邦永PM2項(xiàng)目管理軟件在客戶單位的信息化工作中,屬于業(yè)務(wù)部門的信息化。無論屬于哪個(gè)行業(yè)的客戶,財(cái)務(wù)部門的信息化一般都已經(jīng)實(shí)現(xiàn),常用的財(cái)務(wù)軟件有用友、金蝶、浪潮等品牌。
各個(gè)業(yè)務(wù)部門的各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)生后,均要在財(cái)務(wù)軟件中進(jìn)行體現(xiàn),而“記賬憑證”是財(cái)務(wù)軟件的唯一數(shù)據(jù)入口。因此各類業(yè)務(wù)軟件均需要通過“記賬憑證”與財(cái)務(wù)軟件建立接口關(guān)系,以減少重復(fù)工作并提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
在邦永PM2項(xiàng)目管理軟件中,是通過“資金管理”子系統(tǒng)下的憑證參數(shù)設(shè)置、憑證模板、記賬憑證等功能實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)自動(dòng)生成憑證并通過外部文件方式傳遞給財(cái)務(wù)軟件。
ü 科目表:用于設(shè)置PM2與財(cái)務(wù)軟件之間兩套科目的對應(yīng)關(guān)系
ü 系統(tǒng)參數(shù):設(shè)置與憑證有關(guān)的各種參數(shù),包括導(dǎo)出憑證的格式,包括用友U8、金蝶K3等
2、憑證模板
憑證模板設(shè)置是生成憑證的關(guān)鍵環(huán)節(jié),只有將各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的各種業(yè)務(wù)情況,均分析清楚后并設(shè)置成模板,才能在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)準(zhǔn)確、自動(dòng)地生成憑證,為傳遞給財(cái)務(wù)軟件奠定基礎(chǔ)。
2.1)、憑證模板的名稱設(shè)置
此功能主要是設(shè)置PM2軟件的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中各種業(yè)務(wù)情況的憑證模板名字。下面以借款報(bào)銷業(yè)務(wù)為例,舉例說明:
ü 在日常差旅費(fèi)等費(fèi)用報(bào)銷時(shí),就要區(qū)分有借款、無借款的情況;無借款時(shí),還要區(qū)分報(bào)銷單只有一個(gè)人或涉及多人的情況,與此對應(yīng),憑證模板的名稱建議如下設(shè)置:
◆ 單人報(bào)銷無借款
◆ 多人報(bào)銷無借款
◆ 。。。。。。
ü 缺省模板:指的是缺省的憑證模板,一般將最常見、發(fā)生次數(shù)最多的業(yè)務(wù)情況的模板,設(shè)置為缺省模板。在生成憑證時(shí)系統(tǒng)默認(rèn)使用缺省模板,這樣可以簡化操作。
ü 業(yè)務(wù)類型:指PM2中的需要生成憑證的業(yè)務(wù)功能,各個(gè)版本數(shù)量略有差異,目前承包商版本支持的17種業(yè)務(wù)類型。
2.2)、憑證模板的明細(xì)設(shè)置:在邦永PM2軟件中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)中,采購合同結(jié)算與借款報(bào)銷兩類業(yè)務(wù)生成憑證是最為復(fù)雜的,下面以這兩類業(yè)務(wù)的部分情況
2.2.1)、采購結(jié)算業(yè)務(wù):
某集成公司A為了某個(gè)系統(tǒng)集成項(xiàng)目從京東采購一批電腦如下:
筆記本 2臺(tái) 8000*2=16000元
臺(tái)式機(jī) 5臺(tái) 4000*5=20000元
服務(wù)器 1臺(tái) 12000*1=12000元
配件 1批 500*1=500元
合計(jì)48500元,京東提供13%的增值稅專用發(fā)票。財(cái)務(wù)軟件中,原材料只管理總賬不管理明細(xì)
ü A公司為小規(guī)模納稅人(不能抵扣增值稅)
ü A公司為一般納稅人,可以抵扣
