建筑項目管理信息化

摘 要：信息技術（IT）在建設行業(yè)的成功中占據(jù)著越來越重要的地位，新的商務時代正在誕生。越來越多的建造物業(yè)主和開發(fā)商開始享受電子項目管理軟件所帶來的利益。但并非每個人都熱衷于此。事實上，參與建設的所有方都曾對在線項目管理有過懷疑和抵觸。但對于那些已從電子項目管理中獲取巨大利益的業(yè)主而言，不再有絲毫猶豫和徘徊。根據(jù)Gartner, Stamford, Conn.一家研究咨詢公司的調(diào)查報告得知，建筑行業(yè)在采用先進技術工具方面已經(jīng)明顯落后于其他行業(yè)。
關鍵字：項目管理信息管理；建筑IT應用的生命周期
　　
    根據(jù)“跨越鴻溝”理論，高科技市場的應用情況無論怎樣都會依循以下所述：
　　技術應用通常是從左至右發(fā)展的。初期，改革者愿意嘗試一種新技術來看看它是否實用。 若實用，他們會告知早期的采用者。早期的采用者更多一些開發(fā)的色彩，而少一些冒險的色彩。而后早期的采用者會將贊美之詞傳達給早期的主流使用者。早期的主流使用者需要的是一個有用的產(chǎn)品。而晚期的主流使用者之所以購買產(chǎn)品則是他們根本沒有其他的選擇。他們需要的是既便宜又成熟的產(chǎn)品。而革新應用的落后者不但自己不會購買，還會勸說他人也不要購買。
　　普遍的問題是對于早期主流者而言，早期的采用者并不都是好的參考。他們會夸大其詞，而不是講述他們自己如何順利，有預見的采用產(chǎn)品的親身經(jīng)驗。早期主流使用者需要從其他的早期采用者那里獲取寶貴意見，他們希望自己從市場主導者那里獲得的是安全可靠的產(chǎn)品和服務，但往往沒有這樣的市場主導者�？缭进櫆纤�指的是尋求一個好的切入點以進入主流市場。
　　那么建筑IT市場是否也要遵循這樣的曲線呢?建筑IT業(yè)所面臨的最大挑戰(zhàn)就是對從部分遠見者控制的早期市場到大量實用主義者掌控的主流市場的轉變。我們不難發(fā)現(xiàn)當前對財務軟件、CAD、進度編制軟件以及E-mail的使用已經(jīng)幾乎形成了行業(yè)標準，并成功地轉變到了主流市場。電子項目管理軟件系統(tǒng)（EPMS）的企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)跨越了鴻溝，但目前仍處在主流市場的初期階段。而EPMS的企業(yè)外聯(lián)網(wǎng)尚處在跨越鴻溝的階段，電子采購也正處于早期市場。

技術推動
　　各種新興科技的出現(xiàn)，如互聯(lián)網(wǎng)和無線網(wǎng)絡，在潛在意義上可能會幫助消除當前建筑項目管理實踐中所面臨的某些局限性，并對整個行業(yè)產(chǎn)生深遠的影響�？萍荚诮ㄖ�行業(yè)所發(fā)揮的作用在于逐步改變公司日常運作的方式。在可以預見的未來時間里，一個顯示器和鍵盤的世界將會取代過去的紙張和鋼筆的世界。
　　推動EPMS應用變革的科技技術和科技進步包括：
　　符合建筑行業(yè)特殊需求的應用軟件包，包括項目管理、進度編制、文檔管理、工程造價、成本控制、財務、現(xiàn)場管理等等；
　　基于Web的技術實現(xiàn)了信息的共享和傳輸，包括圖紙、照片、音頻數(shù)據(jù)、打印數(shù)據(jù)和電腦數(shù)據(jù)；
　　無線技術，包括WAP技術，實現(xiàn)了信息的遠程傳輸，而不需要或者是脫離了硬件基礎設施，如網(wǎng)線和電線的限制，同時這些信息還可以通過手提電話和其他的手提設備來獲�。� 協(xié)同工作能力，或通過集成技術和基于對象模型來實現(xiàn)的無縫信息交換，這些技術使得過程各參與方能從符合他們需要的表單里獲取信息并為信息增值。這種技術還使得各個行業(yè)和項目的合作伙伴能夠共享信息，從而避免了重復做工并推動了協(xié)同式的工作流程。

