一、客戶介紹
云南水文局為云南省水利廳直屬全額撥款事業(yè)單位,在全省主要江河湖庫設(shè)有154個(gè)基本水文站,185個(gè) 水質(zhì)監(jiān)測站,1025個(gè)降水觀測站,46個(gè)泥沙站,123個(gè)蒸發(fā)觀測站,120個(gè)水情報(bào)汛站。擁有數(shù)千臺套用于水文水資源監(jiān)測、分析計(jì)算和實(shí)驗(yàn)研究的專業(yè)設(shè)備,積累了近500M的長系列水文水資源數(shù)據(jù)。云南水文水資源管理局注冊資金893萬元。持有《全國水文水資源調(diào)查評價(jià)(甲級)證書》、“建設(shè)項(xiàng)目水資源論證”甲級資質(zhì)和國家級計(jì)量認(rèn)證合格證,監(jiān)測出具的“地表水、地下水、降水、生活飲用水、礦泉水、工業(yè)廢水、生活污水、水生生物、水文要素等類別的93項(xiàng)參數(shù)”為法律保護(hù)的公正數(shù)據(jù)。
云南水文局的主要業(yè)務(wù)有:開展水資源及水環(huán)境監(jiān)測、評價(jià);負(fù)責(zé)水文水資源、水情和水環(huán)境監(jiān)測站網(wǎng)的規(guī)劃、建設(shè)和管理;負(fù)責(zé)水文水資源及水環(huán)境監(jiān)測、水情測報(bào)預(yù)報(bào)、水資源調(diào)查評價(jià)、水文分析計(jì)算、水旱災(zāi)害規(guī)律研究、水文水資源信息系統(tǒng)建設(shè)和管理;組織編制水資源公報(bào)和簡報(bào)、泥沙公報(bào)、水情通報(bào)、主要江河湖庫水資源質(zhì)量通報(bào)、重要供水水源地水資源質(zhì)量月報(bào)報(bào)告等;國際、國內(nèi)的報(bào)汛任務(wù);提供水文水資源信息服務(wù);組織水功能區(qū)劃、水資源保護(hù)規(guī)劃,水功能區(qū)和取水許可水質(zhì)管理、監(jiān)測等。
多年來,特別是近20年來,云南水文局緊緊圍繞主要業(yè)務(wù)工作,在地表水、地下水的水量水質(zhì)監(jiān)測評價(jià)、水文情報(bào)預(yù)報(bào)、水文分析計(jì)算及水資源調(diào)查評價(jià)、研究等方面開展了大量卓有成效的工作,為云南省水利水電建設(shè)、防汛抗旱減災(zāi)、水資源管理保護(hù)作出了重大貢獻(xiàn),有力促進(jìn)了云南省經(jīng)濟(jì)社會的可持續(xù)發(fā)展。近10年來,云南水文水資源管理局每年完成近十項(xiàng)水文水資源及水環(huán)境方面的科技成果,取得了較好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
二、項(xiàng)目背景
根據(jù)云南水文局項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)施工作安排,項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目組于2017年12月05日,組織了云南水文局項(xiàng)目管理需求的現(xiàn)場調(diào)研,調(diào)研范圍主要是項(xiàng)目建設(shè)管理辦公室(下簡稱“項(xiàng)目辦”)包括:綜合部、合同部、技術(shù)部、建管部等4個(gè)部門,調(diào)研內(nèi)容包括現(xiàn)有的管理模式、管控要求、組織構(gòu)架、制度、職責(zé)、流程、存在的問題、建議等方面。
通過調(diào)研來看,為加強(qiáng)云南省水文設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目的管理,云南水文局在2017年6月采用項(xiàng)目專業(yè)化管理體系成立了項(xiàng)目建設(shè)管理辦公室,建立了配套管理制度和流程,但在實(shí)際項(xiàng)目建設(shè)管理中小河流,水資源監(jiān)控能力,州市界河,大江大河、跨界三期等眾多項(xiàng)目中,由于項(xiàng)目辦人員少,項(xiàng)目復(fù)雜、涉及眾多專業(yè),缺少專業(yè)的項(xiàng)目管理人才,也缺少專業(yè)的項(xiàng)目管理系統(tǒng),在項(xiàng)目專業(yè)管理體系建設(shè)上存在一些缺陷,如職責(zé)有沖突、流程不完整、實(shí)際執(zhí)行與制度不相符合、信息化管控零散等,需要進(jìn)行系統(tǒng)性的優(yōu)化完善,再通過統(tǒng)一的信息化管理平臺作支撐,構(gòu)建起建設(shè)項(xiàng)目在目標(biāo)管理、業(yè)務(wù)管理、過程監(jiān)控、分析糾偏、預(yù)警管理等全過程聯(lián)動(dòng)管理機(jī)制,以全面提升云南水文局項(xiàng)目管理水平。
