工程索賠中所占的份額也最大。對工程變更的責(zé)任分析是工程變更起因與工程變更問題處理,是確定索賠與反索賠的重要的直接的依據(jù)。
　　在合同實施過程中,并不是所有的變更都可以作為合同變更的。只有滿足合同變更要求的變更才是合同變更,這在合同中有明確規(guī)定。
5、合同實施的索賠與反索賠管理
　　在制定合同時,要明確可能引起工期、費用索賠的成立條件,要將雙方在洽談中的的招投標(biāo)文件、詢標(biāo)記錄、承包商的承諾函等都訂入承包合同中。
在處理索賠時,要按合同原則,公平對待各方利益,分析索賠成立的依據(jù),要注意客觀性、合法性和合理性。
　　總之,合同管理從工程發(fā)包開始直至竣工、質(zhì)保期滿為止,貫穿于整個工程。它既是項目實施的有力保證,也是工程項目管理的核心。又是項目管理水平的綜合體現(xiàn),在發(fā)達國家和地區(qū),對工程合同的具體管理任務(wù)一般由工程師即專業(yè)人士完成。中國公司走出國門任重而道遠。(資料來源：項目管理者聯(lián)盟)