商業(yè)環(huán)境拉動
　　下述五個商業(yè)環(huán)境的變化也改變了建筑業(yè)的業(yè)務環(huán)境。這種變化節(jié)奏正在建筑業(yè)內(nèi)形成一種新的氣候，同時也顯示出當前的項目管理實踐在迎合新的行業(yè)需求時存在的局限性。
　　首先，世界工業(yè)經(jīng)濟全球化極大地提升了信息在企業(yè)中的價值，并為商業(yè)活動創(chuàng)造了很多新的機會。我們現(xiàn)在所面臨的挑戰(zhàn)已經(jīng)不同于以往時期。全球化的經(jīng)濟在為每個人帶來更多機遇的同時，也帶來了更大的冒險，這就迫使企業(yè)必須進行巨大的改進, 不僅僅是為了競爭和取勝，有時也僅僅是為了能夠生存。沒有任何企業(yè)可以例外。即便是那些只在某單個地區(qū)從事建筑業(yè)的承包商或是咨詢顧問都能感覺到全球化所產(chǎn)生的影響。因此，我們決不能停止前進的步伐。相反，還應該在國際經(jīng)濟一體化的驅(qū)動下努力進行企業(yè)改進。
    其次，整個中國目前正在經(jīng)歷由工業(yè)經(jīng)濟向知識和信息服務經(jīng)濟的轉變。在信息時代，知識和信息是創(chuàng)造財富的關鍵因素。很明顯，我們建筑業(yè)的技術含量也在不斷上升。目前市場上已經(jīng)出現(xiàn)了一些新型的知識和信息主導機構，比如一些項目管理公司或環(huán)境工程公司，它們致力于信息的生成、處理和傳播。企業(yè)有必要采用信息系統(tǒng)來最優(yōu)化自己的信息和知識流，并以最大化企業(yè)的知識資源幫助企業(yè)管理。
　　第三個主要變化體現(xiàn)在人才的管理方面，由過去傳統(tǒng)、集中、多級的結構管理轉變?yōu)樾滦偷谋馄交�、分散化、靈活化管理。新一代的管理者更加依賴迅捷的信息，對項目團隊和個人實行靈活管理，并以客戶為導向協(xié)調(diào)員工之間的工作安排。為確保公司的合理運作，新的管理層要求使用知識和專業(yè)技能等管理系統(tǒng)。而IT的存在再一次使得這種新型的管理方式有了實現(xiàn)的可能。
　　第四個主要的變化是指對業(yè)主和承包商之間關系的理解由對立關系變成了協(xié)同關系。IT文化趨勢的拉動作用已在許多實例中得以證實：更多的協(xié)同工作，目標和合作伙伴關系的共享和利用，特別是與業(yè)主的合作，IT應用和業(yè)務目標的有效結合。基于IT的業(yè)務流程，重組將為企業(yè)帶來實實在在的效益，而不僅僅是自動處理原來的手工工作。
　　以香港的地產(chǎn)開發(fā)商為例，在此之前從沒有任何一個時刻像現(xiàn)在這樣迫切需要他們以更少的投入來獲取更多的回報。在經(jīng)濟低迷時期和香港房產(chǎn)市場不景氣的情況下，為了使房地產(chǎn)開發(fā)能夠控制在預算內(nèi)和保證盈利，開發(fā)商們必須自始至終緊密地監(jiān)控整個項目的生命周期。出于上級對于建設過程更經(jīng)濟、更快捷和更高質(zhì)的要求，項目團隊不得不苦苦追求對建筑項目管理的持續(xù)性改善，在這種情況下，IT必然會成為決策者的考慮對象。