項(xiàng)目辦各部門具體職能職責(zé)圖如下:
三、業(yè)務(wù)分析
云南水文局對項(xiàng)目管理編制了項(xiàng)目管理制度匯編,包含項(xiàng)目管理大綱,從項(xiàng)目論證決策、項(xiàng)目目標(biāo)管理、項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收考核移交分四部分共建立了多個(gè)項(xiàng)目管理制度,這些制度不含局其他職能部室發(fā)布的專業(yè)管理制度,如風(fēng)險(xiǎn)管理、財(cái)務(wù)管理、安全環(huán)保職業(yè)衛(wèi)生管理、運(yùn)營管理、審計(jì)監(jiān)察管理等。
(一)、項(xiàng)目決策部門
定位于云南水文局項(xiàng)目管理的權(quán)利中心和決策中心。包括水文局局領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目辦、各處室等。主要是項(xiàng)目辦。
(1)決策委員會是由水文局局長牽頭及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人組成的項(xiàng)目投資建設(shè)管理決策中心,按照分類分級管理原則和相關(guān)規(guī)定對項(xiàng)目進(jìn)行評審和決策。
(2)各處室負(fù)責(zé)人按照水文局議事規(guī)程對需要上會、報(bào)批的項(xiàng)目進(jìn)行評審和決策。
(3)項(xiàng)目辦作為水文局項(xiàng)目決策的組織管理部門,負(fù)責(zé)根據(jù)投資決策管理辦法對項(xiàng)目論證管理部門提交的項(xiàng)目立項(xiàng)資料,包括項(xiàng)目前期工作(項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì))、投資預(yù)算、技術(shù)評審報(bào)告、財(cái)務(wù)評審報(bào)告等提交水文局決策委員會進(jìn)行論證、審議、評審,并將審批決策意見反饋項(xiàng)目綜合論證部門。
(二)、項(xiàng)目綜合論證部門
定位于項(xiàng)目論證和數(shù)據(jù)采集的歸口管理部門,組織開展項(xiàng)目前期論證相關(guān)工作和后期項(xiàng)目建設(shè)過程中的數(shù)據(jù)采集工作,但不負(fù)責(zé)論證的決策。主要是綜合部。
(1)組織編制項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)報(bào)告(實(shí)施方案),負(fù)責(zé)項(xiàng)目審核、項(xiàng)目報(bào)批等前期工作。
(2)組織編制、審核、上報(bào)項(xiàng)目年度建設(shè)計(jì)劃和建設(shè)資金申請,配合有關(guān)部門落實(shí)年度建設(shè)資金,按時(shí)完成年度建設(shè)任務(wù)和投資計(jì)劃,嚴(yán)格按照概預(yù)算控制工程投資,用好、管好建設(shè)資金;按照項(xiàng)目主管部門要求提供項(xiàng)目資金管理信息。
(3)負(fù)責(zé)項(xiàng)目變更審核及批準(zhǔn)或上報(bào)工作。
(4)指導(dǎo)和監(jiān)督項(xiàng)目資金使用、撥付等,組織編制項(xiàng)目竣工財(cái)務(wù)決算及竣工驗(yàn)收。
(5)負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)及行政事務(wù)、文秘事務(wù)、信息收集、整理發(fā)布、宣傳等管理工作。
(6)按照有關(guān)規(guī)定,參與項(xiàng)目招投標(biāo)及完工驗(yàn)收工作。