2.2.2)、借款報(bào)銷業(yè)務(wù)(無借款)
ü 報(bào)銷只有一人
↓ 業(yè)務(wù)場景
張三報(bào)銷交通費(fèi)100、餐費(fèi)200、電話費(fèi)60。
↓ 報(bào)銷原單據(jù)
項(xiàng)目名稱:廣州地鐵3號維護(hù) 金額:360
成本科目 | 財(cái)務(wù)科目 | 金額 | 經(jīng)辦部門 | 報(bào)銷人 |
交通費(fèi) | 差旅費(fèi) | 100 | 集團(tuán)辦 | 張三 |
餐費(fèi) | 管理費(fèi) | 200 | 集團(tuán)辦 | 張三 |
電話費(fèi) | 管理費(fèi) | 60 | 集團(tuán)辦 | 張三 |
↓ 憑證模板
財(cái)務(wù)科目 | 借方 | 貸方 | 明細(xì)逐條 | 核算部門 | 核算個(gè)人 |
從表.金額 | 是 | 是 | 是 | ||
現(xiàn)金 | 從表.金額 | 否 | 是 | 是 |
↓ 生成憑證: 沒有核銷 或 (有借款單,但借款單繼續(xù)掛賬)
財(cái)務(wù)科目 | 借方 | 貸方 | 核算部門 | 核算個(gè)人 |
管理費(fèi) | 260 | 集團(tuán)辦 | 張三 | |
差旅費(fèi) | 100 | 集團(tuán)辦 | 張三 | |
現(xiàn)金 | 360 | 集團(tuán)辦 | 張三 |
ü 報(bào)銷有多個(gè)人或多個(gè)部門
↓ 業(yè)務(wù)場景
張三報(bào)銷交通費(fèi)100元、餐費(fèi)200元、替李四買車票交通費(fèi)50元。
↓ 報(bào)銷原單據(jù)
項(xiàng)目名稱:廣州地鐵3號維護(hù) 金額:410
成本科目 | 財(cái)務(wù)科目 | 金額 | 經(jīng)辦部門 | 報(bào)銷人 |
交通費(fèi) | 差旅費(fèi) | 100 | 集團(tuán)辦 | 張三 |
餐費(fèi) | 管理費(fèi) | 200 | 集團(tuán)辦 | 張三 |
交通費(fèi) | 差旅費(fèi) | 50 | 銷售中心 | 李四 |
↓ 憑證模板
財(cái)務(wù)科目 | 借方 | 貸方 | 明細(xì)逐條 | 核算部門 | 核算個(gè)人 |
從表.金額 | 是 | 是 | 是 | ||
現(xiàn)金 | 從表.金額 | 否 | 是 | 是 |
↓ 生成憑證: 沒有核銷 或 (有借款單,但借款單繼續(xù)掛賬)
財(cái)務(wù)科目 | 借方 | 貸方 | 核算部門 | 核算個(gè)人 |
管理費(fèi) | 200 | 集團(tuán)辦 | 張三 | |
差旅費(fèi) | 100 | 集團(tuán)辦 | 張三 | |
差旅費(fèi) | 50 | 銷售中心 | 李四 | |
現(xiàn)金 | 300 | 集團(tuán)辦 | 張三 | |
現(xiàn)金 | 50 | 銷售中心 | 李四 |
3、生成憑證
打開【記賬憑證】界面,左側(cè)選擇項(xiàng)目,右側(cè)列出該項(xiàng)目的原始單據(jù)。具體操作步驟如下:
3.1)、對于常規(guī)業(yè)務(wù)(適用默認(rèn)憑證模板)的原始單據(jù),單擊列表最左側(cè)的“選擇”列表示選中再點(diǎn)擊“生成憑證”按鈕,將已經(jīng)選中的業(yè)務(wù)單據(jù)根據(jù)對應(yīng)業(yè)務(wù)的默認(rèn)憑證模板自動(dòng)生成憑證。
3.2)、對于非常規(guī)業(yè)務(wù)(默認(rèn)模板不適用)的原始單據(jù),又有兩種不同的實(shí)現(xiàn)方法
ü 用其他憑證模板自動(dòng)生成:雙擊此類原始業(yè)務(wù)單據(jù),在下圖的界面中點(diǎn)擊“模板生成”后,在彈出的界面中選擇適用的憑證模板自動(dòng)生成憑證。
ü 手工編輯:對于復(fù)雜的原始業(yè)務(wù),雙擊后在彈出的界面中,直接手工輸入對應(yīng)的憑證。
4、導(dǎo)出憑證
ü 單擊“記賬憑證”的選擇按鈕,軟件列表顯示已經(jīng)生成的記賬憑證。
ü 單擊“導(dǎo)出憑證”按鈕,按用戶設(shè)置的財(cái)務(wù)軟件格式導(dǎo)出已經(jīng)選擇的記賬憑證。