行業(yè)障礙
　　根據(jù)CIRC在2001年的報告，從宏觀的角度總結了在建筑業(yè)推廣IT的阻力。這個行業(yè)的巨大惰性使得對IT應用變革的推動或是拉動困難重重。
　　建筑業(yè)分散的性質(zhì)一定程度上影響了常用IT工具在各類企業(yè)間的廣泛應用。中小型企業(yè)在IT應用上的速度可謂是最慢的，但從數(shù)量上來看，他們又是建筑業(yè)的一大塊。一些市場中的主要經(jīng)營者曾向筆者表示，分包商在IT應用上的緩慢速度已經(jīng)日漸影響到他們的日常工作。
　　第二大障礙在于，由于缺少通用的標準和通用的數(shù)據(jù)基礎，市場上沒有形成一個導向性的環(huán)境。科技正在對建筑行業(yè)產(chǎn)生革命性的影響，但是無論是基于局域網(wǎng)還是互聯(lián)網(wǎng)，傳統(tǒng)的手工操作和新興的自動化發(fā)展之間仍然存在明顯的脫節(jié)。僅依靠應用單一獨立的解決方案，互聯(lián)網(wǎng)平臺仍會延續(xù)傳統(tǒng)建筑業(yè)過程的分散性。因此，如何在無需大量的人員投入，或無需花費昂貴的系統(tǒng)集成的情況下，充分利用現(xiàn)有的系統(tǒng)、溝通和運作將變得至關重要。
　　第三大障礙在于企業(yè)管理層還沒有充分意識到IT應用所帶來的潛在利益，同時建筑企業(yè)的員工對IT的使用水平普遍較低。管理層缺乏對現(xiàn)有和新興技術的了解，對怎么才能很好將技術應用到項目和企業(yè)中去也缺乏認識，這些因素將在一定程度上決定企業(yè)變革的能力。尤其對于中小型企業(yè)而言，微薄的收益和一貫的有限投資都進一步限制了其在技術和觀念上的投入。這些種種的不足，綜合起來就必將限制科技的應用和進一步發(fā)展。

員工抵觸
　　對革新的抵觸，就好比摩擦力，是阻礙其前進發(fā)展的最大絆腳石之一。當個人、團隊乃至企業(yè)要面對不同于以往或未想到的事物時，大都會有抵觸情緒，這是很正常的事情。而如果這個變革會影響到自己在企業(yè)中的地位和自尊時，尤其會產(chǎn)生否定、抵抗和放棄使用的情緒。
　　抵觸IT應用的一個主要原因就在于，數(shù)據(jù)不單單是一個智能化的東西，還是一個帶有政治色彩的東西。通過新的信息系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的再分發(fā)有可能會影響到個別員工或是小組的工作利益。項目的數(shù)據(jù)就好比一個中央的政治資源。企業(yè)里的許多部門和機構往往因為他們所掌握的信息而享有自己的權利和影響地位。根據(jù)筆者的咨詢經(jīng)驗，一些經(jīng)理們關心計算機網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)庫管理的情況，其實是關心他們對別人的監(jiān)視以及他們的上級對自己的監(jiān)視。
　　比如說，通過使用協(xié)同項目管理平臺，承包商或建筑師都無法隱瞞任何的項目延誤，所有的信函記錄都很明白地保存在平臺數(shù)據(jù)庫中。盡管這種透明性對于業(yè)主有著極大的好處，但卻涉及承包商和設計院等的利害關系。所以，也許人們不愿意采用基于網(wǎng)絡的項目管理的首要原因就在于這種透明性。
　　抵觸的其它主要原因還包括，一些施工人員對EPMS的價值提出了質(zhì)疑。信息通常只被看作是決策過程的一小部分。傳統(tǒng)意義上，決策過程相當簡單，以往什么東西有用就繼續(xù)重復使用。那些自稱經(jīng)驗豐富的施工人員會告訴你談判技巧、習慣做法、拇指定律和“蒙混過關”遠比數(shù)字信息更重要。在這一點上，不是因為管理層容易糊弄，或是信息系統(tǒng)沒用，而是因為決策制定的多面性、主觀性、保守性，并且只是部分認知的。事實上，嚴格意義上的信息技術所帶來的利益有時候并不像廠商或是技術人員想象的那么顯而易見。
　　總而言之，由于IT的實施應用進入了員工個人和小組的工作領地，限制了他們的權利，削弱了他們的影響，或是增加了他們的工作量，因而已經(jīng)威脅到了他們的個人利益。當所有人都在以公司利益為重而付出努力時，這部分人常常違背實事求是的原則對其進行消極的評論。