(7)組織項(xiàng)目資產(chǎn)移交工作。
(三)、項(xiàng)目合同管理部門
定位于項(xiàng)目合同管理的歸口管理部門,組織對前期論證獲批項(xiàng)目立項(xiàng)、進(jìn)行招標(biāo)、合同管理等實(shí)施和監(jiān)管工作,但不參與具體建設(shè)業(yè)務(wù)。主要是合同部。
(1)負(fù)責(zé)參與項(xiàng)目立項(xiàng)的全過程。
(2)組織項(xiàng)目招標(biāo)文件編制、報(bào)審、招投標(biāo)等工作。
(3)負(fù)責(zé)合同管理制度和監(jiān)督制度的貫徹實(shí)施;編制合同范本,供有關(guān)部門參考。
(4)組織項(xiàng)目合同洽談、起草、審核、簽訂等工作,提出風(fēng)險(xiǎn)警示;對項(xiàng)目往來合同進(jìn)行備案。
(5)參與合同糾紛處理,對履行完畢的合同整理歸檔。
(6)組織合同法律法規(guī)培訓(xùn)。
(四)、項(xiàng)目建設(shè)管理部門
定位于項(xiàng)目合同執(zhí)行、組織工程實(shí)施的歸口管理部門。根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)模式不同,可分為內(nèi)外部EPC承包單位兩種情況。主要是建管部。
(1)負(fù)責(zé)檢查、督促指導(dǎo)項(xiàng)目現(xiàn)場管理機(jī)構(gòu)(人員)開展項(xiàng)目建設(shè)。
(2)按照基本建設(shè)程序和批準(zhǔn)的建設(shè)規(guī)模、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)組織建設(shè)管理。
(3)組織項(xiàng)目設(shè)計(jì)變更方案編制工作。
(4)負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、安全生產(chǎn)等實(shí)施及管理,貫徹落實(shí)工程建設(shè)責(zé)任制,按計(jì)劃完成年度建設(shè)任務(wù)。
(5)負(fù)責(zé)組織制訂、上報(bào)在建工程度汛方案,落實(shí)安全度汛措施。
(6)負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目建設(shè)領(lǐng)域信息收集、整理工作,按照項(xiàng)目主管及相關(guān)部門要求提供項(xiàng)目建設(shè)管理信息。
(7)負(fù)責(zé)組織工程檔案資料的管理,包括對各參建單位所形成檔案資料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查;組織或參與工程檔案驗(yàn)收工作。
(8)按照有關(guān)規(guī)定和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)組織項(xiàng)目工程結(jié)算及完工驗(yàn)收,參與工程竣工驗(yàn)收。
(五)、項(xiàng)目使用部門
定位于項(xiàng)目需求方,是工程項(xiàng)目的建設(shè)主體和責(zé)任主體,配合相關(guān)部門參與論證決策、工藝技術(shù)參數(shù)確定、質(zhì)量監(jiān)督和驗(yàn)收等工作,但不參與項(xiàng)目的具體建設(shè)。主要是水文局下屬各分局。
(1)負(fù)責(zé)完善項(xiàng)目立項(xiàng)的審批備案手續(xù)。負(fù)責(zé)對本單位所需進(jìn)行的招標(biāo)項(xiàng)目提出技術(shù)和質(zhì)量需求,并由主要負(fù)責(zé)人在向招標(biāo)人提交的《技術(shù)和質(zhì)量需求報(bào)告》中簽字蓋章確認(rèn);對招標(biāo)人編寫的招標(biāo)文件中技術(shù)和質(zhì)量條款予以簽字確認(rèn);在評標(biāo)時(shí),有權(quán)選派出一名技術(shù)代表參與技術(shù)標(biāo)的評審。
(2)負(fù)責(zé)對中標(biāo)候選人提供的工程、貨物、服務(wù)的技術(shù)、質(zhì)量是否符合要求行使監(jiān)督權(quán)。如不能滿足業(yè)主的技術(shù)、質(zhì)量要求,則業(yè)主有權(quán)拒絕在《評標(biāo)報(bào)告》、《招投標(biāo)備忘錄》或《競標(biāo)談判備忘錄》上簽字確認(rèn),但必須明確簽署所持異議。
(3)參與項(xiàng)目的驗(yàn)收。對承包人完成的工程、送達(dá)的貨物、提供的服務(wù)等,按合同和技術(shù)協(xié)議要約的技術(shù)、質(zhì)量條款進(jìn)行檢驗(yàn)檢測。如承包人交付的工程、貨物、服務(wù),不能滿足合同或技術(shù)協(xié)議要約的技術(shù)和質(zhì)量要求,業(yè)主有權(quán)拒絕在《項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收書》或《物資驗(yàn)收單》上簽字,也可明確簽署驗(yàn)收不合格原因。
(六)項(xiàng)目技術(shù)審查部門
定位于項(xiàng)目的頂層監(jiān)管和技術(shù)審查管理的歸口管理部門,主要是技術(shù)部。
(1)負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目規(guī)劃報(bào)告、項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)(實(shí)施方案)、招標(biāo)文件、變更文件、施工度汛方案等內(nèi)部技術(shù)審查。
(七)項(xiàng)目管控要求
1. 保障水文局項(xiàng)目科學(xué)、規(guī)范運(yùn)行,杜絕“三邊工程”。
2. 保障水文局項(xiàng)目工程計(jì)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)、制度的執(zhí)行。
4. 確保項(xiàng)目全過程資料、檔案的完整性、規(guī)范性,實(shí)時(shí)歸檔。
5. 監(jiān)控項(xiàng)目物資計(jì)劃、采購、使用等過程,以及準(zhǔn)確核算。
(八)項(xiàng)目管理信息應(yīng)用現(xiàn)狀
項(xiàng)目管理體系信息化應(yīng)用零散、不完整,業(yè)務(wù)涉及多套信息系統(tǒng),業(yè)務(wù)辦理繁鎖,在多個(gè)系統(tǒng)中切換,效率低。
如云南水文局的資金支付在原有財(cái)務(wù)系統(tǒng)中辦理,項(xiàng)目涉及的報(bào)告審批、招標(biāo)方案、招標(biāo)文件、招標(biāo)策劃、招標(biāo)決策、項(xiàng)目建設(shè)單位管理費(fèi)用額度審批在泛微OA系統(tǒng)中辦理,招標(biāo)過程又在政府招標(biāo)采購平臺辦理,而與項(xiàng)目合同相關(guān)的項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目時(shí)進(jìn)度等數(shù)據(jù)則還是手工操作,數(shù)據(jù)比較分散不利于項(xiàng)目的跟蹤監(jiān)控和數(shù)據(jù)集中共享。
云南水文局項(xiàng)目辦自成立以來,項(xiàng)目管理中小河流,水資源監(jiān)控能力,州市界河,大江大河、跨界三期等眾多項(xiàng)目,但項(xiàng)目管理辦公室人員少,項(xiàng)目復(fù)雜、涉及眾多專業(yè),缺少專業(yè)的項(xiàng)目管理人才,也缺少專業(yè)的項(xiàng)目管理系統(tǒng),因此開發(fā)或購買項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)勢在必行。
(九)項(xiàng)目辦項(xiàng)目管理工作流程圖及涉及子流程
四、系統(tǒng)應(yīng)用
2018年01月26日云南水文局經(jīng)過多方審慎評估,最終選擇邦永科技PM2項(xiàng)目管理軟件(甲方投資版)V7.0為項(xiàng)目辦信息化管理平臺,包括:管理平臺、前期管理、招標(biāo)管理、合同管理、施工管理、進(jìn)度管理、工程監(jiān)管、設(shè)備物資管理、品牌與供應(yīng)商管理、檔案與知識管理、綜合管理、設(shè)計(jì)管理、資金管理、領(lǐng)導(dǎo)總覽、基礎(chǔ)資料、手機(jī)移動(dòng)管理、業(yè)務(wù)表單等系統(tǒng)模塊;
五、為什么要選擇邦永PM2?