革新管理體系和方法
　　以筆者的經(jīng)驗來看，EPMS實施失敗的根本原因最有可能包括內(nèi)部文化焦點、官僚主義作風、辦公室政治、誠信度低、缺乏團隊合作精神、態(tài)度傲慢、購買力不足、缺乏中層管理的領導力以及人類一貫對于未知事物的畏懼，而不是拿來充當借口的膚淺理由：成本太高，軟件不好，或是未能充分體現(xiàn)用戶的需求。因此，一個合理的變革管理的體系和方法必須很好地考慮并應對這些不利因素。
　　非常重要的一點是，人們必須深刻地認識到EPMS的實施過程就是一個業(yè)務流程的變更過程，在這個過程當中IT將發(fā)揮不可取代的作用。如果人們不是把實施過程當作一個“IT項目”，而是當作由新型IT所帶來的“業(yè)務流程變更”、“組織變更”或是“企業(yè)文化變更”來看，那么效果將會更好。比如說，一旦我們今后獲得的處理數(shù)據(jù)或者過程數(shù)據(jù)比現(xiàn)今的典型數(shù)據(jù)更加標準統(tǒng)一，那么我們就可以重新設計我們現(xiàn)有的程序來配合數(shù)據(jù)，促進圖紙和信息的協(xié)調(diào)，改善工作流程等等。
　　業(yè)主和承包商們正逐漸意識到，建筑項目管理信息化對于建筑項目的成功將起到至關重要的作用。他們所面臨的挑戰(zhàn)在于需要說服其他項目團隊成員都來采用這種技術。對于變革的抵觸，不管是積極的還是消極的，無論是從微觀角度，還是宏觀角度來看，都在很大程度上阻礙了IT在建筑行業(yè)的應用。本文所討論的爭議的關鍵就在于EPMS的應用所反映的政治性，在有些時候已經(jīng)超過了其本身的技術性。當大家理解和接受了這個看法以后，這里所說的政治指的就是承諾、支持或是變革動力的過程。
　　在當今世界里，人們討論關注的是“實時”企業(yè)。決策往往需要你在瞬間完成。它可以占用你1天或者2天，但絕不能是3周的時間。沒有大家協(xié)同工作，共享準確實時的信息，你就無法在正確的時刻作出合理的決策，自然財富也就會因此而流失。如果一家公司不想通過成為“實時”企業(yè)來加快自己決策的過程，那么它將很難在市場上競爭甚至是立足。
　　根據(jù)筆者的預測，那些在建筑行業(yè)處于領先邊緣的革新者早晚都會采用基于IT的戰(zhàn)略，對企業(yè)改組、為客戶提供增值服務。他們會自動化或是重組他們的業(yè)務流程以在成本上獲取優(yōu)勢。這些成本上的縮減將會有助于改善行業(yè)成本結構，并轉化為客戶可以獲得的利益。 那些IT的晚期采用者將會發(fā)現(xiàn)他們很難在激烈的成本競爭中獲勝。 當然，加入早期采用者的行列，你需要花費一定的金錢、時間甚至遭遇挫折，但是通常情況下，加入后期并不意味著你可以少耗費資金，因為你到時候要考慮的是去如何追趕別人。如果要筆者建議的話，做IT應用的先行者會比做后來者更具優(yōu)勢。
    企業(yè)在不同時期進行投資，所面臨的相應挑戰(zhàn)和可利用的工具也是不同的，不過企業(yè)的總體發(fā)展方向是絕不容有誤的。建筑行業(yè)正將經(jīng)歷一場意義深遠的變革：更精簡的組織、更一致和嚴格的績效評定以及持續(xù)提高的生產(chǎn)力。這些變革所帶來的成果還在于為那些許諾實施革新，并已精通如何利用新一代IT工具的企業(yè)帶來更多的收益。（資料來源于：項目管理者聯(lián)盟）

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