1、PM2項(xiàng)目管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程清析,結(jié)構(gòu)合理,功能完善!大大超出傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)對項(xiàng)目過程的管理。
2、領(lǐng)導(dǎo)總覽功能的圖形化,為高層管理決策分析提供可直觀管理
如:項(xiàng)目工期對比圖、項(xiàng)目中標(biāo)情況匯總分析圖、項(xiàng)目運(yùn)行情況分析圖,以及公司損益一覽表分析圖等等,實(shí)現(xiàn)管理層決策可視化,大大提升了企業(yè)的管理水平。如圖:
1)項(xiàng)目工期對比圖
2)公司損益圖表
3、通過自定義表功能建立和優(yōu)化前期管理功能
前期管理工作包括:項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)報(bào)告(實(shí)施方案),負(fù)責(zé)項(xiàng)目審核、項(xiàng)目報(bào)批等。
A)項(xiàng)目規(guī)劃
B) 項(xiàng)目建議書
C)可行性研究報(bào)告
D)初步設(shè)計(jì)報(bào)告(實(shí)施方案)
E)各類項(xiàng)目報(bào)表
六、應(yīng)用分析
1、對項(xiàng)目現(xiàn)場的工程師通過文檔管理模塊可以及時(shí)的下載到自己想要的工程圖集和工程資料,以及多方的協(xié)作單位的實(shí)施進(jìn)度,對甲方提出的要求和對甲方的投資進(jìn)度起到一個(gè)數(shù)據(jù)的參考。
2、項(xiàng)目辦管理部門通過項(xiàng)目現(xiàn)場提供的項(xiàng)目進(jìn)度數(shù)據(jù)提前做好與甲方的收款工作,通過項(xiàng)目現(xiàn)場發(fā)回的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,校驗(yàn)數(shù)據(jù)的完整性對項(xiàng)目的進(jìn)度有效的控制。
3、建管部對質(zhì)量安全的項(xiàng)目現(xiàn)場填報(bào)的安全隱患整改通知書,和質(zhì)量問題檢查單做了有效的控制,通過項(xiàng)目現(xiàn)場監(jiān)理工程師填寫的單據(jù)審核校對,對第三方公司的安全質(zhì)量問題的梳理提供給予甲方作為參考。項(xiàng)目工程師參與甲方的安全會議內(nèi)容也能及時(shí)的反饋給公司的主要部門,提供他們月巡檢的依據(jù)。
4、項(xiàng)目辦主要領(lǐng)導(dǎo)人通過查看財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和對經(jīng)營部門的投標(biāo)分析狀況制定對應(yīng)的工作策略,和企業(yè)運(yùn)營方針,分管局領(lǐng)導(dǎo)人能通過這些反饋報(bào)表制定項(xiàng)目辦的戰(zhàn)略目標(biāo),和對下一步局總部的戰(zhàn)略目標(biāo)提供有力的依據(jù)。
5、通過新開發(fā)的個(gè)性化前期管理將項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)報(bào)告(實(shí)施方案),項(xiàng)目審核、項(xiàng)目報(bào)批等等過程規(guī)范化、體系化,提升了云南水文局項(xiàng)目辦的整體形象和管理水平。
七、應(yīng)用效果和亮點(diǎn)
1、應(yīng)用效果
1)對應(yīng)主管部門實(shí)時(shí)掌控項(xiàng)目進(jìn)展,計(jì)劃進(jìn)度得到有效保障。
2)對項(xiàng)目的人員成本、項(xiàng)目實(shí)際成本及項(xiàng)目的回款得到有效控制。
3)在一個(gè)統(tǒng)一平臺上,項(xiàng)目所有信息直接反饋,利于各個(gè)項(xiàng)目干系人及時(shí)處理。
4)安全、質(zhì)量可實(shí)現(xiàn)手機(jī)抓拍上傳,問題能夠得到保障。
5)項(xiàng)目辦及局總部高層可以在首頁通過各類管理報(bào)表分析圖直觀了解公司整體運(yùn)行情況,實(shí)現(xiàn)高層管控。
2、應(yīng)用亮點(diǎn)
自定義表單:可按客戶要求快速實(shí)現(xiàn)前期規(guī)劃、立項(xiàng)、招標(biāo)、合同、設(shè)計(jì),以及項(xiàng)目計(jì)劃等個(gè)性化表單和報(bào)表的設(shè)計(jì)工作。
1)內(nèi)部規(guī)劃
2)外部規(guī)劃
3)招標(biāo)流程
4)采購流程
5)合同簽訂流程
八、交付驗(yàn)收
2018年10月18日經(jīng)過邦永科技昆明分公司現(xiàn)場實(shí)施工程師以及邦永總部開發(fā)部的不斷努力,完成項(xiàng)目的全部實(shí)施內(nèi)容,獲得客戶對我們的工作一致認(rèn)可,最終代表項(xiàng)目辦的綜合部及其他職能部門在所提交的驗(yàn)收報(bào)告上簽字確認(rèn),并出具了“應(yīng)用情況證明”。為此,云南省水文水資源局PM2項(xiàng)目管理系統(tǒng)圓滿完成。